淺談醫(yī)院電子檔案的管理與應(yīng)用

隋強

[摘要] 該文針對醫(yī)院電子檔案管理辦法及應(yīng)用方向進行詳細(xì)論述。對現(xiàn)階段電子檔案在醫(yī)院中的應(yīng)用方向做了簡單介紹，在此基礎(chǔ)之上分析了醫(yī)院電子檔案管理工作開展過程中依然存在的問題，同時結(jié)合這些內(nèi)容提出了新的管理策略。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;電子檔案;管理;應(yīng)用

[中圖分類號] R197.324 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）06（c）-0093-02

[Abstract] This article will discuss the hospital electronic file management methods and application directions in detail. The first part of this paper mainly introduces the application direction of electronic files in hospitals. And then， the paper analyzes the problems that are still existing in the process of hospital electronic file management. Combining these contents， this paper puts forward new management strategy.

[Key words] Hospitsl; Electronic archives; Management; Application

隨著我國社會的不斷發(fā)展，人們對醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量也提出了更高的要求，而在這樣的背景之下，由于醫(yī)院實際運轉(zhuǎn)過程中將產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，做好針對這些內(nèi)容的記錄和管理工作是保障醫(yī)院內(nèi)部能高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。目前，電子檔案在醫(yī)院內(nèi)部的應(yīng)用已經(jīng)初見成效，很好地改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中存在的效率過低、準(zhǔn)確性難以保障等問題[1]，但同時，在信息化程度不斷升高、大數(shù)據(jù)等理念不斷發(fā)展的背景之下，醫(yī)院電子檔案管理過程中存在的管理制度不夠完善、規(guī)范性不夠強、安全性較差等問題很有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、醫(yī)院信息系統(tǒng)癱瘓等問題，因此，醫(yī)院自身必須盡快針對這些問題尋求解決辦法，確保電子檔案在醫(yī)院內(nèi)部能發(fā)揮出預(yù)期效果，并能輔助醫(yī)院整體不斷發(fā)展，應(yīng)對市場競爭。結(jié)合這些內(nèi)容，該文將針對上述問題提出具體的應(yīng)對措施。

1? 電子檔案在醫(yī)院中主要的應(yīng)用方向

1.1? 文書檔案

醫(yī)院的高效運轉(zhuǎn)是診療部門、財務(wù)部門、后勤部門等多個部門共同協(xié)作支撐起來的[2]，因此，醫(yī)院的實際運轉(zhuǎn)將會涉及到大量文書檔案，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理辦法需要依賴人力完成數(shù)據(jù)記錄、分類、入庫及后續(xù)管理工作，效率較低，同時有可能因為人為失誤而導(dǎo)致文書檔案在準(zhǔn)確性、可靠性等方面難以達(dá)到要求。相對應(yīng)的，通過電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，文書檔案將能以文本等形式得到記錄和存儲，在存儲的同時就能借助存儲位置進行分類，管理效率大幅提升[3]。對于后續(xù)的文書檔案查找及傳輸?shù)冗^程來說，依賴計算機進行查找和傳輸具備更高的可靠性和便捷性。

1.2? 病歷檔案

病歷檔案是醫(yī)院運轉(zhuǎn)過程中涉及到的最為主要的檔案種類之一[4]，對于這一類檔案來說，由于不同病患自身狀況不同，病歷檔案中的內(nèi)容也存在著本質(zhì)差異，而傳統(tǒng)的手寫病歷不但難以管理，當(dāng)涉及到醫(yī)療糾紛等狀況時，手寫病歷也很難發(fā)揮出輔助作用。將病歷檔案引入到電子檔案系統(tǒng)中能有效解決此類問題，通過電子病歷的應(yīng)用，相關(guān)醫(yī)護人員將能更好地借助病歷中的信息向患者提供更具針對性的診療服務(wù)，進而提升病患對醫(yī)院的滿意度。即使有醫(yī)療糾紛發(fā)生，電子病歷也能有效輔助醫(yī)院做好協(xié)調(diào)工作。

