淺議照片檔案管理中存在的問題及解決辦法

周薇

摘 要：檔案是當(dāng)今歷史長河中最早產(chǎn)生的文獻，同樣它也是現(xiàn)代社會信息的重要門類。檔案作為個人與團體在社會中的重要文案，對于當(dāng)前社會發(fā)展具有十分積極的作用。尤其是對于企業(yè)照片檔案管理來說，更是一種可以彰顯企業(yè)真實情況的一種憑據(jù)。但是，就檔案管理的歷史情況來說，多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員更換頻率較高，且在管理上也存在漏洞。那么基于此情況，本文主要就當(dāng)前照片檔案管理中出現(xiàn)的問題進行探析，并相應(yīng)的提出一些對策。

關(guān)鍵詞：照片檔案；管理；問題；解決方法

前言

隨著當(dāng)前社會以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，用照片、影像等形式的這種載體記錄及人們生活活動的形式被廣泛的應(yīng)用。部分企業(yè)也逐漸地將這種形式應(yīng)用于當(dāng)前記錄本公司重大活動、工作業(yè)績、實際工作狀況方面。但通過長時間調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作還是存在著很多的問題，這些問題嚴(yán)總阻礙著企業(yè)的發(fā)展。對此，本文主要就當(dāng)前照片檔案管理中存在的問題及解決辦法進行了分析。

一、照片檔案的特點

（一）照片檔案具有客觀性的特點

照片檔案所反映的是真實的人物或者事件。而照片則是主要通過影像來還原事件發(fā)生的情景，它不僅可以將人物與事件可以真實地再現(xiàn)出來，同時也可以將事件或者人物所處的環(huán)境以及當(dāng)時的情感氛圍如實的反映出來。從而使人們通過觀看，可以有真實的情感體驗與感受。其實照片檔案的最主要的價值就是在于它的客觀性與真實性。

（二）照片檔案具有直觀性的特點

文字檔案往往需要人們閱讀完整才可以清楚發(fā)生了什么事件，但照片檔案則是直接將所要表述的任務(wù)或者事件直接呈現(xiàn)在人們面前。人們主要通過仔細(xì)地觀看便可以知道這是什么事件、什么人物，從而在此基礎(chǔ)上，清楚發(fā)生了什么事情。

（三）照片檔案具有形象性的特點

在實際生活中，有一些事件很難用語言文字表示，那么便可以通過照片檔案的形式表示出來。且照片可以給人以更直觀的感受，給人以身臨其境的感覺。照片既可以記錄事物，也可以記錄現(xiàn)象，它所記錄的內(nèi)容比文字更深更廣，且可以有效的記錄一些形象性的事件。

二、照片檔案管理中存在的問題

（一）部分企業(yè)照片檔案少，甚至沒有收集照片檔案

我國的企業(yè)單位、事業(yè)單位對于檔案管理這項工作并不重視，認(rèn)為檔案管理這項工作可有可無，而這最基本的原因的就是企業(yè)對照片檔案的認(rèn)識不足。也正因如此，不少企業(yè)照片檔案比文字檔案數(shù)量要少，甚至沒有將照片檔案收入檔案的范疇，認(rèn)為有文字檔案就可以說明情況，所以他們往往將企業(yè)中舉辦的一些重大活動的那個圖像與視頻，只是作為私人的收藏，致使照片檔案管理失去其原本的作用。

（二）照片文字說明不全，甚至沒有編寫詳細(xì)的文字說明

照片檔案中的照片需要表明題目并加以簡潔的文字的說明。照片通常只能反映真實的時間或者人物，但對于講解清楚事情的詳細(xì)情況方面是有局限的。因此，便需要加以文字進行簡潔的說明。但是部分企業(yè)的一些照片檔案卻缺乏文字說明，使得照片失去了原本的了可以價值。此外，還有一些企業(yè)雖然補充了文字說明，但是對于照片的補充說明卻不完整，從而導(dǎo)致在翻閱檔案時，對所記錄的內(nèi)容認(rèn)識不清。

