大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革

劉芳

[摘 要]大數據技術不斷成熟，為檔案管理發展開拓了新視野，推動了檔案管理向信息化方向發展，不僅改變了傳統檔案管理模式，還提高了檔案數據信息的價值。本文主要分析大數據技術時代檔案管理的技術發展特征，從管理思維和管理方式兩個方向闡述了管理變革，并針對檔案信息管理提供了具體措施。

[關鍵詞]大數據技術;檔案信息;管理思維;管理方式

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.086

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）16-0-02

0 ? ? 引 言

當今時代是科學技術飛速發展的時代，新技術不斷產生，已經逐漸成為推動社會進步發展的主要動力。大數據、云計算、人工智能等技術的每一次改革與創新，都會在社會各個領域與行業滲透，引領社會革新的同時，加快社會向信息化轉變，邁進信息時代。在檔案信息管理中，信息技術應用與管理逐漸成為該行業人們一直深入研究的重要課題，檔案工作的發展理念、工作目標與實現手段等都已經發生了實質性變化，檔案事業的發展空間逐漸擴大，發展越來越穩定，促進我國檔案事業穩定進步。

1 ? ? 檔案管理在大數據時代的技術發展特征

1.1 ? 數據處理技術

在大數據環境下，檔案數據逐漸向電子化方向發展，拋棄了傳統紙質媒介的儲存方式，轉變為能被電子設備識別的物理符號。與傳統存儲方式相比，檔案數據電子化是一種全新的表達形式。隨著網絡技術和計算機技術不斷發展，數據信息處理呈現出便捷和高效的特征。數據信息的處理不再因數據種類、大小而限制，通過計算機軟件就能高效處理各種數據，在較短時間內快速實現數據信息采集、存儲、檢索、加工、變換和傳輸等工作，然后使用對應軟件處理各種數據，從數據中提出具有價值和意義的信息。在檔案管理中，數據處理占據重要地位，隨著科學技術的進步和發展，數據處理技術只有得到進一步提高，才能實現自動化和系統化的檔案管理工作。目前，檔案數據處理工作主要建立在網絡和計算機上，根據電子設備特有的特征，分別完成數據處理和加工工作，包括原始數據整理、編輯、計算和分析，充分發揮不同軟硬件的作用。

1.2 ? 人工智能

人工智能屬于世界三大頂尖技術之一，在一定程度上徹底改變了人們的生活方式。在工作環境復雜和難度高的領域開始使用人工智能機器人，在一定程度上替代了人的作用和價值。人工智能技術屬于計算機科學領域，通過掌握和了解智能核心，并通過設計、生產出高智慧的設備或者儀器，由這些人工智能機器人創造出更大的價值。人工智能技術包括專家系統、自然語言處理、圖像識別、語言識別和機器人。從人工智能發展狀況來看，人工智能已經在實踐應用領域得到更好發展。即使檔案信息資源多元化，規模呈現上漲趨勢，利用人工智能技術也可以輕松完成，從而實現檔案管理智能化，此外，人工智能技術為檔案信息管理提供了技術保障。

1.3 ? 計算機網絡技術

計算機網絡技術可以將不同地區的單體計算機通過網絡形式連接成一個整體，在局域網內實現溝通交流、信息檢索、遠程教育和辦公自動化等業務。目前，我國已經進入智能、高速和全球化的網絡時代，逐步建立一個全球虛擬世界，人們只需要坐在電腦前就能與世界各地人員進行交流和互動，數字化生活因此誕生。在檔案管理中使用計算機網絡技術，能夠最大程度地提高檔案管理水平和工作效率，發揮網絡技術的作用。在檔案信息化建設過程中，互聯網技術、數據挖掘和云計算發展逐漸成熟，為檔案管理提供了便利，突破了時間和地域上的限制，實現了高效檢索和利用檔案信息，充分發揮了檔案的社會功能。

2 ? ? 大數據技術時代檔案管理的變革

2.1 ? 管理思維變化

檔案管理者的思維方式將直接影響檔案管理、開發和利用。科學技術在不斷進步，傳統的檔案管理邏輯思維方式會直接決定檔案管理的格局，從而將檔案管理定義在文字珍藏上，不僅浪費檔案資源，還限制了檔案資源價值發揮。目前，檔案資源范圍不斷擴大，逐漸向信息化方向發展;各種電子數據檔案產生，包括個人電腦、移動終端和互聯網等，此時用傳統的檔案管理方式和思維進行管理，檔案中的價值很難被挖掘出來，高價值的信息將永遠存儲在檔案室內。因此，在大數據技術時代，檔案管理者必須要從思維方式上進行變革，逐漸向橫向性思維和擴散性思維方向發展，時刻關注檔案管理的發展趨勢，不斷吸取現代化檔案管理觀念，徹底改變傳統檔案管理理念，改變傳統保存、檢索向檔案信息的分析和挖掘方向發展，并成為未來檔案管理的主要方式，最大程度發揮檔案信息的價值，滿足社會對檔案信息的需求。具體闡述為以下幾方面。

