新時期血站檔案規范化管理研究

摘 要：做好新時期血站檔案規范化管理對提升血站檔案管理水平，明確采供血安全責任、保障用血安全等方面具有積極的現實意義。本文在分析了血站檔案規范化管理的現實意義基礎上，針對血站檔案規范化管理環節內容，提出了做好新時期血站檔案規范化管理的對策建議，為提升血站檔案規范化管理水平提供了理論參考。

關鍵詞：規范化;血站檔案;新時期;檔案管理

血站檔案是指采供血機構在采供血業務開展過程中形成的獻血者登記、血液檢測、血液制備、血液供應過程中形成的具有保存價值的文件資料。規范化管理是指檔案管理者依據嚴格的章程、制度、操作標準等血站檔案業務管理流程，進行統一、有章可循、相對穩定的管理，確保血站檔案管理的正常開展。 做好血站檔案規范化管理對提升血站檔案管理水平，明確采供血安全責任、保障用血安全等方面具有積極的現實意義。

一、血站檔案規范化管理現實意義

《血站質量管理規范》《血站實驗室質量管理規范》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》的陸續頒布和實施，為保障血站檔案規范化管理提供了現實依據。

1.提升血站管理水平

血站檔案規范化管理是血站工作現代化管理的重要內容和組成部分。血站檔案詳細記錄了獻血者的基本信息，采供血中血液制備、檢驗、發放等業務詳細流程。做好血站檔案規范化管理，將獻血者、血液制備、血液檢測、血液供應等成體系、規范化管理，既有利于掌握獻血者群體基本情況，便于血站在血液緊缺時能夠精準血液采集;也有利于血站對轄區內的無償獻血工作做好指導。通過血站檔案規范化管理，總結先進管理經驗，查找出工作中存在不足，利于血站自身各項工作的提質增效，提升血站管理整體水平。

2.增強血站服務質量

血站工作的出發點和落腳點是為醫療機構和用血者提供安全、可靠的血液制品。通過血源檔案的規范化管理，做到科學分類，建立稀有血型庫、固定獻血資源庫、機采成分血資源庫等，為臨床急救用血提供更加有針對性的服務保障。此外，通過血站檔案規范化管理，提升檔案查詢效率，縮短血站檔案查詢時間，為臨床用血贏得寶貴時間。此外，通過血站檔案利用，精確分析歷年采供血數據信息，制定年度采血計劃，為血站工作提供優質服務。

3.明確醫療糾紛責任

《中華人民共和國獻血法》《血站管理辦法》的相繼頒布和實施，為血站檔案管理提供了法制化保障，也使得血站在開展采供血業務過程中的醫療糾紛的解決有了法律依據。通過血站檔案的規范化管理，從源頭做好檔案資料的規范、完整收集，從中端做好血站檔案資料的整理和歸檔，以及從末端做好血站檔案的查詢和利用，為醫療糾紛中用血安全提供第一手檔案資料的支撐，對明確醫療糾紛責任的劃分發揮著重要作用。

二、血站檔案規范化管理環節內容

所謂血站檔案規范化管理，就是要嚴格遵循檔案管理規范，按照血站檔案的特點和要求，從血站檔案的分類、組卷到裝盒、檢索編制等各個環節管理工作的規范化。

1.分類、組卷、排列

分類是血站檔案管理的第一步，根據《檔案法》、《血站質量管理規范》等，將血站檔案管理規范地劃分為質量管理類、體檢采血類、血液檢測類、成分單采類、成分制備類、血液供應類、血源管理類、數據信息類和專業綜合類等九大類。血站檔案的組卷按照同一年度專業檔案依據類別進行組卷，若同一類別數量多，則將其再按時間段組卷，血站檔案的排列按年度時間為序進行。

2.編號、編目、案卷題名

血站檔案編號則根據單雙面分別在相應位置編寫頁號，做到凡有文字記錄的一律編頁號，空白頁無需編號;血站檔案編目是將案卷目錄按序號、文件編號、責任者、題名、日期、頁號及備注等進行編輯;案卷題名，即血站檔案的案卷標題，通常由“單位-日期-類別”組成。如xx市中心血站xx年xx月xx日-xx日無償獻血者登記表。

3.編制封面、裝訂、填寫備考表

血站檔案封面包括案卷內、外封面兩種形式。其中，內封面包括血站檔案的案卷題名、保管期限、立卷單位、起止日期及檔號等;外封面則是指在檔案卷盒脊背或正表面印制，包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號等等;裝訂，則是指血站檔案的案卷內封面及卷內目錄應按照“三孔一線”的要求，進行整齊、結實、不要壓住字跡的規范裝訂;備考表的填寫應規范，字跡要工整。

