談檔案數(shù)字信息化發(fā)展要求

王國亭

摘 要：電子化、網(wǎng)絡化迅猛發(fā)展，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化，無紙化等新技術的出現(xiàn)，使檔案的生成和傳遞方式發(fā)生根本性變化，作為記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的檔案工作，應順應數(shù)字信息化的發(fā)展趨勢，積極應對數(shù)字信息化發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。

關鍵詞：數(shù)字化;信息化;發(fā)展;趨勢;挑戰(zhàn)

當今社會，電子化、網(wǎng)絡化迅猛發(fā)展，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化，無紙化等新技術的出現(xiàn)，使檔案的生成和傳遞方式發(fā)生根本性變化，作為記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的檔案工作，應順應數(shù)字信息化的發(fā)展趨勢，積極應對數(shù)字信息化發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。

一、數(shù)字信息化發(fā)展帶來的問題

1、要求檔案工作者提高自身素質(zhì)。信息技術在檔案工作中的發(fā)展和運用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，已經(jīng)徹底拋棄了保守的看家守業(yè)的傳護觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉變，大力開展檔案資源數(shù)字信息化建設。檔案數(shù)字信息化是將“檔案資源和檔案備項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源合理的配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享”。當前檔案管理工作是一個依賴于通訊和網(wǎng)絡的全新工作，所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求，不僅需要具備檔案學的業(yè)務知識，還需要具備多方面的素質(zhì)，特別是現(xiàn)代信息技術使用能力、廣博的知識結構和創(chuàng)造性的思維能力。

2、要有統(tǒng)一的電子化處理軟件平臺。信息化的處理和共享要形成統(tǒng)一的電子化處理軟件平臺，這是基礎。各個部門、行業(yè)、地區(qū)之間的電子檔案種類各異，如需調(diào)用資料，還不能直接調(diào)用電子檔案信息實現(xiàn)互通，共享性、統(tǒng)一性急需解決。

3、要提升檔案規(guī)范化管理水平。現(xiàn)有計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。在實行檔案信息電子化管理的同時，建立一套適應電子化管理的檔案管理體系十分重要。

4、要有一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，大部分辦公網(wǎng)絡在設計時，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設計層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

5、要加強檔案信息電子化管理保密性。電子檔案的可復制、可修改，可實現(xiàn)較小載體存放大量文件，這即是它的優(yōu)越性也是安全隱患之一。同時，計算機網(wǎng)絡在方便文件交換傳遞的同時，各種計算機病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來挑戰(zhàn)。

二、檔案信息電子化發(fā)展的出路

數(shù)字信息化社會的突飛猛進，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。面對數(shù)字信息化對檔案工作的深刻影響，檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。我認為檔案管理者應創(chuàng)新工作思路，從以下幾方面探積極探尋檔案工作在數(shù)字信息化條件下的發(fā)展。

1、檔案工作要緊跟時代發(fā)展步伐，重視數(shù)字信息化建設，多方面多角度地開辟數(shù)字信息化建設的渠道。數(shù)字信息化時代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發(fā)利用力度，對檔案信息資源利用價值進行分析，實行分類管理，使檔案信息資源更好地為經(jīng)濟和社會事業(yè)發(fā)展服務。當前，正是傳統(tǒng)檔案管理方式與電子化管理并存的時期，在這個時代轉型期中，傳統(tǒng)的思想與新技術的應用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統(tǒng)的理論和方法才能在新的信息環(huán)境中維護檔案專業(yè)的相關理論和核心原則，才能夠實現(xiàn)繼承與超越的統(tǒng)一。我們要以現(xiàn)有檔案工作為基礎，根據(jù)電子檔案的特點，及其所涉及到的載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，進行認真細致的研究和積極審慎的實踐。

2、搭建好信息管理平臺。逐步實現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡化，使眾多的檔案部門通過網(wǎng)絡聯(lián)結，實現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開發(fā)與利用。各部門可以隨時將本部門形成的有存檔價值的電子文件通過網(wǎng)絡發(fā)送到到檔案部門，檔案人員可以通過相應的電腦程序進行核對、統(tǒng)計;另一方面，檔案部門可以通過網(wǎng)站，將允許公開的電子檔案信息隨時發(fā)布，用戶能夠隨時獲取檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

3、紙質(zhì)文件與電子文件雙套并重。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝;也可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進人運轉程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。可以預計，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間，因成總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化” 必然經(jīng)歷一個漫長的漸進過程。

4、確保信息安全。應用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。首先，電子檔案應同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣設置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數(shù)據(jù)庫。第二，要建立不同級別的網(wǎng)絡分段，對特定網(wǎng)絡的服務采取訪問控制手段，通常把內(nèi)部用戶設置在受限網(wǎng)段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內(nèi)容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專甩，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

5、提升專業(yè)素質(zhì)。電子化檔案管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應包括思想意識. 知識結構和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備，以適應新形勢下電子化檔案管理的需要。