如何提高科技檔案管理的質量與利用

唐艷

科技檔案在現代社會發展中有著非常重要的地位，能夠很好地促進現代科技發展，為相關的科技工作者提供研究方法、科研經驗、思維創新等，但在實際的檔案管理工作中，很多企事業單位沒有對科技檔案進行足夠的認識，科技檔案的利用率非常低，造成現在這個局面是因為相關的管理工作沒有按照要求執行，存在很多不達標的問題。因此，對待科技檔案管理的工作已經是刻不容緩，要保證其管理質量和利用率都能保持在一個高水平狀態，讓科技檔案能夠在科技發展中發揮其應有的價值，能夠不斷促進相關企事業單位科技發展。

一、提高檔案管理人員對科技檔案歸檔的認識

在現代社會中科技檔案管理工作對很多的科技檔案管理人員來說是一項非常繁瑣的科技工程，他們對于科技檔案沒有充分的認識，存在很大的管理誤區，認為僅僅是保管好就行，沒有嚴格遵照科技檔案管理的要求，這種做法是非常不對的。我們應該認識到科技檔案的意義所在，科技檔案管理工作在企事業單位科技研發中占有非常重要的地位，能夠為現在的研發創新提供很好的技術經驗支持，這些檔案管理工作是一項復雜的工程，不僅要做好各項資料的搜集、分類工作，還要為相關的科技工作者查閱科技檔案做出相應的管理制度，幫助他們能夠很方便的查閱到有關科技文獻，這些工作不是只由檔案管理工作人員進行負責的，也要業務人員進行輔助性工作，對以往的科研項目進行歸檔，資料整理分類等管理活動，對于業務人員的科技檔案管理水平提高有著很好的促進作用。做好資料搜集、管理、利用的工作，業務人員要把科技檔案的前期工作做好，管理基礎要全面可靠，這樣才能對科技檔案進行充分的開發利用，保證科技檔案信息能夠滿足社會共享的要求。因此，業務人員要對科技檔案有充分深刻的認識，明白其科研價值，才能夠很好提高科技檔案管理和開發利用的水平。

二、提高檔案管理人員的整體業務水平

科技檔案管理工作需要檔案管理人員進行專門的管理，換句話說，管理人員的業務水平決定科技檔案管理的質量和利用效率。因此，相關的企事業單位要對科技檔案管理人員進行專門的培訓，對他們的管理水平進行全面的提升。對檔案管理人員定期舉辦相關的專業管理工作培訓，從檔案的資料收集、整理、歸檔、分類等各個環節進行專業的培訓，同時對于科研專業的差異化，加深相關專業的認識了解，這樣從側面也能提高檔案管理人員的工作效率，建立完善的職業考核制度，對于檔案管理人員進行定期的檢查考核，保證人員能夠積極對待科技檔案管理工作;同時也要摒棄以前的舊思想，想要建設全新的檔案管理工作局面，就要積極引入高素質人才，加強人才隊伍的發展，建立健全人才發展機制，能夠很好的促進檔案管理工作創新發展;樹立模范帶頭作用，能夠在管理團隊中幫助其他工作人員的進步發展，也要加強管理人員的職業道德素養培訓，保證檔案管理人員的全方面提升，更好地服務于科技檔案管理工作，能夠為現代科技創新研發提供可靠的科研檔案資料。

三、檔案管理人員需要參與到科研人員的工作當中

在檔案管理工作中，科技檔案跟其他的檔案有著很大的區別，其屬性帶有很強的專業性，需要科研管理工作人員加入到科研工作中，跟科研人員進行專業交流學習，這樣才能對科研檔案管理工作質量有個很好的促進作用，保證科研檔案能夠發揮出應有的科研價值。大多數的檔案管理人員缺乏專業的科研知識，對于相關的科研項目不能完全了解，特別是對待專業領域的技術基礎知識了解不完整，在后期的檔案管理上就會出現很多問題，對于科研項目工作程序沒有非常充分的認識，使科技檔案的開發利用不能保持很好的狀態。因此，檔案管理人員要進行相關的科研項目的培訓，了解科研工作中的各個環節，對科研結果和相關檔案進行結果總結，可以進行資料的搜集并整理。此外，檔案管理人員融入到科研工作中，對科研項目進行深入的了解，這可以對整個項目資料的歸檔、裝訂等操作程序進行熟悉，能夠使管理人員具有更高的科研素質，對項目資料整理也能非常的熟悉，保證科技檔案管理工作順利進行。

