強(qiáng)化檔案管理工作在醫(yī)院二甲評(píng)審中的重要性

艾華

摘 要：醫(yī)院管理工作中，檔案管理極為重要，如醫(yī)院開(kāi)展二甲評(píng)審時(shí)，檔案名目在檢查時(shí)工作量大，其中包含人事檔案、后勤基建檔案、設(shè)備技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、信息技術(shù)檔案、辦公室管理、質(zhì)控院感管理、醫(yī)務(wù)護(hù)理、病案管理等，因此醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院二甲評(píng)審中的重要性舉足輕重。做好檔案管理是醫(yī)院的一項(xiàng)非常重要的工作，本文通過(guò)此次二甲評(píng)審工作中暴露出的問(wèn)題對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出與醫(yī)院快速發(fā)展相適應(yīng)的切實(shí)可行的檔案管理工作方法。

關(guān)鍵詞：強(qiáng)化檔案管理;醫(yī)院管理;二甲評(píng)審;重要性

醫(yī)院管理工作中，檔案管理極為重要，如醫(yī)院開(kāi)展二甲評(píng)審時(shí)，檔案名目在檢查時(shí)工作量大，其中包含人事檔案、后勤基建檔案、設(shè)備技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、信息技術(shù)檔案、辦公室管理、質(zhì)控院感管理、醫(yī)務(wù)護(hù)理、病案管理等，因此醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院二甲評(píng)審中的重要性舉足輕重。等級(jí)醫(yī)院的評(píng)審工作，是醫(yī)院在發(fā)展中對(duì)其技術(shù)水準(zhǔn)、服務(wù)水準(zhǔn)、管理水準(zhǔn)等的總體檢查。醫(yī)院發(fā)展中各活動(dòng)涉及到了很多有關(guān)檔案方面的管理，在每一項(xiàng)檔案，均記錄醫(yī)院在不同發(fā)展階段中的具體情況。可見(jiàn)檔案管理是等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中不可缺少的內(nèi)容。

一、醫(yī)院在檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

首先，多停留在用人力進(jìn)行收集、整理的現(xiàn)象;其次，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理未給予重視;最后，各個(gè)科室無(wú)法做好有關(guān)協(xié)調(diào)的工作。針對(duì)以上問(wèn)題，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況談一下醫(yī)院檔案管理在二甲評(píng)審及平時(shí)工作中的重要性和改進(jìn)辦法。

1.多停留在用人力進(jìn)行收集、整理的現(xiàn)象

醫(yī)院各個(gè)科室都有具體的檔案資料需要做好整理式的工作，如果只是人工進(jìn)行歸檔工作，要耗費(fèi)的時(shí)間巨大，在整理時(shí)，檔案多為紙質(zhì)的，其有關(guān)管理人員對(duì)于紙質(zhì)檔案開(kāi)展不同保管、分類，在整理時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)、遺等情況，因此，在檔案管理研究方面，要不斷加強(qiáng)、優(yōu)化。傳統(tǒng)管理檔案資源未能被完全利用開(kāi)發(fā)，且使用率無(wú)法滿足現(xiàn)有醫(yī)院對(duì)于資料的使用需求。所以開(kāi)展科學(xué)、規(guī)范的有關(guān)工作才可以更好運(yùn)用有關(guān)資源來(lái)讓工作效率得以提高，推進(jìn)醫(yī)院事業(yè)的不斷發(fā)展，其意義非常重大。

在工作過(guò)程中，要不斷加快解決檔案管理中所存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化，運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建其管理信息的系統(tǒng)后，能提升醫(yī)院檔案管理的專業(yè)、規(guī)范及科學(xué)。因此，醫(yī)院需要成立專業(yè)的檔案室，配合有關(guān)的管理者，根據(jù)相應(yīng)的制度來(lái)明顯工作者的責(zé)任，協(xié)調(diào)每一個(gè)科室的管理，將不同科室的檔案分門(mén)別類、統(tǒng)一管理，再利用電子化技術(shù)調(diào)整管理方案，完善管理的制度與體系。

2.完善管理平臺(tái)

醫(yī)療業(yè)務(wù)當(dāng)前發(fā)展速度極快，為了可以滿足更多人對(duì)健康的需求，有許多檔案資源產(chǎn)生，如設(shè)備的優(yōu)化以及建設(shè)等等方面，包括信息化的建設(shè)等等多個(gè)方面內(nèi)容。檔案資料的方式非常多且文件量非常多，在業(yè)務(wù)運(yùn)用方面也是較為廣泛的，因此對(duì)于信息運(yùn)用要求極高。例如，檔案可以為醫(yī)院的科學(xué)工作、各類信息存儲(chǔ)、各種事件糾紛等等起到參考作用，這也說(shuō)明了檔案管理工作在未來(lái)是不可被忽略的。

