醫(yī)院檔案質量管理的有效途徑

朱俊迪　張志　肖坡

摘 要：隨著我們國家網絡技術的發(fā)展，計算機逐漸在人們的生活中得到廣泛的應用。尤其是在醫(yī)院行業(yè)的應用，使醫(yī)院的檔案管理也發(fā)生了非常大的變化，由傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸向現(xiàn)代的電子檔案轉變。本文通過對我國醫(yī)院檔案質量管理的現(xiàn)狀進行分析，希望提出更好的措施以促進我國醫(yī)院檔案質量管理的提高。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;質量管理;有效途徑

一、我國醫(yī)院檔案質量管理的現(xiàn)狀

隨著我們國家醫(yī)院檔案管理逐漸實現(xiàn)數字化管理后，為醫(yī)院行業(yè)提供了極大的便利。通過信息管理系統(tǒng)，醫(yī)院各部門可以快速的獲得病人的各項檔案和數據資料。使用電子檔案，還可以進一步的提高檔案管理的一體化程度，通過計算機可以實現(xiàn)檔案資源的快速傳遞，提高部門之間的運行效率，提高檔案資源的管理和利用。提高醫(yī)院檔案管理質量，是我國醫(yī)院當前急需發(fā)展的主要方向。電子檔案作為一種高效管理模式，可以在短時間內對檔案進行規(guī)劃和整理，提高各部門之間的運行效率。我國的檔案管理工作發(fā)展的時間較短，在短短時間內發(fā)展速度較快，到目前為止已經取得了非常好的成果。在發(fā)展期間，有些大規(guī)模的醫(yī)院由于發(fā)展時間長，其需要存儲的檔案也就非常的多，這對于醫(yī)院的管理來說要求非常高。隨著電子檔案的逐漸發(fā)展，不僅僅便于檔案的管理，而且有助于節(jié)省管理成本，為檔案的管理和醫(yī)院的發(fā)展提供了極大的便利。雖然我國當前的檔案管理發(fā)展的還不夠完善，檔案管理的信息不夠準確，一些更準確的信息無法及時獲得，往往通過需要查閱檔案原件才能獲得。但是通過我們國家科學技術的不斷發(fā)展，在未來的一段時間內，醫(yī)院檔案管理將會得到非常大的進步，取得更好的成果。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.未充分意識到醫(yī)院檔案管理的重要性

在當前我們國家的醫(yī)院中，大部分工作人員以及醫(yī)院的領導都沒有充分意識到醫(yī)院檔案管理的重要性，大多數人都認為檔案管理是一件可有可無的事情，并沒有充分的想象到檔案管理帶來的好處。所以在當前的檔案管理中，大多數的工作人員缺乏相關的專業(yè)性，大多數的檔案管理工作人員都是非專業(yè)的工作人員，沒有完全的掌握檔案管理的要點。而且醫(yī)院的領導也沒有在這一方面有足夠的重視，對醫(yī)院的檔案管理工作都處于忽視的狀態(tài)，因此也就導致了人員工作不夠上心，在工作過程中也就沒有足夠的責任感和積極性，導致了醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的遲緩性。

2.檔案資料信息數據不全

大多數的醫(yī)院發(fā)展意識都比較長，相關的醫(yī)院檔案也就非常的多。完整的醫(yī)院檔案應當包括從醫(yī)院建立以來的所有資料，以及醫(yī)院出現(xiàn)的各種大小事務、每個工作人員的資料等等，同時還要包括醫(yī)院的工作人員在工作各層中形成的各項醫(yī)務資料，包括各大小活動的記錄、各科研成果的報告材料和各項人事以及醫(yī)院活動等等。但是在當前我國醫(yī)院的檔案管理上，大部分醫(yī)院更加注重醫(yī)院發(fā)展的相關資料和患者的病理資料等等，忽略了其他方面的檔案信息，導致了醫(yī)院的檔案資料不夠完整。而且在大多數醫(yī)院中，工作人員更重視對醫(yī)院發(fā)展與醫(yī)院利益相關的檔案資料，對其他的資料沒有進行合理的規(guī)劃整理，導致了部分檔案的缺失。而且在醫(yī)院的考核過程中也沒有將檔案管理作為考核項目，這些因素也就導致了醫(yī)院檔案資料的收集不夠全面。

3.檔案管理工作人員缺乏專業(yè)知識

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，大多數醫(yī)院會以醫(yī)院的效益和醫(yī)療水平作為衡量醫(yī)院發(fā)展的標準之一。而檔案管理與醫(yī)院的利益和發(fā)展并沒有實際的關聯(lián)，這就導致了大部分工作人員對檔案管理工作的不重視。而且在大多數醫(yī)院中，檔案管理工作人員一般是非專業(yè)的檔案管理人員，在招聘檔案管理工作人員時，也很少以專業(yè)的標準去要求他們，而且在做工作過程中，很少對此進行專業(yè)的培訓，這就導致了檔案管理工作人員的專業(yè)能力無法與醫(yī)院的發(fā)展水平相統(tǒng)一。因此，工作人員在面對突發(fā)情況時也無法很好的對此進行處理，很難促進檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

