新時期天津市獨立學院檔案管理規范化探討

康海君

摘 要 隨著高校獨立學院發展，原先不被關注的獨立學院檔案管理的重要性日益突顯，為充分發揮利用高校獨立學院檔案資料，應大力加強獨立學院檔案意識，完善獨立學院檔案管理建設，建立健全獨立學院立卷歸檔制度，依法科學管理獨立學院檔案，大力推進檔案現代化管理進程，提出檔案管理工作的創新思路，不斷提高檔案的服務功能和管理效率。

關鍵詞 獨立學院 檔案管理 規范化 信息化

中圖分類號：G27文獻標識碼：A

獨立學院是伴隨我國高等教育辦學規模的跨越式發展而涌現出來的一種新型的辦學模式，2008年隨著第26號令《獨立學院設置與管理辦法》的頒布，教育部與國家檔案局又發布第 27 號令《高等學校檔案管理辦法》，這為獨立學院檔案管理工作提供了重要依據和指導， 對于提高檔案工作水平，服務高等教育與社會發展具有非常重要的意義。獨立學院制度的實施，一定程度上調整了學院職能部門的管理職能、管理內容和權限范圍，伴隨著管理中心的下移，檔案管理成為獨立學院諸多管理職能的重要職能之一。然而獨立學院由于創辦時間不長，并沒有真正從母體學校分離出來，依賴于母體學校的資源還很嚴重，并且檔案管理工作起步較晚，檔案建設面臨著種種困難和障礙。

1獨立學院檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理意識不強，重視程度不夠

隨著建院時間的增長，天津市90%獨立學院已經成立了檔案管理機構，但是大約80%依附于學院的辦公室或者其他部門，沒有獨立出來，獨立學院對檔案管理工作的重要性認識不到位，沒有站在一個高的起點看待獨立院校檔案管理工作，因而對檔案工作的支持力度不大。獨立院校檔案工作實現規范化，科學化管理的難度相比之下有一定的難度。天津市現有9所獨立學院基本沒有設置專職檔案人員，一般是各部門其它工作人員兼職。

1.2檔案制度不完善，歸檔文件不健全

根據走訪調研，大部分獨立學院雖然都制定了檔案類制度，但是還沒有比較健全，很多學院的制度沒有結合實際建立健全切實可行的相應的規章制度，盲目管理，應付形式，抄襲的多，致使執行起來困難。檔案的收集種類較多，但通常文書檔案的收集情況比其他類別較為明確集中，而人事檔案及學生檔案的略微復雜，基本都存放在各相關部門，保存地點的分散不僅會給利用帶來諸多麻煩，也可能造成檔案的的遺失、使用壽命縮短等問題。

1.3信息化投入不足，數字化力度小

目前很多獨立學院在檔案管理方面的經費投入非常有限，雖然都有檔案存放的房間，但是所需要的計算機、除濕器、空調等設施不夠完善。實施檔案信息化管理是個長期的、持續的進行過程，學院沒有檔案的專項經費，大部分獨立院校沒有像樣的檔案管理的現代化設備，甚至還以傳統的手工管理方式為主，檔案工作不能和學院的發展同步。部分民辦獨立學院檔案工作甚至于檔案信息化隊伍脫節。

2規范獨立學院檔案管理工作的對策與建議

2.1強化意識，管理觀念更新

加強對自身檔案建設和管理工作的領導，要把獨立學院檔案工作當成衡量教學質量和管理水平的一個重要尺度。學院要有專人領導分管檔案工作，將獨立學院檔案工作擺上議事日程，并在管理制度、工作程序等方面采取有力措施，切實幫助解決檔案工作中存在的問題和困難;其次要強化整個獨立學院全體教師的檔案意識，通過會議、專題討論、宣傳欄、培訓班等多種形式宣傳，使全體教師充分認識檔案工作的重要性。

2.2依法治檔，進一步完善歸檔工作

依法治檔，建立健全規章制度依據《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》等法令法規，并結合學院實際，制定并完善一系列配套的管理制度，在日常管理中去規范指導檔案工作，保障檔案工作的有序進行，提高獨立學院檔案管理水平。民辦獨立學院在檔案工作上已經開始向著全國高等院校靠近，只是在發展的過程中，總需要克服一個一個的困難才能慢慢走向成功。

2.3加大投入，提升信息化水平

現代高校檔案管理已逐漸進入了信息化時代，作為高校檔案建設和管理基礎的獨立學院，也要與時俱進，適應新時代學校、學院建設和發展的要求，實現獨立學院檔案管理工作現代化。獨立學院的檔案管理一直處于手工操作的管理狀態。伴隨獨立學院辦學規模的擴大，國家對獨立學院的教學評估的要求，完全用手工操作、實現檔案管理顯然不適應獨立學院發展需求。實現檔案管理信息化和智能化是規范檔案管理工作的唯一途徑，獨立學院可以將各類檔案的信息輸入到計算機中，查找和查閱隨時記錄，有專人負責管理，真正實現檔案管理水平現代化。才能沖破檔案利用上的局限性，才能使檔案的利用從封閉走向開放，從傳統的保管和利用向信息的采集、全方位的服務轉變。

通過以上的解決辦法，相信獨立學院的檔案管理水平一定能夠得以提高，在提高檔案管理水平的同時加快檔案數字化建設，檔案數字化管理是時代發展的需要，也是獨立學院跨越式發展的需要。作為在新形勢下出現和興起的獨立學院，就應配備適合學院發展的數字化檔案館，只有實現數字化，才能沖破檔案利用上的局限性，從而為學院的領導和全院的教職員工提供高效、優質的服務，更好的為學院的發展和教職員工服務。

參考文獻

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