3.完善制度，提升檔案工作的總體水平

對(duì)醫(yī)院各科室、臨床科室等也要嚴(yán)重要求。避免在工作中，由于工作的不認(rèn)真造成了檔案在歸檔、收集、移交時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，確保醫(yī)院日常工作中，檔案文件信息可連續(xù)、完整的。對(duì)于醫(yī)院科室來(lái)說(shuō)，以實(shí)際工作為基礎(chǔ)，結(jié)合政府的制度及規(guī)范，優(yōu)化并完善醫(yī)院原有檔案的管理規(guī)劃，擬定城的檔案管理系統(tǒng)，其內(nèi)容包括管理規(guī)范、收集、運(yùn)用歸檔等。確定各職責(zé)及任務(wù)，讓每一項(xiàng)檔案管理的工作都有法可尋，提升檔案工作的效果，明確其管理工作可高效完成。

4.以O(shè)A系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以及醫(yī)院內(nèi)局域網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)信息進(jìn)行收集、運(yùn)用

檔案系統(tǒng)要融合相應(yīng)的思路，如網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)計(jì)需求等，以項(xiàng)目需求為基礎(chǔ)，根據(jù)有關(guān)規(guī)范開(kāi)展相應(yīng)的建設(shè)工作。可以以國(guó)內(nèi)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際的相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行成果轉(zhuǎn)化，推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建。利用系統(tǒng)在院內(nèi)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的互通，讓檔案管理工作可以借用于OA系統(tǒng)不斷完善，提升管理的水平。

二、在檔案管理上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有足夠的重視

2006年為了可以提升醫(yī)院有關(guān)檔案方面的管理工作。需要在有關(guān)建設(shè)設(shè)備中，加大資金的投入。特別是當(dāng)前辦公室的用房極為有限，還是需要空出一些房間專門(mén)用于檔案工作的建設(shè)，如庫(kù)房、閱覽室等等。在財(cái)務(wù)及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持下，可以利用一些專項(xiàng)資金，購(gòu)買(mǎi)運(yùn)用檔案設(shè)備。因此，我院成功創(chuàng)建了“廣東省優(yōu)秀檔案室”。但是，最近幾年在檔案管理上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有足夠的重視;導(dǎo)致檔案管理工作力度不夠，未能有效發(fā)揮檔案的功能，在二甲評(píng)審中檔案工作出現(xiàn)了脫節(jié)現(xiàn)象。總結(jié)之后提出一些建議如下：

第一，領(lǐng)導(dǎo)需要加大對(duì)于有關(guān)檔案管理工作的重視度，把工作融入日常，加大檔案管理工作的引導(dǎo)，要做好組織工作、執(zhí)行措施等。

第二，優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)小組。把檔案工作融入至醫(yī)院發(fā)展的規(guī)劃中，加大員工的培訓(xùn)，增加員工對(duì)于檔案工作的重視度。

第三，配備有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任專職的檔案管理者，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，形成有院長(zhǎng)、副院長(zhǎng)統(tǒng)一管理的書(shū)面，辦公室主任以及各科室一起合作做好檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在檔案管理硬件上要有更好保障，才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。

第四，以標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案管理、收集。醫(yī)院檔案管理是等級(jí)評(píng)審中一項(xiàng)極為重要的內(nèi)容，不管是對(duì)于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)或基層員工而言，均需要意識(shí)檔案在醫(yī)院中的重要作用。醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作可以有效促進(jìn)醫(yī)院管理及服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)，所以要實(shí)現(xiàn)用評(píng)價(jià)來(lái)促進(jìn)管理，用評(píng)價(jià)來(lái)促進(jìn)建設(shè)，需要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作一步一步強(qiáng)化其發(fā)展的方向。

各科室未能做好醫(yī)院檔案信息管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作。為了更好地為科研教學(xué)、醫(yī)療護(hù)理、重點(diǎn)專科檢查、科研課題明確完成，醫(yī)院財(cái)務(wù)檢查等，提供大量檔案的資源，科學(xué)化檔案管理、完善檔案的資料并豐富其資源，全院各部門(mén)檔案工作，要有統(tǒng)一的合作。

三、結(jié)束語(yǔ)

在鎮(zhèn)檔案館的背景下，醫(yī)院檔案利用、管理想要在這樣的背景下發(fā)展，需要對(duì)其管理進(jìn)行規(guī)劃、優(yōu)化，發(fā)揮醫(yī)療活動(dòng)的作用。在之后的工作要以醫(yī)院為本，領(lǐng)導(dǎo)也要更加重視有關(guān)檔案工作的宣傳，加大有關(guān)人員業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提升醫(yī)務(wù)人員的檔案管理觀，運(yùn)用鎮(zhèn)政府、衛(wèi)生局、醫(yī)院OA信息辦公平臺(tái)，讓檔案管理工作有著自己的標(biāo)準(zhǔn)，在工作時(shí)可以更科學(xué)、合理，明確檔案資源可為醫(yī)院提供更好的服務(wù)。

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