1.3? 影像檔案

CT、MRI等手段的應(yīng)用能輔助醫(yī)護人員更好地結(jié)合影像內(nèi)容對患者病變情況進行判斷，提升診斷結(jié)果的準(zhǔn)確性。同時，醫(yī)院內(nèi)部研究及培訓(xùn)等工作的展開也需要影響資料的支持，若僅使用膠卷等對醫(yī)學(xué)影像進行收集和保存，那么這些資料就很有可能因為存儲環(huán)境及存儲辦法不當(dāng)而出現(xiàn)損壞，無法長期保存[5]。對于電子檔案管理工作的展開來說，影像資料將能以電子信息的形式得到有效保存，存儲質(zhì)量大幅提升，便于查詢及調(diào)用，為后續(xù)相關(guān)工作的展開打下良好基礎(chǔ)。

2? 現(xiàn)階段醫(yī)院電子檔案管理過程中存在的問題

2.1? 管理制度不夠完善

醫(yī)院電子檔案管理將涉及到記錄、保存、歸檔等環(huán)節(jié)，若沒有完善的制度支持，相關(guān)管理人員在實際工作展開過程中就很有可能無法對各類檔案進行明確區(qū)分，或出現(xiàn)歸檔不及時等問題，在這些問題的影響之下，電子檔案很有可能無法在醫(yī)院內(nèi)部發(fā)揮出預(yù)期作用。另一方面，電子檔案管理工作開展過程中包含了對各類先進信息技術(shù)及新型管理辦法的應(yīng)用[6]，若管理制度中不能針對這部分內(nèi)容進行說明，那么醫(yī)院電子檔案管理工作的開展成效必然會因此而受到影響。

2.2? 電子檔案管理規(guī)范性較差

結(jié)合現(xiàn)狀來看，大部分醫(yī)院的電子檔案管理工作主要是以分部門的形式展開的，而這樣的管理模式不但無法實現(xiàn)不同部門之間的協(xié)同，這些部門之間在檔案格式、保存辦法等方面的區(qū)別也會導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)內(nèi)部出現(xiàn)混亂，甚至可能會對醫(yī)院的高效運轉(zhuǎn)產(chǎn)生負(fù)面作用。對于這樣的狀況來說，醫(yī)院自身必須能針對電子檔案管理出臺具體的管理規(guī)范，輔助相關(guān)人員完成電子檔案的記錄、保存及歸類等工作[7]。結(jié)合現(xiàn)狀來看，大部分醫(yī)院都沒有將電子檔案管理的規(guī)范化工作重視起來，進而導(dǎo)致電子檔案無法發(fā)揮出預(yù)期作用。

2.3? 安全性難以達(dá)到要求

信息化水平的不斷提升必然會導(dǎo)致安全問題出現(xiàn)，這一點對于醫(yī)院電子檔案管理工作來說也是一樣的[8]，而以下兩點問題都會導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)內(nèi)出現(xiàn)安全問題的概率升高：①缺乏有效的安全管理措施。整體系統(tǒng)安全性的提升需要防火墻、病毒查殺軟件等的支持，而由于醫(yī)院自身對于此類問題的關(guān)注程度不夠，系統(tǒng)內(nèi)在軟件及硬件方面安全防范措施的設(shè)置上都不夠完善，安全問題并不能得到有效的預(yù)防和控制。②相關(guān)管理人員缺乏安全意識。人為操作失誤是導(dǎo)致安全問題出現(xiàn)的主要原因之一，對于這一點來說，由于醫(yī)院內(nèi)部大部分檔案管理人員并不具備足夠的安全意識，在實際操作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)隨意使用外設(shè)、隨意存放文檔的狀況，這些狀況都有可能成為黑客或病毒發(fā)動攻擊的渠道之一。

