高校政府采購檔案管理現狀分析及對策研究

王楠?陳忠航

為更好促進高校政府采購檔案管理工作科學化、規范化、制度化、信息化，本文結合工作實踐論述了高校政府采購檔案的含義內容，明確了檔案管理的重要意義，分析了目前高校政府采購檔案管理存在的問題，提出了改進和加強高校政府采購檔案管理工作的幾點建議。

一、高校政府采購檔案管理的現狀分析

（一）重視程度不夠。從整體上而言，高校政府采購檔案管理工作與政府采購活動本身相比稍顯滯后，是整個程序中較為薄弱的一個環節。對于政府采購檔案管理所具有的價值，部分高校尚未認識到，僅僅認為是后續審計部門檢查的材料。高校政府采購檔案管理內容多、雜，而且涉及的部門多、環節多，各個高校的管理人員在參與政府采購過程中只重視采購程序是否符合要求，對采購完成后檔案的保管沒有足夠的重視。

（二）管理制度缺乏。高校政府采購檔案涵蓋了項目的立項申請審批、采購計劃申報審批、招投標文件制作、采購合同簽訂、驗收報告等資料，部門高校缺少專門的采購檔案管理實施細則，或者有高校制定了規章制度卻只是掛在檔案室的一項規定沒有實際落實，使得高校各個部門對檔案收集范圍以及整理和分類標準等不統一，加上各個職能部門作為采購活動的中間環節，只按其所屬各自只保管自己科室的檔案材料，使采購檔案材料被人為分割成的好幾部門，各自為屬歸檔，導致高校政府采購檔案管理缺乏連續性、連貫性和整體性。

（三）人員專業素養不高。部分高校沒有落實專職人員管理政府采購檔案，幾乎都是兼職檔案管理員。工作人員日常工作較多，對檔案管理的內容沒有界限，不清楚哪些應該歸檔、哪些不歸檔，還有對檔案管理的時效性并未重視，所形成的紙質材料歸檔不及時，還有的高校管理人員對檔案收集往往不夠細致，僅僅把政府采購開始以來所產生的材料收集起來，認為只要裝訂到一起、放到一起就認為是歸檔了，缺少目錄缺少標題的現象較為常見。比如同一項目的采購文件沒有統一存檔。同時，交到檔案室的采購檔案隨意出借等情況在一些高校也較為常見。

（四）硬件投入不足。部分高校缺少必要的檔案管理硬件設施，僅僅是配備了一個房間即建成了檔案室，有的高校投入了計算機、打印機、復印機、掃描儀、裝訂器等，但隨著科技的發展，信息化的發展導致傳統的管理方式已難以達到新時期高校政府采購檔案保存和管理的硬件要求。

（五）職能部門缺乏溝通。高校政府采購工作需要內部幾個職能科室共同協作，比如采購辦公室主要負責招標部分，而資金則是由計劃財務部門負責，項目立項則由教學科研部門負責。然而科室之間卻互不溝通，互不協調，更沒有劃分部門與部門之間分工歸檔的范圍，造成重復歸檔或是遺漏材料。

（六）電子化管理滯后。一些高校檔案室配備了基礎硬件，配套了數字化管理軟件。但部分高校認為把采購檔案信息錄入電腦即實現了信息化管理，根本沒有實現檔案信息統一嵌入數據庫中，在一定程度上導致采購檔案無法共享，影響了檔案的利用率。

二、高校政府采購檔案管理的優化對策

（一）加強學習宣傳。高校要加強學習《政府采購法》《政府采購法實施條例》《檔案法》等相關法律法規，加大宣傳檔案管理法律知識，適時組織相關人員集中學習探討，通過學習交流提高工作人員檔案管理意識和法制觀念，使他們在日常工作中更加重視做好檔案的收集、分類，更加自覺做好檔案歸檔工作。

（二）完善制度體系。各個高校要嚴格按照《政府采購法》的要求，建立一套完整的規章制度，統一管理口徑，明確保管內容、界定職能部門職責范圍。

（三）提升隊伍專業能力。管理隊伍上應選擇一些責任心強、業務素質好的專職檔案人員，定期組織專業的檔案知識及現行政府采購法律法規培訓，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環節，提高檔案管理工作人員的法律意識、業務水平，掌握高效合理的檔案管理技能。

（四）增加檔案室硬件投入。各高校要加強檔案軟硬件建設投入，建立專門的檔案室，配備計算機、打印復機、掃描儀、裝訂機、刻錄機、監控及檔案管理軟件，實現檔案信息資源的共享，做到檔案查閱檢索方便快捷。

（五）加強檔案管理考核。各高校要將采購檔案管理納入考核，參照考核內容和標準對項目檔案裝訂歸檔進行清點驗收，對考核結果進行公示。

（六）提高電子化、數字化水平。充分運用電腦和檔案管理軟件等先進的管理手段，提升高校政府采購檔案利用率。在檔案管理工作的過程中，務必做好安全管理工作，尤其是網絡安全管理工作，要利用先進的網絡安全技術來提高政府采購項目檔案管理信息化系統的安全性。

綜上所述，高校政府采購檔案管理作為政府采購工作中最容易忽視的一個環節，只有從根本上重視，通過健全制度、加強培訓、增大投入、強化監督等方式對其優化，才能提高檔案管理水平，才能發揮高校政府采購檔案應有的價值和作用。唯有不斷在探索中學習，在實踐中總結經驗才能切實推動高校政府采購檔案的管理水平。（作者單位：吉林醫藥學院，資產管理處）