淺談醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的建立與管理

馮曉美

【摘要】建立個人專業(yè)技術(shù)檔案是新時期醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢，醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，本文分析了目前醫(yī)院個人專業(yè)技術(shù)檔案建立的現(xiàn)狀，結(jié)合醫(yī)院的特點，對個人專業(yè)技術(shù)檔案的歸檔范圍、保管方法、合理利用等進行了探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;專業(yè)技術(shù)人員;檔案管理

專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)檔案的建立和管理，是專業(yè)技術(shù)人員管理工作的一項基本工作，是人事檔案的補充和完善，建立專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案，對合理地開發(fā)利用人才資源，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，具有重要的意義。

一、個人專業(yè)技術(shù)檔案的現(xiàn)狀和特點

（一）專業(yè)技術(shù)性。醫(yī)院個人專業(yè)技術(shù)檔案，其內(nèi)容和形式具有明顯的專業(yè)性。它集中反映了醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)學習、工作業(yè)績、職稱晉升、科研水平、論文專著發(fā)表、接受繼續(xù)教育等業(yè)務(wù)活動狀況。因此，個人專業(yè)技術(shù)檔案的收集必須是以業(yè)務(wù)活動中自然形成的文件材料為前提。

（二）個體性。醫(yī)院個人專業(yè)技術(shù)檔案，是每個具有專業(yè)技術(shù)職稱人員從分配到醫(yī)院開始，到初級職稱評定，中、高級專業(yè)技術(shù)職稱晉升，歷次業(yè)務(wù)進修學習、學術(shù)論文發(fā)表等業(yè)務(wù)活動中，個人業(yè)務(wù)水平不斷提高過程的真實記載，是獨立的整體，具有較強的個體性，因此個人專業(yè)技術(shù)檔案必須是以個人作為保管單位。

（三）動態(tài)性。醫(yī)院個人專業(yè)技術(shù)檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、繼續(xù)教育學習證明、論文發(fā)表、進修學習、業(yè)務(wù)交流、臨床帶教等表明個人工作能力和業(yè)務(wù)水平逐步提高過程中不斷產(chǎn)生的主要文件材料而變動，是在不斷補充、充實中逐步完善的。

二、個人專業(yè)技術(shù)檔案的作用

個人專業(yè)技術(shù)檔案真實地記載了個人的專業(yè)技術(shù)思想、專業(yè)技術(shù)方法和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗，是廣大醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員勞動的結(jié)晶，它能為科研管理機構(gòu)和醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員在進行專業(yè)職稱晉升、科研管理、專業(yè)技術(shù)決策、科學研究、技術(shù)交流、經(jīng)驗總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。專業(yè)技術(shù)人員個人應(yīng)高度重視專業(yè)技術(shù)資料形成的規(guī)范化，保持檔案資料的原始面貌，確保資料的真實性。同時，按照規(guī)定及時完整移交醫(yī)院管理部門整理歸檔保存。個人專業(yè)技術(shù)檔案的建立包括檔案的收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)。

（一）個人專業(yè)技術(shù)檔案的收集是管理專業(yè)技術(shù)檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。是為利用工作累積信息的過程，是維護檔案完整性和真實性，保證其作用發(fā)揮的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)側(cè)重于個人專業(yè)技術(shù)檔案收集范圍，同時也應(yīng)注意凡不宜歸入人事檔案又不屬于文書檔案的，而確屬反映醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)活動的材料，都應(yīng)歸入個人專業(yè)技術(shù)檔案的范圍，使個人專業(yè)技術(shù)檔案更加完善、規(guī)范。因此，我院對個人專業(yè)技術(shù)檔案規(guī)定了收集范圍：一是科學技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績檔案;二是任職期滿資格考核評審表;三是專業(yè)技術(shù)年度考核登記表;四是各種成績單（計算機模塊、職稱英語等）;五是職稱晉升相關(guān)資料;六是國內(nèi)外學習進修情況、業(yè)務(wù)培訓、專業(yè)水平等;七是各種證書（學歷、學位證、資格證、執(zhí)業(yè)證、任職學術(shù)團體證書）等;八是繼續(xù)教育證書及學分證;九是刊登論文復印件。科學技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績檔案，其內(nèi)容包括：個人簡歷基本情況、主要工作經(jīng)歷、擔任過的主要技術(shù)工作、業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)業(yè)務(wù)個人小結(jié)和技術(shù)組織評語、考核登記、國內(nèi)外進修情況登記、科研成果和技術(shù)業(yè)務(wù)工作受獎登記、著作和論文登記、出國短期學習及參加國際學術(shù)活動等情況、培養(yǎng)人才情況登記等。但檔案立卷后不是一成不變的，而是隨著個人所從事的社會實踐活動不斷增加而豐富。所以檔案管理人員要不失時機地維護好個人專業(yè)技術(shù)檔案的完整性。

（二）個人業(yè)務(wù)文件材料是在每項活動結(jié)束后進行隨時歸檔。歸檔的文件材料必須完整、準確，書寫材料規(guī)范，能全面如實地反映個人業(yè)務(wù)活動的過程及結(jié)果。

三、個人專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理和利用

專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的特點決定了材料構(gòu)成的形式不同于其它檔案：一是建立科學的又切合本單位實際的分類方案，以人建檔，組卷采取一人一卷和袋裝形式，編排是按照姓氏、入職時間、工號進行排列。存放上架采用袋裝方式，袋的封面、背脊處貼有姓名編號，我院每位專業(yè)技術(shù)人員的工號作為檔案號，以便于查閱和利用。二是對調(diào)出調(diào)入的專業(yè)技術(shù)人員，原單位應(yīng)將個人專業(yè)技術(shù)檔案轉(zhuǎn)至新單位。做到“檔隨人走，檔如其人”，避免因檔案轉(zhuǎn)移不及時產(chǎn)生“有檔無人、有人無檔”的現(xiàn)象，防止編造、篡改檔案等行為。對新分配的人員必須在規(guī)定時間內(nèi)建檔，保證檔案資料的延續(xù)性和完整性，使個人專業(yè)技術(shù)檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

檔案的管理與利用是相輔相成、互相促進的，既要抓好管理，又要抓好利用，將兩者有機地結(jié)合起來，才能達到檔案工作的根本目的和要求。

總之，醫(yī)院個人專業(yè)技術(shù)檔案管理的最終目的就是利用，要充分發(fā)揮個人專業(yè)技術(shù)檔案的作用，就必須提高專業(yè)技術(shù)檔案管理水平。檔案管理工作應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思路，不斷深化對檔案工作意義的認識，健全法規(guī)制度，以人為本，夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提高人文素質(zhì)，增強服務(wù)意識，建立現(xiàn)代化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)利用檔案信息資源，使其在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展進程中發(fā)揮更大的作用。檔案管理部門應(yīng)積極收集利用專業(yè)技術(shù)檔案的反饋信息，進行深入研究，分析專業(yè)技術(shù)檔案信息發(fā)揮作用的情況，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，提高利用效率。只有這樣，才能使個人專業(yè)技術(shù)檔案更好地為領(lǐng)導決策服務(wù)，為醫(yī)院管理服務(wù)，為臨床醫(yī)療服務(wù)，為教學科研服務(wù)，更好地發(fā)揮潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。

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