提升數字化環境下高校檔案管理質量的策略

叢日麗

摘要：隨著社會的不斷進步，經濟的迅速發展以及科學技術水平的不斷提高，數字化已經成為社會發展的一種必然趨勢.數字化環境下，高等院校逐步地將信息技術應用到了檔案管理工作中，不僅有效地確保了高等院校檔案管理的合理性，同時還提升了高等院校檔案管理工作的效率和質量.筆者對高等院校檔案管理工作的特點、存在的問題以及重要意義進行了探究與分析，并提出了數字化環境下提升高等院校檔案管理質量的有效策略，希望有助于高等院校檔案管理工作的進步.

關鍵詞：高等院校；檔案管理；數字化環境

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2019）03-0089-03

隨著科學技術的不斷發展與進步，數字化技術應用的范疇越來越廣泛.數字化環境下，給高等院校檔案管理工作帶來了一定的便利，有助于高等院校檔案管理工作質量的提升，但是與此同時，以往高等院校檔案管理中存在的不足和問題隨之逐漸地暴露出來，并且對高等院校的相關檔案管理工作人員提出了更高的要求.數字化環境下，高等院校在開展檔案管理工作的過程中，應該充分明確自身的工作職責和方向，注重提升檔案管理工作的質量.

1 現階段，高等院校檔案管理工作的特點

1.1 高等院校檔案管理的智能化特點

隨著信息技術不斷的發展，數字化背景下，傳統高等院校檔案管理工作模式已經很難適應現代檔案管理工作的需求.新的檔案管理工作黨方法和技術不斷地被開發和利用，這給高等院校的檔案管理工作帶來了很大的便捷性，同時還有效地提升了高等院校檔案管理工作的效率和質量，這些都充分體現了高等院校檔案管理的智能化特點.

1.2 高等院校檔案管理的信息化特點

高等院校檔案管理的信息化特點并非是其特有的，而是整個社會發展的一種趨勢.數字化環境下，信息化是高等院校檔案管理工作的一個較為明顯的特點.高等院校在開展檔案管理工作的過程中，可以運用一些較為先進的信息化技術對實施對檔案的管理.例如：在高等院校檔案管理工作中應用城市云網絡技術，這項網絡信息技術的應用，實現了高等院校檔案管理的無紙化和集中化.

2 提升數字化環境下高等院校檔案管理工作質量的重要意義

2.1 有利于提高高等院校檔案管理工作的效率

在傳統的高等院校檔案管理工作中，通常采用手工記錄的方式實施檔案管理和服務工作，這種工作方式往往工作效率和工作質量相對較為不理想，并且存在著一些不足和問題.傳統的檔案管理方式未能夠充分發揮高等院校電子檔案的重要優勢.傳統的手工檔案管理方式與數字化環境下的電子檔案管理相比較，電子檔案管理速度遠遠高于傳統手工檔案管理，其工作的質量也遠遠超過傳統手工檔案管理.由此可見，數字環境下，高等院校檔案管理工作的創新，更加有助于高等院校檔案管理工作質量與效率的提升，同時還有利于提高高等院校檔案資料的利用率.

2.2 高等院校檔案管理發展的必然趨勢

隨著信息技術的不斷發展與進步，大量的先進設備被廣泛地應用，這給高等院校的檔案管理工作帶來了很大的便利.通過先進的設備以及技術的運用，高等院校檔案管理工作效率與質量得到了有效的提升.然而，這些先進的設備和技術并未能夠在高等院校得到廣泛的普及和應用，高等院校相關檔案管理人員依然在使用傳統的方法對檔案資料進行收集和整理，工作效率較低，先進設備的重要優勢并未能夠得到有效的發揮.數字化背景下，信息網絡得到了廣泛的普及，數字化檔案管理模式出現，人們可以利用網絡檢索功能對檔案資料進行查閱，實現了高等院校檔案管理工作的與時俱進和質量的提升.由此可見，數字化高等院校檔案管理模式是其發展的必然趨勢.

2.3 有助于檔案資源的共享

近些年來，互聯網技術不斷地發展，計算機已經得到了廣泛的普及，網絡技術應用的范疇越來越廣泛[1].數字化環境下，創新了高等院校檔案管理模式.數字化環境下，信息技術在高等院校檔案管理工作中的應用，不僅可以有效地搜集和整理檔案資料，同時還可以將檔案資料進行共享.檔案資料使用者可以通過網絡進行相關文件的使用，有效地突破了傳統檔案資料使用的局限性.需要注意的是在進行檔案資源共享時，應該確保檔案資源的安全性，同時還需要加強對私密性檔案資源的安全管理.

3 數字化環境下高等院校檔案管理中存在的問題

3.1 缺乏檔案管理主動服務意識

高等院校在開展檔案管理工作的過程中，在檔案服務方面通常缺乏檔案管理主動服務意識，處于被動的局面.如果不及時的采取相應的措施解決這一問題，任其繼續發展下去，就會逐漸的拉大社會和高等院校發展需求的距離，嚴重影響高等院校檔案管理工作質量和效率的提升.由此可見，缺乏檔案管理主動服務意識是影響高等院校檔案管理工作完善和質量提升的重要因素，同時也是數字化環境下，高等院校檔案管理工作中的一個重要研究課題.