4.編制檔號、裝盒、編制檢索工具

血站檔案的檔號編制可按照三級進行類目設置，如一級類目“專業檔案”（用“Z”大寫英文字母表示）、二級“質量管理類等9大類”（分別用1-9數字表示）、三級“醫用廢物、物料、業務統計”等（分別用a、b、c小寫英文字母表示）。不同級別類號、年度間選擇，以及“案卷號”之間分別用“·”、“-”分割。血站檔案的檔號結構采用“專業檔案+分類號+年度+案卷順序號”進行書寫。裝盒的規范要求是封面檔號與盒上檔號一致。檢索工具的編制則應規范，便于后期查找利用?？砂凑铡鞍妇硖枴㈩}名、保管期限、卷內材料起止時間及備注”等進行案卷目錄編制。

三、血站檔案規范化管理對策

1.提升血站檔案規范化管理意識

規范化是對傳統血站檔案管理提出的更嚴格要求，由于血站業務環節多、內容多，在實際管理過程中“重業務、輕管理”的思想使得血站檔案管理呈現出檔案管理組織結構不嚴密，資料收集分工不明確，以及信息資源整體不強等。因此，首先要提升血站檔案規范化管理的重要性認識，通過專業培訓、業務講座等形式，不斷提升血站領導及檔案從業人員的檔案規范化管理的重要性思想認識。針對血站業務工作，加強血站檔案管理的組織機構設置，在檔案管理部門的統一領導和組織下，密切各業務部門間的協調配合。

2.健全血站檔案規范化管理制度

制度是規范化管理的重要保證。針對血站檔案管理的特點和規律，以及規范化管理環節的內容，要注重做好血站檔案規范化制度建設，通過構建完善的制度體系來推動血站檔案規范化管理目標的實現。根據《血站管理辦法》《血站質量管理規范》《檔案法》《保密法》等，制定、完善《血站檔案管理制度》《血站業務檔案規范化管理標準》《血站業務檔案歸檔、借閱、保密制度》《血站檔案管理人員的職責》，以及《血站檔案借閱、歸還、銷毀管理規定》等等，通過完善的規章制度的制定和實施，確保血站檔案規范化管理有章可循、有據可依。

3.加強血站檔案信息化建設管理

近年來，隨著各級血站互聯網、物聯網以及局域網的相繼建立并投入運行，信息化建設有力提升了血站業務工作效率。為此，應不斷加強血站檔案信息化建設管理來助力血站檔案規范化管理水平。為此，首先應做好檔案資源的數字化工作。既要對館藏紙質或其他載體的檔案信息進行數字化采集，也要注重新增檔案的數字化信息轉化，重點是要從血站的業務檔案信息入手。其次是要加強血站檔案信息化基礎建設。加大血站檔案信息化管理所需的軟、硬件設備的投入，添置計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、數碼照相機等，為血站檔案的信息化建設奠定扎實基礎。再次，加強相關數據庫建設。針對血站業務檔案的管理特點，以規范管理為導向，注重血站檔案的目錄數據庫建設、全文數據庫建設和多媒體數據庫建設，將各數據庫建設統一起來，實現血站業務檔案信息資源共享，打破“信息孤島”。

4.增強血站檔案專業化管理素養

血站檔案規范化管理離不開一支高素質的檔案專業隊伍，人才是保障血站檔案規范化管理的根本。因此，要切實增強血站檔案從業者的專業素能，要熟練掌握血站檔案的分類、組卷、排列、編號、編目、案卷題名、檔案編制封面、裝訂、填寫備考表、編制檔號、裝盒、檢索工具等等規范化管理的環節內容，通過專業的實踐操作能力，保障血站檔案的規范化管理水平。要牢固樹立使命擔當和責任意識。要甘于平凡，牢記新時期血站檔案人員的“初心和使命”，加強職業道德培育，嚴格按照血站檔案的規章制度、業務標準和規范，不斷增強規范化管理業務素能。要加強血站檔案工作者的業務培訓，通過“請進來、走出去”的方式，邀請血站檔案行業專家、業務骨干進行講授，傳授規范化管理要領。此外，積極組織中心血站的檔案從業者赴先進單位或高校進行業務再培訓、再學習，開闊眼界，通過學習培訓來提升自身綜合業務素能，滿足血站檔案規范化管理的現實需求。

四、結語

綜上，要針對當前血站檔案規范化管理的各個環節內容，提升規范化重要性認識、完善檔案管理制度，強化信息化基礎建設和隊伍的專業素能的培育，有針對性地采取有效措施，切實提升新時期血站檔案管理的規范化水平，為臨床用血安全、保障市民身體健康提供優質、高效服務。

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作者簡介：高瑩（1973-），女，副高級職稱（副研究館員），主要從事血站檔案管理研究。