數字化檔案推動新時期檔案管理工作的發展探析

張婷

摘要：在信息化時代，各行各業逐漸穩定發展，企業開始重視新時期檔案管理工作。本文將對數字化檔案管理的特點進行簡要概述，重點分析數字化檔案推動新時期檔案管理工作的具體策略，包括增強自身檔案管理意識、提升檔案管理人員的數字化管理技能、更新硬件設備、及時建立和更新相關標準等。

關鍵詞：企業;檔案管理;數字化

在社會發展不斷進步的當下，產生的檔案資料越來越多，原先的人工管理方式已經無法有效保證檔案管理工作的時效性和準確性，也無法滿足當下的檔案管理工作需求。然而在計算機技術不斷發展和應用之下，檔案管理工作漸漸實現了電子化，如此一來便從根本上緩解了檔案裝具缺乏、信息化不足以及檢索緩慢等問題，也漸漸誕生了一種新型的檔案管理形式，即數字化檔案管理。

1數字化檔案管理的特點

1.1經濟效益高

以往我國檔案管理工作一般采用粗放型模式進行辦公，當不能及時處理大量檔案信息時，經常通過增加辦公經費和擴充辦公人員兩種方法來處理，導致成本大幅度增加。把數字化檔案應用到檔案管理工作中，可以有效解決此問題。由于數字化檔案不再將紙質作為載體，而是通過新型的機讀檔案，所以既能夠減少檔案保管費用，又能夠節省大量占地使用面積，進而提升企業的經濟效益。

1.2工作效率高

通常檔案管理是采用紙張作為主要載體，放在檔案館或檔案室中存放，因為檔案的存儲量大且集中，檔案管理人員要是沒有做好管理，需要查閱資料時就會花費大量時間與精力。應用數字化檔案管理，管理人員將各種資料提前傳到計算機系統中，做好相應分類，在查詢時可以快速找到所需要的資料，既省時又省力，提高了工作效率。

2數字化檔案在檔案管理工作中發揮作用的基礎

2.1信息化社會為數字化檔案管理提供了機遇

在以往的數字化檔案管理過程當中，往往依靠的是人工，對數字化檔案管理進行分類與整理，從一定程度上來說，人工管理企業的人事檔案容易出現一定的失誤率，容易把檔案的一些關鍵性內容遺漏。在信息化社會，隨著電腦技術與通信技術的迅猛發展，這些社會科技發展的現實條件，都為企業人事檔案的管理提供了新的發展機遇，隨著信息化社會的不斷發展，為數字化檔案管理提供了更好的發展平臺，人們可以更方便地利用信息以及電腦網絡技術為企業的檔案管理進行信息化處理，達到對企業管理的電子化、現代化，實現高效率的管理。

2.2檔案管理人員的專業化水平不斷提高

隨著信息化社會的到來，電子計算機技術迅速地應用到數字化檔案管理中來，這就使得企業管理人員不得不面對信息化社會對檔案管理所帶來的便利條件。檔案管理人員對信息化社會的不斷適應以及電腦技術應用的不斷提高，企業的檔案管理越來越多地被應用到電腦信息技術中來，數據存儲和數據提取為數字化檔案管理的核心，把企業的檔案管理予以信息化、技術化、數據化，達到了企業檔案管理的高效率。

3數字化檔案管理相對于傳統檔案管理的優勢

3.1檔案管理的保密性更強

信息化社會的到來，為企業人事檔案的管理提供了相當便捷的途徑，但是必須認識到信息化社會的到來，為數字化檔案管理提供發展的機遇的同時，也為其帶來了挑戰。這是因為在信息化社會當中，人們的信息都是通過數據化來加以儲存的。數據化的儲存方式，使得企業人事檔案的管理也變得迅捷。從這個意義上來說，人事檔案關系著一個人的政治前途以及發展潛力，人事檔案的泄密是數字化檔案管理所必須加以提高警惕。

3.2檔案管理人員的計算機水平能夠得以有效提升

企，業檔案管理的制度與數字化檔案管理的水平在很大程度上決定了企業的檔案管理能否規范化以及程序化。這個層面上來說，社會對計算機技術的不斷應用，實際上也為數字化檔案管理帶來了這樣的挑戰。企業的檔案管理人員能否及時的跟上信息技術的不斷發展以及電子計算機技術的不斷更新換代，以及能否適應這樣的社會發展趨勢以及科技發展的不斷變化。

4未來發展

自進入信息時代，人們越來越多地依靠網絡去獲取知識和信息，可以預見，未來人們到檔案館的次數與時間會漸漸變少，甚至不用再親自跑去檔案館查閱信息。因此，在未來還必須要做好這幾項工作：第一，加大對數字化檔案建設必要性的宣傳，以及檔案管理人員的業務培訓，全方位提升檔案工作人員的素質;第二，加大現存檔案的數字化建設，實現館藏檔案全面性的數字化處理，確保傳統檔案能夠穩妥地過渡到數字化檔案;第三，漸漸將現有的檔案工作體系轉變為數字化工作體系，建立完善的工作體系。

5結語

在計算機網絡不斷發展的今天，通過各項數字化存儲技術，各種檔案信息都能夠被有效收集起來，供所有機構和個人進行查詢和使用。這一項發展不斷推動著數字化技術的應用，還給檔案管理帶來了新的發展機遇，檔案管理部門只有牢牢抓住這一機遇，才能夠適應當下的發展環境，并取得更多檔案管理優勢。

參考文獻

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