論新形勢下如何做好文書檔案管理工作

呂小青

摘要：對于任何一個企業或者行政事業單位來說，文書檔案管理都是一項非常重要的工作，其工作質量對整個單位部門能夠有序運轉有著很大的影響。在當前進科學技術不斷進步的背景下，傳統上的文書檔案管理工作模式已經不能滿足實際需要，必須要不斷創新管理方式，極大投入，建立規范化的管理制度，不斷提升工作人員綜合素質，促進工作效率的提升。本文主要針對新形勢下做好文書檔案管理工作的措施進行了探究，以供參考交流。

關鍵詞：新形勢;文書檔案管理;問題;措施

引言

文書檔案管理工作，就是對某個階段的各種管理活動進行記錄并保存，對以后相關活動的開展具有一定的參考價值，應該企業或者單位部門中不可缺少的工作內容。在當今信息化技術快速發展的新形勢下，現代文書檔案管理模式發生了深刻的變革，逐漸朝著辦公自動化、信息化、網絡化的方向發展，為此需要相關工作人員不斷提高自身的業務素質，單位也要健全各項制度，真正規范該項工作的開展，更好地發揮出文書檔案的服務價值。

一、當前文書檔案管理工作中存在的主要問題

1.管理制度不合理

文書檔案管理制度的不合理現象廣泛存在于各行各業之中，主要表現在檔案號碼不全、標題與內容不符等，甚至存在一些文書檔案內的案卷缺少相應目錄、或是案卷混亂的現象。在這種情況下，不但會對文書檔案管理的工作質量和效率產生影響，還會在一定程度上阻礙文書檔案價值的提升，對整個單位的健康發展帶來不利作用。

2.重視程度不高

在目前的文書檔案管理工作中，相關單位領導存在著對文化檔案管理的誤區，其認為文書檔案管理只是簡單的抄抄寫寫工作，不具有任何的專業要求，不會帶來什么效益，進而導致其在單位的發展中始終處于容易忽視的位置。久而久之，就會使相關工作人員對此方面只是敷衍對待，使其真正效益得不到展示。

3.管理方式落后

對于文書檔案管理方面來說，一旦管理模式出現落后的現象其產生的后果是十分嚴重的，通過相關調查數據顯示，目前文書檔案管理方式并不能做到與時俱進，無論是工作人員的思想水平還是掌握的知識程度，都遠遠滿足不了整體需求，甚至還有一部分文書檔案管理者為兼職狀態，不能對其提供科學合理的管理技能，只能依靠自身的實踐經驗，管理工作不夠規范化。

二、新形勢下做好文書檔案管理工作的措施

1.領導要高度重視，支持工作的順利開展

文書檔案管理工作可以分為兩個類別，上級組織產生的文檔管理，以及由本級組織產生的文檔管理。兩類文檔均是領導集體開展工作的依據之一，這就要求各級領導要充分重視此項工作。在加強文檔管理工作方面，應做到以下兩點：一是從硬件設施、軟件管理各個方面提供便利的條件，從上至下形成重視檔案管理的風氣;二是經常參與和反思檔案管理工作的具體細節，對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進的意見，把加強和規范文書管理工作列入全年的工作計劃，并認真落實負責人，以上能對加強文書檔案的管理和改進工作起到積極的促進作用。因此，領導要高度重視和支持文書檔案管理工作，使文書檔案等在實際工作中發揮其應有作用。

2.加大投入力度，完善基礎設施建設

隨著信息時代的到來，檔案管理工作不再局限于“裝裝訂訂、抄抄寫寫”“收收發發、借借還還”，也不僅僅體現于文書檔案所必備的資料庫、檔案柜、檔案袋等，而是賦予了新的內涵，提出了更高的要求。但是在初始的檔案管理過程中，未能明確地對相關文書檔案工作者的職責進行劃分，工作者的業務素養存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應地分配相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據實際的工作要求以及業務指導展開工作;與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統一般是通過電話方式，浪費了大量的人力、物力，現在要注重運用現代化通信技術，比如QQ、微信等，在一定程度上實現了資源的有效共享，強化了溝通的力度;此外，還應該在一定范圍內每年定期進行業務知識的培訓，對最新的檔案制度及法律法規進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。

3.完善制度建設，有效促進檔案管理規范

隨著人們對檔案工作認識水平的不斷提高和檔案環境的不斷改善，只有建立健全、制定出一套系統、科學、適合人大機關的檔案工作制度并切實執行，才能真正實現檔案的科學管理和有效利用，進而實現檔案工作健康有序發展。在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經被確立的材料生成規律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標。現如今，隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力放在實際的檔案管理上，進一步進行檔案的現代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。

4.明確具體流程，提高工作的規范性

在進行文書檔案管理工作時，相關單位人員需要對管理的具體流程進行明確，具體包括以下幾個步驟：第一，對目前的文書檔案進行大范圍的普查。對一些不存在價值的文書檔案合理淘汰，盡量減少文書檔案管理中出現重復的機率;第二，對文書檔案資料進行有效組合，進而形成較系統規范的案卷。對一些內容過多過復雜的檔案案卷劃分成多個明確的小節，然后再對其進行合理的分類，將一些有聯系的案卷有效結合，從而提高文書檔案的使用機率;第三，明確規范案卷標題。對文書檔案進行明確分類，使其能進行快速檢測，進而保證檔案案卷的全面性，提高文書檔案案卷檢索的準確性。

5.加強崗位培訓，建設高水平工作隊伍

隨著企業信息化、自動化程度的提高，文檔管理的重要性日益凸顯，而對于文檔管理方面來說，人才稀少，除高校外，事業單位及企業內部專業人才儲備不足。因此，相關領導要加大學習培訓力度，改善隊伍知識結構，提高隊伍整體素質;加強崗位培訓，建立和堅持檔案管理人員培訓制度，根據缺什么補什么的原則，開展多角度、多層次的業務培訓活動，強化基本功訓練;特別是要加強信息自動化系統的學習培訓，掌握信息技術新知識;要虛心學習好經驗好做法，做到相得益彰，以開拓創新的精神探索適應新形勢、新任務需要的檔案工作新舉措。要學習和掌握現代科學技術知識，學習現代化設備的實踐技術、計算機技術、網絡技術和多媒體技術等，運用科學的方法和技術管理檔案，以實現檔案管理的現代化，以促進檔案事業跟上時代發展的步伐。

結語

總之，文書檔案管理工作具有很強的業務性，是對單位發展重要經歷過程的記錄，關系到整個單位的未來發展。相關企業或單位領導一定要重視文書檔案管理工作，在各方面加大支持，完善制度化建設，深入開展信息化辦公改革，促進工作的規范化、科學化、信息化的發展，確保提供高效優質的服務，真正發揮文書檔案的作用。