2.1.1 ? 大檔案觀

大檔案觀是指對檔案信息類別與范疇等進行擴展，將各種文件、信息、數據和各種多媒體資源等作為檔案，通過運用信息技術與網絡技術，構建出一個統一、完整的檔案數據庫。想要實現這種方式，就必須變革管理人員的管理思維，充分利用智能化技術、大數據技術和云計算技術等新技術，完善檔案數據系統、創新檔案信息概念，提取檔案中具有價值的信息，在數據上加強處理，讓檔案管理更加系統化、自動化與現代化。受到計算機技術與網絡技術的作用影響，能夠充分收集、計算與分析原始數據，放大他們的潛在價值，為之后經營決策打下堅實的基礎。

2.1.2 ? 大服務觀

大服務觀即對傳統服務理念進行革新轉變，由傳統的為了國家與黨進行檔案管理，到現在轉變為現代本土化服務，樹立正確的以人為本的服務理念，加強檔案服務多元化與開放化，積極滿足客戶的差異需求，充分挖掘各類檔案資源，加強檔案信息的服務能力，從而為社會群眾提供更加優質的服務。因此，檔案管理人員應對傳統檔案服務理念進行改革，將人民群眾作為工作開展核心，以其需求作為工作向導，利用大數據技術充分挖掘人們在日常行為中隱含的檔案信息，做到真實了解群眾所想，實現檔案信息的價值。

2.2 ? 管理方式的變革

檔案管理的具體工作主要包括5個方面，信息采集、整理、鑒定、存儲和檢索，且檔案管理肩負著3個方面的社會職責，文化傳承、信息服務和社會記憶。在傳統檔案管理模式中，檔案數據處理模式比較簡單、扁平和孤立，在數據技術處理上缺乏智能化和立體化，在傳統檔案管理中普遍存在檔案價值低和死檔案現象。在大數據技術時代，將死檔案變成活檔案，實現主動利用檔案，根據檔案的屬性和特征，分布采用不同的系統和軟硬件對檔案進行管理，能夠在海量檔案數據內找到可利用價值，提高檔案的價值和作用，滿足人們對檔案的需求。

3 ? ? 大數據技術時代檔案信息管理的措施

3.1 ? 在檔案資源管理上使用人工智能技術

人工智能技術使檔案管理工作徹底擺脫了傳統紙質媒介的限制，并以數字化形式存在計算機網絡中，同時再利用數據挖掘技術、云計算技術和語言檢索技術，配合各種軟硬件，實現檔案資源的高效管理，檔案資源的采集、分類、存儲、鑒定、安全、分析和檢索將更加簡單、快捷，從而不斷提高檔案信息化管理水平。比如，企業在收集檔案數據時，可以利用人工智能技術，只需要在程序內輸入關鍵詞語，系統就能自動分析和檢索，在海量信息內實現搜索和提取，最大化提高檔案信息的檢索和利用。

3.2 ? 實現檔案信息資源的共建與共享

在大數據和互聯網的社會環境下，必須要對檔案信息資源進行共享。大數據能夠將海量信息轉化為數字后存儲在可識別的物理介質上，實現檔案信息資源的提取和利用。簡單來說，大數據和互聯網將檔案數據變得更加透明化和公開化，社會上任何一個群體或者任何一個部分都能通過網絡實現檔案信息利用，并為檔案管理提供重要的技術保障，充分發揮檔案管理的社會價值，為檔案信息資源共建與共享提供重要保障，最大化實現檔案管理的社會價值。

3.3 ? 充分開發和利用檔案信息

目前，我國在檔案管理上已經基本上實現了網絡化和自動化，網絡平臺和計算機軟件逐漸運用到檔案管理中，對海量檔案數據信息進行存儲、整理和分析，挖掘出具有價值的信息，為社會發展和重要決策提供歷史依據，為檔案數據資源提供管理和服務，提供了重要技術支持，實現檔案資源的整合與優化。但是目前對檔案數據的挖掘程度較低，深層次信息沒有得到有效開發與利用，主要原因是技術和方法不夠成熟，無法大規模開發利用檔案信息。但是在未來，數據挖掘技術必定會更加成熟，人們只需要設立相應的算法和模型，就能更深層次挖掘檔案數據，進一步提高檔案資源的利用率。管理部門應該積極使用現金數據挖掘技術，轉變數據開發和利用模式，實現主動提供信息的服務。

4 ? ? 結 語

在大數據背景下，檔案管理人員必須要從思維和管理方式上進行變革，逐漸向大服務觀和大檔案觀方向轉變，充分利用先進的數據處理技術、人工智能技術和計算機網絡技術，對檔案信息資源進行共建與共享，并利用數據挖掘技術，開發和利用檔案信息，只有這樣才能向社會提供優質服務。

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