綜合性醫院檔案管理在醫院檔案管理中的應用及改進措施

謝婷

摘 要：近年來，隨著經濟社會的發展，我國醫療衛生事業不斷改革與發展。醫院檔案管理是醫院日常工作的重點和難點。由于醫院性質的特殊性，醫院檔案材料的種類較多，具有綜合性的特征，有些檔案還具有特殊的保密需求。信息技術的發展對醫院檔案管理提出了更高的要求，醫院要不斷優化管理流程，建立新型信息化檔案管理系統，提高醫院檔案管理的效率。基于此，本文分析了醫院檔案管理存在的問題與改進措施，對于加快醫院的現代化具有重要的意義。

關鍵詞：綜合性;醫院檔案管理;應用;改進措施

隨著我國醫療衛生事業的進步，各醫院越發重視自身的內外部改革，外部改革需要不斷適應快速變化的市場環境，而內部改革則是為了優化與完善自身的管理體制，促使醫院一切日常活動更為有序。醫院檔案材料具有明顯的綜合性，是醫院管理體系中的重要組成部分。在當前經濟社會快速發展的背景下，醫院檔案管理面臨著更多的挑戰，各個醫院需要從自身的實際出發，從制度、資金投入等方面保證檔案管理改革的深入推進，加快醫院的可持續發展。

一、醫院檔案管理的重要意義

1.促進醫院文化建設

醫院的檔案材料中記錄了醫院發展的一切活動，承載著醫院的過去與現在，檔案材料反映了醫院在不同的發展時期內所有的事件，能夠對醫院未來的發展起到一定的參考作用。加強和重視醫院檔案管理，能夠全面掌握醫院在發展的整體趨勢與軌跡，有利于醫院相關的管理人員從檔案材料中找出符合醫院發展的文化精神，在一定程度上有利于醫院的精神文明建設，加快醫院管理模式的轉變。

2.促進醫院科研發展

醫院的發展是一個不斷探索的實踐過程，有關的醫務工作人員要在醫院的長期發展中不斷探索醫院發展的總體規律。當前，我國醫學上存在越來越多的疑難問題，相關的科研人員需要不斷對這些疑難問題加以探索與解決，提升醫院的科研水平。而醫院檔案管理為科研工作提供了基礎的數據資料支持等，能夠推動醫院科研水平的進步。檔案管理的實施可以使得相關的人員從檔案中提取出有效的信息，這些信息是科研工作的重要參考。

3.提高醫療技術水平

醫院檔案中包含了大量的病歷資料，這些資料是評價醫院管理、技術水平的重要指標，因此，病歷資料具有專業性與客觀性。病歷檔案管理工作與疾病防治等有著緊密的聯系，因此，病歷檔案的利用率高、實用性較強，可以為有關疾病的治療提供重要的指導。因此，醫院檔案管理工作的實施可以保證病歷資料的收集、整理、登記與分類等有效進行，能夠在后期為疾病治療等提供重要的資料，醫務人員可以及時掌握病歷中有價值的信息，在一定程度上提高了醫療技術水平。

二、醫院檔案管理中存在的問題

醫院檔案管理作為日常管理的重要內容，直接影響著一切醫療衛生服務的開展，因此，檔案管理效率與質量的提升極為重要，可以保障醫院其他活動的有序開展，促進醫院的發展與進步。但是，我國很多醫院檔案管理中存在著諸多問題，嚴重影響了醫院的長遠發展。醫院檔案管理主要存在以下問題：

1.管理者存在的問題

醫院是醫療衛生事業中的重要組成部分，其發展關乎醫院內部醫療衛生人才的發展。目前，就我國醫院的發展來看，很多醫院在發展中過于關注醫療衛生人才的培養與教育，著重提升醫護人員的專業素質，忽略了其他人員的素質培養。雖然醫護人員是醫院人才的主體構成，但是其他人才也同樣重要，維持了醫院正常的運行，因此，也同樣需要重視醫院其他人才的培養，尤其是醫院檔案管理人才也應該注重其專業性的提升。但是，很多醫院發展中忽略了檔案管理人才的培養，使得檔案管理人員的專業素質匱乏，無法滿足醫院快速發展的需求。檔案管理人員在日常的工作中極易受到醫院管理層思想、行為等的影響，管理層對檔案管理的不重視必然導致檔案管理人員本身對檔案管理的忽視，使得檔案管理人員在日常的工作中消極懈怠，嚴重影響了檔案管理的規范性。

2.管理機制問題

醫院的日常管理中，所有的管理活動都要依據準則規范進行，尤其是要嚴格遵守國家衛生部門的基本要求，在此基礎上，各個醫院還需要嚴格根據自身的發展情況，制定相對完善的管理制度，科學劃分各個管理人員的崗位職責。就當前各個醫院檔案管理的實際情況來看，很多醫院缺乏相應的管理制度，缺乏相應的職責權限劃分，使得檔案管理人員在日常的管理中沒有相應的制度約束，檔案管理處于無序、混亂的狀態，無法為醫院其他管理活動的進行提供良好的基礎條件。另外，有些醫院管理層不重視檔案管理工作，使得檔案管理人員在日常的工作中態度不積極，管理錯誤時常出現，檔案歸檔不及時、存檔率較低等是其中存在的主要問題，這種檔案管理機制的問題衍生了后期醫院發展中的一系列問題，阻礙了醫院的快速發展。

