淺談機構改革中的檔案管理工作

楊杰

【摘要】在當前機構改革中，作為機關基礎工作的檔案管理，面臨重大變化和挑戰，切實做好機構改革中的檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，記錄好、整理好、交接好、管理好、使用好文書檔案，維護好機構改革前后歷史的真實面貌，是做好檔案工作的重要環節。

【關鍵詞】機構改革;檔案管理

一、找準癥結所在

檔案工作是維護歷史真實面貌、提高工作效率和質量的基礎性工作。在機構改革過程中，檔案最容易散失、丟失，稍有不慎就會造成對社會、對國家無法彌補的損失。機構改革期間，檔案管理工作歸納起來，主要存在以下幾方面問題：

（一）對檔案的重視制度不夠。機構改革期間，更多關注的是“三定”工作。側重考慮的是如何轉變職能及設置科室、人員調整、職責明確及財務資產處置等，往往不重視檔案管理工作，很少會有部門將檔案工作納入總體工作部署，更不用說是配備專職檔案管理員，即使配備檔案管理員，也身兼數職，沒有精力從事具體檔案工作，且多為剛就業的大學生，對檔案工作知之甚少，加上崗位變動頻繁，難以適應檔案工作穩定持續發展的需要。

（二）檔案歸屬出現問題。機關部門由于各種原因沒有足夠的時間開展對本單位檔案資源的摸底調查，不能真實了解本單位檔案及檔案室的基本情況。多數單位沒有把所有類別檔案納入到檔案集中統一管理中，造成應歸檔的檔案類別不齊，表現為只注重文書檔案收集歸檔，而專門業務檔案則分散在科室或個人手中，機構改革時會造成檔案資料的散失和檔案資源不全。

（三）設施不全。有的單位雖安裝了檔案管理軟件，但檔案管理員對軟件應用不熟悉，不會管理文件，目錄數據庫和原文數據庫，信息化建設滯后。還有的是檔案信息安全意識不強，必要的防護措施不到位，沒有配備檔案管理專用計算機，往往將檔案存放在連接互聯網的辦公電腦上，容易導致涉密檔案信息資源丟失和泄露。

二、具體應對措施

針對以上存在的問題，檔案部門必須提高政治站位，防微杜漸制定工作預案，開展超前謀劃指導。尤其對涉改單位部門的檔案法制宣傳和教育，適時組織檔案人員進行檔案業務培訓，提高各方面人員的思想認識，確保機構改革中的檔案工作能夠順利有效依法依規有序開展。具體包括如下方面：

（一）摸清基本情況。為做好機構改革檔案管理移交的前期準備工作，檔案部門對涉及機構改革的相關部門需開展摸底調查工作，摸清涉及改革部門檔案室現存基本情況，將實際情況與新時期檔案管理工作相結合，探索工作對策，為制定下一步工作方案提供堅實的事實依據。強調新組建后的單位，檔案用房面積按照標準設置，更新基礎設施，提供必要的保管設備，辦公和庫房分開、庫房不得堆放雜物，要保障庫房安全，有必要的防火設備等。

（二）明確工作重點。要精準定位相關機構改革部門，及時搜集整理匯總當前涉及新一輪機構改革部門的檔案整理情況，進一步理順完善重點工作領域，明確工作目標，掌握涉及新一輪機構改革單位檔案存放情況，為接下來的機構改革檔案移交工作打下堅固的業務基礎。

（三）明確職責定位。本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的態度，明確責任，密切配合，積極采取必要措施，進一步健全完善檔案工作機制，確保檔案得到妥善安全處置。改革涉及的部門和單位，要制定檔案管理與處置工作方案，明確檔案工作負責機構和人員安排，確定檔案各種門類、各種載體，收集、整理、清點、交接工作的程序和環節，以及日常保管、利用要求等，方案經同級檔案行政管理部門同意后實施。按照規定及時向同級綜合檔案館或新組建機構移交檔案。新組建和職能發生變化的部門和單位要編制或修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，報同級檔案行政管理部門審查同意后執行。檔案行政管理部門負責本行政區域內涉改單位的檔案管理與處置工作方案審查，檔案交接與管理工作監督指導，文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審定等工作，協調處理本行政區域內發生的檔案歸屬爭議等問題。檔案部門要積極做好檔案接收進館的各項準備工作，防止因接收不及時出現檔案遺失的現象。

（四）制定處置方案。明確分管負責人、責任部門及人員、時間安排和具體工作要求。落實工作經費，要留足滿足檔案整理、數字化及移交工作所需費用。組織檔案清點、移交大動員，明確檔案各種門類、各種載體收集、整理、鑒定、保管、利用和清點、交接等工作具體要求，特別要強調音像、實物、電子等特種載體類檔案收集、移交要求。將檔案清點、歸檔移交與人員轉隸相結合，檔案未完成移交的，不得辦理轉隸手續。任何部門單位和個人不得擅自帶走、留存、轉移、銷毀檔案。

（五）做好檔案移交。原立檔單位撤銷、合并以后，原檔案全宗封存，并向新組建機構或同級國家綜合檔案館移交。檔案移交應由原單位在終止以前，依據法律法規和標準規范，完成各種門類檔案收集、整理、數字化等工作后，方可辦理。

