在企業檔案管理中推行精細化管理

唐靜

摘 要：檔案管理是企業在運營過程中不可缺少的一項工作，檔案管理工作能否充分落實到位，關系到企業的高效運轉，為了進一步促進企業檔案管理工作的效率和水平，本文在此分析企業檔案管理工作中存在的不足，在此基礎上探討企業檔案管理中推行精細化管理的策略。

關鍵詞：企業;檔案管理;精細化管理;效率

在傳統的經營理念中，很多企業都存在“重生產，輕管理”的現象，企業各方面的管理工作都不能落實到位，這就對企業的健康發展造成了很大影響。隨著社會的不斷進步，企業經營理念也在與時俱進，各類企業都認識到了加強企業管理的重要性，對檔案管理工作也更加重視，有效促進了企業的穩定發展。然而不得不認識到，目前很多企業在檔案管理工作中還存在一些不足，這些問題對企業的發展造成了很大影響，為了解決這些不足，應該積極推行精細化管理，提升企業檔案管理工作的實際水平。

1 企業檔案管理工作中存在的不足

1.1檔案管理意識有待提升

盡管近年來人們對企業管理工作越來越重視，但是對于檔案管理工作，尚且缺乏充分的重視，一些企業雖然對財務管理、人力資源管理等工作嚴格把控，但是檔案管理工作卻經常被忽視，這就導致檔案管理工作存在很大的隨意性。另外在一部分企業中，將檔案管理工作視為檔案保管工作，認為檔案管理人員只要妥善保管檔案資料即可，導致檔案管理工作缺乏充足的經費支持，設施配備也并不齊全，個別企業甚至并沒有設置專門的檔案管理機構，在這種情況下，檔案管理工作很容易出現疏漏，從而影響企業的穩定發展。

1.2檔案管理制度有待完善

企業在開展各項工作時，都離不開制度的約束，只有建立完善的規章制度，才能保證各項工作都能夠具有科學性、規范性，然而就目前的一些企業來看，檔案管理工作尚且缺乏健全的制度，由于缺乏制度的約束，導致檔案管理工作存在很大的隨意性，一些檔案管理人員甚至存在僥幸心理，再開展工作時應付了事，這樣一來，就嚴重降低了檔案管理工作的質量和水平，不能為檔案使用者及時提供檔案資料，甚至還會出現檔案不全的現象。一些企業在創新管理制度的時候，對其他方面的制度都做了詳細的規劃，但是檔案管理制度卻很少納入規劃，這就導致檔案管理工作缺乏制度保障。

1.3檔案管理人員綜合素質參差不齊

在一些企業中，檔案管理工作缺乏專業的高素質人才，由于企業對檔案管理人員的要求較低，檔案管理職位的門檻較低，因此檔案管理人員嚴重缺乏專業知識，這就導致檔案管理工作缺乏系統性和規范性，很多檔案資料都散存在各個部門，不能及時收回，甚至出現檔案遺失現象，對企業的穩定發展十分不利。也有一部分企業中，檔案管理人員對于現代化辦公設施十分陌生，不懂得現代化辦公設備的使用方法，再開展工作時還采用傳統的工作模式，這就制約了檔案管理工作的實際效率，同時也不利于提升檔案管理工作的信息化水平。另外在一些企業中，由于對檔案管理工作不夠重視，因此檔案管理人員的薪資待遇水平普遍不高，這就導致專業人才流失，無法吸納高素質管理人才，在一定程度上制約了檔案管理工作的發展和進步。

2 企業檔案管理中推行精細化管理的策略

2.1提高檔案管理意識

企業各級領導應該對檔案管理工作充分重視，將檔案管理工作納入重點工作來抓，加大對檔案管理工作的把控力度，避免檔案管理工作存在隨意性和盲目性。另外要加強人們對檔案管理工作的了解，讓企業中的所有干部和職工都了解到，檔案管理工作是企業發展中的一項重要任務，要讓企業中的所有人員都認識到，檔案管理人員不僅僅需要保管檔案，還要充分做好檔案資料的整理、分類、歸檔等工作，從而提高全體員工的檔案管理意識，加強檔案管理人員的責任心，同時促使大家積極配合檔案管理工作。此外應該為檔案管理工作提供充足的經費支持，積極引進現代化辦公室設備，提升檔案管理工作的信息化水平，防止檔案管理工作出現疏漏，推動企業的穩定發展。

2.2細化檔案管理制度

想要檔案管理工作有章可循，就要為檔案管理工作提供制度保障，因此企業應該建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理工作具有科學性以及規范性。首先應該對檔案管理人員進行約束，建立詳細的工作制度、責任制度、獎罰制度等，對檔案管理工作的各個細節都提出明確的規定，細化工作制度，要求檔案管理人員嚴格遵守工作制度，任何工作環節都不允許出現違反工作制度的現象，同時應該細化檔案管理人員的職責，詳細指出檔案管理人員的具體責任，這樣一來，當檔案管理工作出現問題的時候，就可以依照制度，追究檔案管理人員的責任，防治出現相互推諉的現象。此外還應該建立精細化獎罰制度，使檔案管理人員的工作情況與薪資待遇相互掛鉤，將制度細化，明確獎勵和處罰的標準，如果工作人員的工作質量突出，給予一定的獎勵，鼓舞工作人員在以后的工作中再接再厲，一旦工作人員在工作中出現違反工作制度等現象，則給予一定的處罰，促使檔案管理人員重視本職工作，避免出現應付了事等現象。還要制定檔案使用制度，對檔案使用者進行約束，要求檔案使用者妥善保管檔案資料，按時將檔案資料交回，如果逾期不能交回，須重新提出申請，一旦出現檔案遺失、擅自挪用檔案資料等現象，應適當予以處罰，促使全體員工都能重視檔案管理工作。

總結

在現代企業的運行過程中，檔案管理是一項重要的工作，對企業的平穩發展具有很大影響，如果檔案管理工作落實不到位，就無法及時為管理者和決策者提供有力依據，進而影響企業管理者的工作效率，甚至會導致決策者判斷失誤，做出錯誤的決策，由此可見，檔案管理工作對企業的發展至關重要。就目前來看，很多企業在開展檔案管理工作時，都存在一些問題，不僅制約了檔案管理工作的高效開展，也關系著企業的穩健運行，本文在此分析了企業檔案管理中推行精細化管理的策略，希望本文內容能夠為相關工作開辟思路。

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