大數據時代背景下高校檔案管理模式的創新

曾小輝

【摘 要】檔案管理是高校的重要工作之一，滿足了大家獲取檔案信息資源的實際需求，為管理決策工作的有序開展提供支持。在大數據時代，高校檔案管理工作面臨著很大的挑戰，檔案管理人員需要實現檔案管理工作的數字化和信息化，論文主要研究了大數據時代高校檔案管理模式的變革和創新。

【Abstract】 Archives management is one of the important work in colleges and universities， which meets the practical needs of people to obtain archives information resources and provides support for the orderly development of management decision-making work. In the era of big data， archives management in colleges and universities is facing great challenges. Archives management personnel need to realize the digitization and informatization of archives management. This paper mainly studies the reform and innovation of archives management mode in colleges and universities in the era of big data.

【關鍵詞】大數據時代;高校檔案管理;創新

【Keywords】 big data era; archives management of colleges and universities; innovation

【中圖分類號】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）07-0019-02

1 引言

在大數據時代，互聯網技術已被廣泛應用到各個行業的發展中，使得人民群眾的生活方式發生了很大的變化。在高校的發展中，檔案管理為高校整體發展水平的提升提供了支持，能夠提供網上資料查閱、檔案接收、信息采集和共享等服務[1]。高校檔案管理數據信息量比較龐大，傳統的數據管理模式已無法滿足高校數據管理工作的實際要求。基于此，文章分析研究了大數據時代高校檔案管理模式的變革與創新。

2 大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革

2.1 檔案管理觀念的轉變

傳統的檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、保存和利用等部分。在開展檔案管理工作之前，相關人員需要預判檔案價值，根據相關的法律法規和檔案的實際價值，明確檔案保存的時間和方式，由此才能夠開展檔案的收集和整理工作。同時，在客戶提出服務要求后，檔案管理工作才能夠進入檔案信息利用和使用環節。在大數據時代，傳統的檔案管理模式已無法滿足新時期的發展需求，云技術、計算機是現代化檔案儲存的媒介，檔案管理理念發生了很大變化，越來越注重檔案管理的服務功能和利用功能。

2.2 檔案大數據的采集、處理

首先，整合原有的數據。高校檔案管理部門應根據各個學員所屬的部門進行網絡數據建檔，在根據數據來源進行歸類后建立數據庫，隨后將其上交給上級部門。其次，針對檔案數據進行校對，刪除超過保存年限的數據，并規范現有的數據管理模式，提高數據的準確性。最后，高校需要利用自身的優秀人才和科研成果，研發安全性高的軟件，并將其用到檔案管理工作中。

2.3 檔案數據的歸檔、保存

相關人員需要利用計算機技術設置檔案數據，并在檔案入庫時，統一進行時間標注，合理地設置保存期限，確保檔案數據查詢的便利性。同時，還要按照相關標準進行分類，為檔案管理提供更為優質的服務。

2.4 檔案數據的安全性

在大數據時代，檔案管理數據的安全性面臨著很大的挑戰，由于檔案儲存模式的信息化和電子化，黑客的攻擊和病毒軟件的入侵會導致檔案數據缺乏一定的安全性。除此之外，儲存檔案數據的電子設備的使用年限、技術條件也給檔案數據的安全帶來不利的影響。檔案儲存方式方法不當，也會影響檔案數據的安全，儲存檔案信息的客戶端也是網絡攻擊的主要對象，極易出現安全風險。

3 大數據時代背景下高校檔案管理模式的創新

3.1 推進高校檔案管理信息化建設

為了滿足大數據時代的要求，高校需要加大人才、資金的投入力度，推進高校檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作的效率。例如，檔案管理部門可以增加資金投入，合理地安排資金支出，通過更新并升級計算機和電子設備，加強設備的管理和維護工作，提升檔案管理的信息化水平[2]。除此之外，高校需要在檔案管理信息化建設中投入相應的資金，積極建設數據庫，開發檔案管理專業軟件，完善查詢目錄、搜索引擎等功能，提升檔案管理的整體水平。

3.2 建立現代化的檔案安全保障系統

3.2.1 檔案管理的網絡安全

在大數據時代，高校檔案的管理和傳輸實現了電子化和網絡化，這就需要檔案管理部門購買專業的網絡安全軟件，確保檔案管理和傳輸安全，重視對安全軟件進行維護和升級，提升檔案管理的安全性。

3.2.2 檔案服務客戶端的網絡安全

在高校檔案管理過程中，高校需要升級檔案服務的客戶端。高校要注重其網絡安全保障工作，并應用專業的網絡安全軟件、安排專業人員管理并維護檔案服務客戶端。

3.3 建設高素質的檔案管理人才隊伍

為了實現檔案管理建設工作的有效實施，高校需要引進更多專業的技術人員，提高檔案管理人才隊伍的信息技術應用能力和處理能力。同時，相關部門需要定期針對檔案管理人員開展培訓活動，加大檔案管理信息化標準培訓，還要實施繼續教育，提升檔案管理人員的理論水平和技術水平，加大一才多用型人員的培養力度，提升檔案管理工作的整體效率[3]。

4 結語

綜上所述，在大數據時代，高校的檔案管理工作發生了很大的改變，為了滿足新時期的發展需求，檔案管理人員需要樹立全新的管理理念，加大對計算機和信息技術的應用力度，建立完善的數據庫。在實現檔案管理的數字化的同時，還需要確保數據信息的安全性，提升檔案管理的整體水平和服務質量。

【參考文獻】

【1】吳錫.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].現代經濟信息，2018（10）：131.

【2】周向東.大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化[J].中國管理信息化，2018，21（07）：138-139.

【3】王樹嫻.大數據背景下高校檔案的信息化管理探究[J].科技展望，2015，25（31）：197.