3? 醫(yī)院電子檔案管理策略

3.1? 做好醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作

為了保障醫(yī)院電子檔案管理工作能在規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化等方面達(dá)到要求，醫(yī)院可以從以下兩方面入手：①由信息科及綜合檔案室作為檔案管理的主要負(fù)責(zé)部門，其中，信息科主要負(fù)責(zé)信息層面的協(xié)調(diào)和管理工作，而綜合檔案室則主要負(fù)責(zé)對各類檔案及其載體的管理。在這樣的電子檔案管理模式之下，醫(yī)院內(nèi)各類檔案之間以及各部門檔案管理辦法上的差異將能得到更好的協(xié)調(diào)，從而利用電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)不同部門之間的協(xié)同工作。②針對不同崗位明確其職責(zé)。這一點主要是為了保障相關(guān)人員在實際工作展開過程中能更好地依據(jù)現(xiàn)有檔案管理辦法完成對各類檔案的保存、歸檔等工作，最后實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)。

3.2? 針對醫(yī)院電子檔案管理制定完善的管理機制

結(jié)合上文中的內(nèi)容，醫(yī)院電子檔案管理機制中應(yīng)包含以下內(nèi)容：①檔案責(zé)任。各科室應(yīng)能保障檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不能私自更改或偽造;各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)能針對檔案制作、管理等工作的開展?fàn)顩r進行監(jiān)管，及時規(guī)范違規(guī)狀況;醫(yī)院內(nèi)所有員工都不能擅自對檔案進行留用、復(fù)制或拍攝。②檔案調(diào)用。醫(yī)院各部門人員在借用檔案時應(yīng)能簽署《檔案借出單》，并避免在使用過程中出現(xiàn)損毀檔案等狀況，歸還時檔案管理人員應(yīng)針對檔案進行驗收，確保檔案沒有缺失、修改、損壞等情況后入檔。

3.3? 建立健全電子檔案系統(tǒng)安全防范體系

①電子檔案系統(tǒng)安全防范體系中應(yīng)針對不同崗位設(shè)置權(quán)限，對其可訪問范圍、可修改或刪除的內(nèi)容做出規(guī)定，記錄不同人員在系統(tǒng)內(nèi)所做出的各項操作，進而從根本上避免人為操作失誤所導(dǎo)致的安全問題，同時保障問題出現(xiàn)時能迅速確認(rèn)責(zé)任人。②醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的安全控制辦法。對各項操作的具體流程進行說明，并通過一定懲處措施來保障相關(guān)管理人員都能依照這些內(nèi)容展開工作。以影像檔案為例，這一類檔案在保存過程中應(yīng)拷貝兩份，拷貝版本供日常使用，母版則不能外借或供相關(guān)科室調(diào)用，確保各類影像資料都能得到妥善的保存和管理。

4? 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院電子檔案管理辦法的完善應(yīng)從做好醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作、針對醫(yī)院電子檔案管理制定完善的管理機制、建立健全電子檔案系統(tǒng)安全防范體系三方面入手。在后續(xù)發(fā)展過程中，醫(yī)院應(yīng)能進一步將電子檔案管理工作重視起來，并借助電子檔案系統(tǒng)保障醫(yī)院自身的不斷發(fā)展，向病患提供質(zhì)量更好的醫(yī)療服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 胡正航.可信數(shù)字化電子檔案管理在醫(yī)院病案歸檔上的應(yīng)用[J].電子世界，2019（1）：174-175.

[2]? 張艷彩.醫(yī)院電子文件和數(shù)字檔案登記備份研究[J].蘭臺內(nèi)外，2018（13）.

[3]? 葛成霞.大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)探析[J].科技傳播，2018，10（24）.

[4]? 米東榮.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全保障體系建設(shè)[J].城建檔案，2018（12）：23-24.

[5]? 趙穎.電子檔案對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動作用研究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018（23）：202.

[6]? 古成.醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法探討[J].才智，2018（34）.

[7]? 朱堃.醫(yī)院電子檔案的安全防護措施優(yōu)化探討[J].全科口腔醫(yī)學(xué)電子雜志，2018，5（34）：35-36.

[8]? 時洪亮.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的醫(yī)院檔案的管理方式探討[J].蘭臺內(nèi)外，2018（7S）：26-28.

（收稿日期：2019-03-28）