3.管理理念問題

檔案管理人員的專業素質直接影響著檔案管理的水平，而檔案管理水平是醫院綜合管理水平的重要方面。我國很多醫院在日常的管理中管理人員沒有充分意識到檔案管理工作對于醫院發展的重要作用，在醫療水平與醫療服務上的投入過大，過于重視醫護人員素質的提升，忽略了檔案管理人才的培養，影響了檔案管理工作的有效實施。總之，醫院管理層的管理觀念是造成檔案管理工作效率低下的重要原因，管理層的不重視引發了后期一系列的管理問題，阻礙了醫院的長遠發展。

三、綜合性醫院檔案管理應用措施

1.轉變對醫院檔案管理工作的認識

在綜合性醫院檔案管理上，醫院管理層的管理理念是影響檔案管理工作順利開展的重要因素，能夠直接影響檔案管理工作的效率與質量。醫院管理層是醫院的核心，對醫院各項活動起著重要的決策與監督作用，因此，醫院領導層對檔案管理工作的正確認識是醫院順利開展檔案管理工作的前提與基礎。因此，各個醫院要逐步轉變觀念，對現有的檔案管理工作加以改革。首先，管理層要全面認識檔案管理工作對醫院發展的重要作用，將檔案管理納入企業日常的管理活動中。其次，醫院要逐步借鑒先進的檔案管理機制，將醫院發展的實際情況與先進的檔案管理機制相結合，完善和優化醫院的檔案管理體制機制，使得其能夠滿足醫院發展的水平，為檔案管理的規劃化提供重要的制度保障。醫院只有從根本上掌握了檔案管理的各項標準，從而結合醫院的現狀，提升其管理水平。最后，醫院要加強對檔案管理人才的培養，定期或不定期地舉辦各項培訓活動，提升檔案管理人員的專業素質，將檔案管理人才培養與醫療人員的人才培養置于同等重要的地位，從根本上提升對醫院檔案管理工作的重視，保持檔案管理人員工作的積極性與主動性，提升檔案管理的整體水平，為醫院其他活動提供良好的基礎條件。醫院管理層要改變傳統思想的束縛，實現技術管理與檔案管理的同步推進。

2.有效利用醫院檔案資源

醫院日常的運行中，產生的醫療活動較多，醫院檔案材料中包含了各種醫療活動等的相關記錄，因此，檔案是醫院綜合性管理的重要依據。醫院檔案管理對于管理人員有著極高的專業性要求，檔案管理需要在遵循相關管理標準的前提下，結合醫院自身的實際情況，提升醫院的管理水平。另外，醫院檔案具有變動性，隨著醫院的發展，醫院的檔案材料逐步增多，因此，醫院檔案管理需要遵循動態性的原則，不斷根據醫療衛生事業的進步，進行檔案管理形式與管理方法的轉變。檔案是醫院發展中的重要資源，醫院檔案具有特殊性，在檔案管理中，需要在保護病患隱私的前提下，實現醫院檔案信息的共享，提升醫院檔案資源的有效性，使得醫院檔案可以為醫院的其他活動，比如，科研等能夠提供重要的數據支持，提升醫院的綜合實力，在醫療衛生行業的發展中為醫院贏得競爭優勢。再比如，醫院自身可以加強信息化建設，完善與優化醫院檔案信息的采集渠道，完善其檔案信息的管理與分析，提高檔案資源的利用價值，發揮檔案資源的價值。

3.在檔案管理工作中投入更多的資金

在醫院日常的管理活動中，需要加大在檔案管理方面的投入，比如，在檔案管理中可以引入一些信息化的技術手段，改變傳統的檔案管理方式，提升檔案管理的信息化水平。醫院檔案管理中，要結合醫院檔案管理的現狀，加大資金投入，將資金用于檔案管理的人才引進、制度建設等方面。首先，醫院要將資金投入檔案管理中有關設備的引進上。比如，攝像機、照相機與打印機等，淘汰檔案管理中較為落后的設備，優化檔案管理辦公系統，對有關的設備加以升級。其次，隨著技術的發展，醫院檔案管理基本都實現了電子化管理，因此，醫院檔案管理部門要重視軟件的維護與升級，保證檔案信息編排、管理的高效。最后，醫院還需要在檔案管理工作室的改善上加大資金投入。比如，安裝空調、監控設備等。

4.完善檔案信息管理系統

醫院要利用先進的計算機信息技術，逐步完善檔案信息化管理系統，轉變檔案管理的模式，使得在該系統內，有關的檔案管理人員可以在系統內進行檔案信息的分析、處理、檢索、查詢等，逐步建立信息化檔案管理模式，提高檔案管理的效率與質量。傳統的醫院檔案管理中，主要采用的是人力管理。人力管理在檔案分類、查詢等方面的工作量較大，且耗時長，而檔案信息管理系統內檔案的查詢等一系列活動都更為高效，實現了檔案管理的現代化。

四、結束語

檔案管理是醫院日常管理的重點，各個醫院需要結合自身的發展情況，重視檔案管理工作，積極引進與借鑒先進的檔案管理理念，重視檔案管理人才的培訓，解決醫院檔案管理中存在的各種問題，提升檔案管理的整體水平。

參考文獻：

[1]符穗湘.淺談醫院科技檔案管理工作的改進措施[J].辦公室業務，2017（14）：136-137.