四、完善檔案管理行業標準，加強執行力度

現代經濟水平正處于快速發展與社會建設的不斷完善時期，現在社會發展的每個行業中都有自己的執行標準和要求，這些標準都會根據行業內發生的問題制定，保證行業健康穩定發展，推動我國的企事業單位進行內部工作內容的修整與改革。因此，相對于科技檔案管理工作來說也要出臺一些相關的監管標準，保障這個工作能夠正規有秩序，提高科技檔案的管理質量水平，促進科技檔案能盡最大的可能發揮出其應有的價值。考慮到我們國家科技檔案管理工作發展現狀，要對相關標準隨時進行完善和修整，也要關注其他行業的標準制定，這樣可以參考一下檔案管理制度進行各項優化，使制度制定能夠保證跟工作更好的適用，避免制定的管理標準和管理政策之間存在很多不適應的問題，影響到科技檔案的實際使用率。此外，相關的企事業單位要了解自己單位的科研項目實際狀況，總結其中的問題，并對檔案管理標準進行專門制定。針對科技檔案管理的工作來說，其本身附有專業性和類型多等屬性，不一樣的科技檔案進行檔案管理時存在很多不同的方式。因此，相關的檔案管理單位要對不同的科研檔案，根據實際工作的狀況，單獨設定符合這項科研項目活動的管理標準，管理程序和管理內容要完全的統一化。另外，制定行業制度后，下一步就要加大力度對該制度進行監督，保證相關的檔案管理人員能夠完全遵守該制度標準進行管理工作，這樣就很好地保證科技檔案管理有序進行，為科研工作者提供非常方便的資料查詢工作。

五、做好科技檔案的系統管理工作

科技檔案管理需要一套完善的工作程序，對科技檔案中的每一部分進行仔細認真的管理，特別是對科技檔案進行歸類，一定要做好相關的目錄平臺，后面可以根據相關的關鍵詞進行查找，能夠對后期資料檔案查詢帶來方便，這樣的措施可以很好提升科技檔案使用率。科技檔案在實際的應用中，可以建設好相關的工作系統和平臺，對每個檔案統計分類信息，將每部分的科技檔案屬性和類別確定下來，對其大部分的科技檔案能夠設置整理和保管工作方案，經過這樣一番整理工作之后，就可以對后面科技項目研發活動帶來很好的輔助效果，也能發揮出科技檔案的應有價值。科技檔案主要是對以前的科研成果進行詳細的記載，這些檔案最關鍵的是如何將其價值發揮出來，所以建立一套完整的檔案使用制度，能夠很好地促進科技檔案利用率，對現在及后面的科研項目起到很不錯的指導作用，避免在實驗中發生不必要的麻煩，提高科研項目的成功率。所以我們要結合不同專業的科研檔案特點，針對性的建立相關的檔案管理制度和使用規范，能夠保證科技檔案的使用率逐漸提升，發揮出科技檔案該有的價值，促進我國的科技進步發展。

改革開放以來，我們國家的現代化發展越來越快，經濟文化科技都得到不少的發展成果，對于這些發展成果都需要有相關的記錄，這時檔案就會發揮出其重要價值。相對西方發達國家發展水平來說，我們國家的科研基礎比較薄弱，需要自己在前人的成果上面進行創新，這樣才能夠促進我們國家的科技發展實力，相關的企事業單位要重點關注對于科技檔案的管理工作，需要加大資金、人力和物力的投入，制定相應的管理制度和標準，對檔案管理人員進行專門的職業培訓，提升他們的專業技術能力，全面提高綜合素質，保障科技檔案得到充分的利用，為現代科技進步發揮出該有的價值。

（作者單位：昭通市天麻研究院）