（三）照片檔案整理不規(guī)范

部分企業(yè)照片檔案整理不規(guī)范，沒有按照類別進行分類，只是將文件堆積在一個書架上。且大部分檔案管理人員只是將照片檔案胡亂的放進文件夾，并沒有對內(nèi)容進行的分類。這樣對于檔案的保管是極其不利的。尤其是需要翻閱檔案時，則需要花費大量的時間去尋找。此外，部分企業(yè)只是將照片進行歸檔，而不存底片。底片是檔案中最重要的部分，尤其是當(dāng)檔案受潮發(fā)霉時，底片可以在復(fù)印出圖片，但是如果沒有底片，那么檔案也就會失去原本保存的意義。

（四）照片檔案管理觀念落后

在不少企業(yè)中，照片檔案管理還是以手工管理為主，檔案的查找、整理以及查閱都是人工進行不至于檢索，缺少先進的管理手段，使得檔案管理的分類混亂，且質(zhì)量與效率低下，查找費時費力。

三、照片檔案管理中解決辦法

（一）制定制度，做好照片檔案的收集歸檔工作

要想有效的收集齊全照片與底片的檔案，最有效的方法就是制定好制度，用制度來規(guī)定企業(yè)人員照片檔案的收集與整理工作。比如，在活動或會議結(jié)束之后，要在收到文字材料的同時，也要盡可能地收到與之相關(guān)的照片或者視頻。除此之外，照片的制作需要一定的時間，往往有些企業(yè)在這個活動結(jié)束之后，又要開始新的是拍攝任務(wù)，從而致使底片間隔太多，而造成遺忘與丟失的現(xiàn)象。因此這便需要照片檔案工作人員與拍攝人員進行緊密的聯(lián)系，記錄好拍攝的數(shù)量。這樣哪怕間隔一段時間也能夠較好地保存底片與照片。

（二）照片整理時，編寫精準(zhǔn)的文字說明

在整理照片檔案時，常常有一些企業(yè)只注意照片與底片的整理，而忽視了對照片的內(nèi)容添加文字材料的說明。因為照片一般都只能反映事件或者人物當(dāng)時所處的環(huán)境，但不能對事件有一個簡潔詳細(xì)的講解，人們不能通過照片看出事件的時間，以及于何年何月何日拍攝的內(nèi)容，這樣會對翻閱的其他工作人員帶來不小的麻煩。且如果照片沒有文字說明，會使照片檔案失去原本的作用，這將直接一個影響到此檔案的應(yīng)用。所以，在整理歸納照片檔案的時候，不管是一張照片或一組照片，都應(yīng)當(dāng)按照事件發(fā)生的拍攝者、原因、事件、地點、人物、背景等情況編寫備注。

（三）對照片檔案進行嚴(yán)格的分類整理、保管

對照片檔案的整理要嚴(yán)格按照實踐的類別進行分類，比如，可以分為活動、會議、員工檔案等類別，然后在進行細(xì)分將活動按照年會、慶典等方面進行分類；將會議分為日常會議、重要會議；將員工的檔案按照職級與部門進行細(xì)分。這樣不僅方便了工作人員查找，而且還有助于保管，有效的預(yù)防檔案丟失。

（四）更新照片檔案的管理方式

想要提高查找的速度，除了需要正確地進行分類外，還需要公司借助信息技術(shù)手段進行照片檔案的管理。比如，在整理檔案之后，工作人員可以將檔案的信息輸入，并記錄好存放柜子的編碼。這樣可以有效的現(xiàn)代化手段，精準(zhǔn)、快速的檢索出檔案的信息以及存放的位置，從而方面人們查看與翻閱。此外，在這一過程中，需要照片檔案的管理工作人員不斷地提升自身的技術(shù)水平，建立多重完善的檢索的手段，以便可以提高照片檔案管理工作的效率，有效的促進企業(yè)的全面發(fā)展。

總而言之，檔案管理工作其實就是政府、企業(yè)，以及事業(yè)單位的等社會組織在行政管理工作中形成的具有保存價值的文件的總稱。它的好快將會直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理對于企業(yè)管理有著不可言喻的重要性。所以，應(yīng)盡快提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對照片管理工作的認(rèn)識，從而可以在根本上提高企業(yè)的實力，促進企業(yè)更好更快的發(fā)展。

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