3.2 檔案管理觀念較為陳舊

高等院校相關檔案管理工作人員深受傳統檔案管理觀念的影響，在數字化環境下，未能夠及時地更新觀念，放開思維，擺脫陳舊檔案管理觀念的局限，這將嚴重影響數字化環境下高等院校檔案管理質量的提升[2].尤其部分高等院校領導階層缺乏對檔案管理工作的重視，未能夠對高等院校的檔案管理進行有效的指導，并鼓勵相關檔案管理工作人員創新檔案管理方式.在這樣的形式下，高等院校的檔案管理工作的質量難以得到提升.

3.3 缺乏對檔案管理工作的創新

現階段，影響高等院校檔案管理完善和質量提升的重要因素之一便是缺乏對檔案管理工作的創新.缺乏創新的這一問題，不僅僅存在于高等院校的檔案管理匯中，在其他領域中也普遍存在著這一問題[3].高等院校檔案管理工作中存在的缺乏創新性的這一問題，致使高等院校檔案管理模式較為單一，這不僅阻礙著高等院校檔案管理質量的提升，同時還阻礙著高等院校檔案資源的充分利用.

4 數字化環境下提升高等院校檔案管理質量的有效策略

數字化環境下，高等院校在開展檔案管理工作的過程中，應該結合以上存在的問題，積極地采取相應的措施解決這些問題，并注重高等院校檔案管理工作質量的提升，以此提高高等院校檔案管理水平.

4.1 更新觀念，樹立現代化檔案管理觀念

現階段，數字化環境下，高等院校檔案管理工作面臨著新的挑戰.高等院校在開展檔案管理工作的過程中，應該做到與時俱進，積極的更新檔案管理觀念，樹立現代化的檔案管理觀念.同時高等院校的領導階層應該全面的認識到檔案管理工作的重要性，充分發揮數字化環境的重要優勢，緊跟時代的發展步伐，以此提升高等院校檔案管理質量[4].例如：高等院校可以組織學校領導階層以及相關檔案管理工作人員進行培訓，以此提高其對檔案管理工作以及數字化環境的認識，協助他們轉變陳舊的檔案管理觀念.另外，高等院校還可以組織需要領導階層以及相關檔案管理工作人員前往其他高等院校進行交流與學習，從中吸取其他高等院校檔案管理工作中存在的優勢，并及時發展自身工作中存在的不足，以此加快其檔案管理觀念的轉變，從而不斷地完善檔案管理工作，提升檔案管理工作質量.在對相關人員進行檔案管理培訓時，還應該加強對其的信息技術的培訓，以此幫助相關人員樹立現代化的檔案管理觀念.

4.2 加大數字化檔案管理技術應用的力度

高等院校在開展檔案管理工作時，通常受各種主管和客觀因素的影響，檔案管理方式較為落后，致使工作效率低，檔案資源利用率低[5].高等院校檔案管理的主要內容通常包括：第一，檔案的記錄工作；第二，檔案的保存工作；第三，檔案的檢索工作.在傳統的高等院校檔案管理工作中，通常采用的是紙質的檔案資料，在對這些檔案資料進行分類、整理以及歸納時，往往需要消耗較多的人力和物力，不僅檔案工作效率低，同時還極容易因為疏忽出現錯誤，從而嚴重影響高等院校檔案管理工作的質量.數字化環境下，高等院校應該加大數字化檔案管理技術應用的力度.高等院校應該加強數字化電子檔案庫的建立，并根據需要，有針對性地進行開放，同時還需要定期的完善檔案資料.在完善檔案資料的過程中，高等院校可以將電子檔案庫向廣大學生進行開放，并鼓勵學生自主的完善檔案資料，通過指導員審核的檔案資料，便可以交由相關檔案管理工作人員進行統一的管理與儲存，這樣不僅分散了相關檔案管理工作人員的工作任務，同時還緩解了檔案管理工作的壓力，有助于數字化環境下高等院校檔案管理質量的提升.

4.3 創新高等院校檔案管理模式

高等院校檔案管理工作較為復雜，再加之高等院校檔案管理模式較為單一，因此，數字化環境下，高等院校檔案管理質量很難得到有效的提升[6].因此，高等院校應該加強檔案管理模式的創新，全面的認識數字信息化技術在高等院校檔案管理工作中的重要優勢，深化數字信息技術在檔案管理中的應用.另外，在創新高等院校檔案管理模式的同時，還應該合理的建立起高等院校檔案管理機制，在建立檔案管理機制時，應該堅持實事求是的基本原則，并結合高等院校檔案管理工作中存在的不同問題，對檔案管理機制進行完善，以此提升數字環境下高等院校檔案管理的質量和效率.

5 結束語

綜上所述，數字環境對高等院校的檔案管理工作具有重要的意義，然而實際中，高等院校的檔案管理工作還存在著一些問題，高等院校應該提高對檔案管理工作的重視，積極地采取相應的策略解決這些問題，以此不斷地完善數字環境下的高等院校檔案管理工作，并實現檔案管理工作質量的提升.

參考文獻：

〔1〕高元昕.安徽省一本院校檔案工作規范管理評價指標體系研究[D].安徽大學，2017.

〔2〕鄭彩云，向少華.“互聯網+”環境下高等院校檔案管理有效模式探討[J].辦公室業務，2016（15）：64+66.

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〔4〕朱進.高校檔案管理工作存在的問題及對策探析[J].河北工程大學學報（社會科學版），2015，32（04）：49-50.

〔5〕邱進文.高等院校檔案管理體系建設中績效管理理論的應用探討[J].黑龍江史志，2015（13）：138.

〔6〕楊劍云.高等院校基建檔案現代化管理探析[J].沈陽農業大學學報（社會科學版），2014，16（02）：162-165.