（六）依法履行檔案職責。明確分管檔案工作領導，解決新組建機構檔案工作相關事宜;明確檔案管理機構及其職責，承擔新組建機構檔案管理制度制定、檔案收集、保管、利用等職責;落實檔案工作人員，完善工作機制，規范有序管理新組建機構檔案;制定或重新修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，明確各部門文件形成積累、歸檔管理等職責。縣市檔案部門是負責監督指導機構改革部門單位檔案管理、處置工作的主體。要做到三個主動：一是主動和當地編辦聯系。了解掌握機構改革動態、涉改單位名單和基本情況，根據涉改單位情況組織督查指導小組。二是主動和機構改革單位聯系。涉改單位多，情況復雜，需要分類分組開展指導。撤銷、合并單位，審查檔案管理與處置工作方案，重點監督指導檔案收集、清點、整理、數字化，做好移交準備并辦理移交;新組建或職責調整單位，根據單位三定方案修訂的主要工作職責和改革進度，重點協助指導他們搞好改革期間的檔案資料收集和移交工作，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，指導做好檔案管理制度制定、人員落實、保管設施設備配置等工作，確保檔案完整齊全和安全保密。三是主動向機構改革領導小組報告工作進展情況、存在的問題及建議。對于發現的拒不移交、銷毀買賣、遺棄、贈送、撕毀等擅自處置檔案的行為，要及時依法查處。

（七）完整接收案卷。凡是接收進館的檔案應涵蓋全宗存續期間各種門類和載體檔案，收集完整、整理規范，完成數字化。接收時，要認真進行進館前的清點檢查，保證進館檔案內容、形式、案卷質量符合標準要求。交接雙方按照規定辦理交接手續，檔案移交說明、交接單、移交檔案目錄等應及時存入全宗卷保管。

（八）整合立卷思路。機構變動形式不同，帶來的檔案歸屬流向、全宗的劃分、檔案管理職責的變化也不同。涉改單位應根據機構改革方案的要求，對檔案進行合理合法處置，做到科學有序。具體思路：一是不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門和單位，自變動之日起檔案全宗終止，實行封口管理，不得分散，按照規范要求進行整理，移交同級綜合檔案館。二是新組建的獨立機構自成立之日起形成的檔案，由同級檔案行政部門分配新的檔案全宗，按有關規定進行管理。三是保留原機構名稱、優化職能或部分職責發生變化的，沿用原檔案全宗。部分職責劃入其他機構的，劃入前的檔案仍屬原檔案全宗，不得分散，不得擅自帶入新機構。相關機構需要利用該部門檔案的，檔案保管部門應按照規定提供利用。四是更名、調整領導管理體制的機構繼續沿用原檔案全宗。五是兩個或兩個以上機構合并成一個新機構的，原機構全宗終止。之前形成的文件材料整理、清點完畢后，按照進館要求移交同級綜合檔案館，或實行封口管理，由新組建機構代管，達到規定進館年限后，再移交進館。新組建機構所形成的檔案按新單位名稱另立全宗管理。六是存在其他情況的，檔案的管理與處置按《機關檔案工作條例》第二十六條規定執行。七是結合單位主要職能，清查散存在各內設機構和個人手上的文件材料，并進行登記造冊，做到應收盡收。對各門類檔案嚴格按照行業標準及移交進館要求進行系統整理、編目，編制好檢索工具。八是移交內容包括檔案、資料和檢索工具。移交的檔案是指原機構存續時保管與形成的全部檔案資料，包括文書檔案、科技檔案、專業檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案和重大活動檔案等。資料主要包括各種業務職能活動的資料、出版物及基礎數據匯編、全宗卷等。九是各涉改單位要嚴格履行檔案移交手續。向同級綜合檔案館移交檔案時，由涉改單位檔案工作機構負責人向同級綜合檔案館移交檔案、檢索工具與全宗卷，確認無誤后，在交接文據上簽字，一式兩份，存入全宗卷永久保管;向新機構移交檔案時，移交工作應在交接雙方分管檔案工作的負責人主持下，確認無誤后，雙方在交接文據上簽字，一式三份，由交接雙方分別存入各自全宗卷永久保管，一份交同級檔案行政部門備案。十是不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門和單位要在檔案全宗終止后 6 個月內完成移交工作。

三、強化組織領導

（一）切實加強領導。全市各級各部門要高度重視涉改單位的檔案處置工作，提高政治站位，把涉改單位檔案處置工作納入機構改革組織實施的總體部署，切實加強組織領導。各涉改單位要成立檔案處置工作領導小組，單位主要負責人擔任組長，組織精干力量做好檔案處置的各項工作。檔案處置與管理工作方案要提交單位黨組織專題研究，細化工作舉措，倒排時間工期，把好時間節點，做到檔案處置工作與機構改革工作同步推進。

（二）嚴格落實責任。各涉改單位主要負責人要切實擔負起檔案處置工作的主體責任，把檔案清查及收集、鑒定、整理、移交等每個環節任務都明確到崗、責任到人，做到“檔案處置不到位，處置隊伍人員不能散”，要把檔案處置工作作為評估機構改革工作是否落實到位的重要指標，加強檢查與督促。各級綜合檔案館要組織專門力量做好涉改單位檔案接收服務工作。

（三）嚴肅檔案處置工作紀律。任何單位和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。對機構改革中造成檔案丟失、損毀、轉移、泄密的單位和個人，對拒不按國家規定處置和移交檔案的單位和個人，要嚴格依據檔案法、保密法和《檔案管理違法違紀行為處分規定》的規定，追究有關人員責任。