4.醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的設備

雖然我們國家醫(yī)院的檔案管理取得了非常顯著的成果，但是與其他國家相比，依然是有非常多的不足之處。尤其是規(guī)模較小的地方醫(yī)院，它的硬件設施相比來說就更差勁。而且由于國家對小地區(qū)的醫(yī)院投入的比較少，自身的發(fā)展空間有限，這也就導致了醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的不完善，醫(yī)療設備跟不上現(xiàn)代化的發(fā)展水平，所以醫(yī)院的檔案管理工作也就存在非常大的問題。雖然在每個醫(yī)院中幾乎都存在著這個管理部門，但是它的發(fā)展是存在非常大的差距的。小地方的醫(yī)院相對來說發(fā)展空間比較小，硬件設備比較落后，而且有部分小型醫(yī)院依舊選擇用紙質檔案對資料進行存儲，沒有充分的利用好現(xiàn)代化資源，與社會現(xiàn)代化的發(fā)展脫節(jié)。

三、提供醫(yī)院檔案質量管理的有效途徑

1.加強工作人員的思想意識

要想更好地促進醫(yī)院發(fā)展，就必須不斷地加強醫(yī)院的檔案管理工作，提高管理的質量。這就需要加強全體員工的思想意識，從細節(jié)做起，致力于加強醫(yī)院的檔案管理工作。這也需要工作人員不斷的發(fā)揮自身的潛力，不斷的創(chuàng)新檔案管理工作，積極的應用各項技術，促進醫(yī)院檔案管理工作有效的開展。除此之外，要將醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)院的發(fā)展相關聯(lián)，要與醫(yī)院的醫(yī)療發(fā)展水平相一致，這同時也要求醫(yī)院的全體員工共同參與到醫(yī)院的檔案管理工作中。全體員工應當及時的對自己的工作進行記錄和整理，備份最完整的資料并將其錄入到醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)中。當然這也需要領導加強思想重視，從領導自身做起，充分發(fā)揮領導的領袖作用。

2.加強醫(yī)院檔案的收錄工作

對于一個醫(yī)院來說，檔案管理是一份非常嚴謹的工作。大多管理工作記錄著醫(yī)院所發(fā)生的所有事情，而且是醫(yī)院發(fā)展非常重要的憑證。然而，在當前我們國家大部分醫(yī)院中，對于檔案管理工作并沒有明確的要求，大部分的醫(yī)院檔案收錄工作并不完善，而且缺乏明確的規(guī)章制度維護檔案管理工作的有效開展。在這樣的情況下，就導致了醫(yī)院的檔案管理工作出現(xiàn)了非常多的問題。因此，醫(yī)院要想更好的發(fā)展，首先應當制定明確的規(guī)章制度來促進醫(yī)院檔案整理工作，保證檔案收錄工作的完整性，盡量避免因檔案缺失對醫(yī)院發(fā)展造成的損失。

3.加強工作人員的專業(yè)能力

要想促進醫(yī)院更好的發(fā)展，就必須加強對醫(yī)院檔案質量管理的工作。對于醫(yī)院的發(fā)展來說，檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展的前提和基礎，這也要求提高檔案管理工作人員的整體素質，提高其專業(yè)的能力和素養(yǎng)。隨著醫(yī)院的發(fā)展和人們對檔案管理工作的日益重視，對于工作人員的要求也就越來越高。在進行醫(yī)院檔案管理工作人員的招聘時，首先要確保工作人員要以檔案管理的相關專業(yè)人才為主，對于專業(yè)能力相對薄弱的工作人員來說，應當給予全面且系統(tǒng)的培訓后再正式上崗。隨著我們國家科學技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作在發(fā)展中也逐漸得到創(chuàng)新，越來越多的技術逐漸應用其中。因此，工作人員一定要不斷地提高自我，要緊跟時代發(fā)展的潮流，在做好自身工作的同時也要不斷學習新的知識，不斷向著現(xiàn)代化的檔案管理水平發(fā)展。

4.加強對醫(yī)院檔案管理的各項投入

由于醫(yī)藥檔案管理工作是一項非常復雜的工作，而且工作人員需要每天面對大量的紙質文件和文字等，極易導致身體疲勞。因此，這就需要醫(yī)院加強各方面的投入，首先要保證工作人員在舒適的環(huán)境下工作。除此之外，在當今科技高速發(fā)展的時代下，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的潮流，要不斷地引用現(xiàn)代化的科學技術，盡量選擇以電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質資料，利用計算機不僅可以減輕工作人員的工作負擔，而且為檔案的整理和查找提供了極大的便利，能夠保證在有需要的情況下第一時間找到資料。這不但為醫(yī)院節(jié)省了一定的人力、財力和物力，而且極大地提高了工作效率，為醫(yī)院的發(fā)展提供了極大的便利。

四、結束語

醫(yī)院的檔案管理工作是一項復雜且龐大的工程，并不是一時半會兒就能發(fā)展完善的。但是，檔案管理工作對于一個醫(yī)院的發(fā)展來說是必不可少的，是整個醫(yī)院發(fā)展的前提和基礎。因此，醫(yī)院一定要重視檔案管理工作的發(fā)展，緊跟醫(yī)院發(fā)展水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供最大的便利條件。加強工作人員的專業(yè)化能力，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的最大價值。

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作者簡介：朱俊迪（1992-），女 ，山東泰安，助理館員，學士，文書檔案。