秘書做好信息工作的有效途徑

胡峰力

摘 要：信息工作是秘書日常工作的重要環節，從本質上講，秘書 工作的基本職能就在于接收信息、處理信息、利用信息和溝通信息。秘書做好信息工作能更積極地輔助領導決策，也能為解決日常實務構筑基礎平臺。正因如此，作為職業秘書，理應探索尋求做好信息工作的有效途徑，真正做到積極主動、講求實效。

關鍵詞：秘書;信息; 實效

在現實中，秘書做好信息工作，對輔助領導決策、處理日常事務、應對緊急情況等諸多方面都有著極為重要的支撐作用，所以尋求信息工作的有效途徑，也是秘書的一項業務修煉。

日常工作中，信息的存在形式是多面的。例如，秘書收到的文件及郵件，接聽的電話，閱讀的報刊，瀏覽的網頁及形成的會議記錄等。面對每天接觸的各種紛繁復雜的信息，作為秘書，如何有效地處理這些信息，保障信息工作得以順利開展，使之為領導的決策發揮積極作用，應著力從以下幾方面入手：

一、 著眼領導工作，做到有效輔助

秘書是近身服務于領導的工作人員，其工作定位必然是以領導為服務對象，以領導及其工作為核心。可以說，秘書輔助領導日常工作是一個常態，因而，那些上傳下達、左右疏通、撰寫文稿、會議淮備、文書處理、電話處理等信息工作都是圍繞其間的必要環節。面對這樣種情勢，秘書信息工作的基本途徑理應是著眼領導工作，做到有效輔助。

毋庸置疑，領導日常工作的每個環節無不和秘書的信息處理緊密相關。譬如，當領導表示出某種意圖時，秘書應當注意領會和把握其主要精神，并以此為信息處理的切入點，最終形成決策所需的文本，為解決今后的實際問題搭橋鋪路。又如，當領導有外出考察任務時，秘書應當及時傳遞輔助信息，這其中除了制訂明確的計劃外，還應竭盡所能提供考察地的相關背景資料，以保障領導出行的實效性，提高其工作效率。

二、放眼日常事務，做到未雨綢繆

作為秘書，除了接聽電話、收發文件、迎來送往、參加會議等冗雜的日常事務外，還要經常面對工作中隨時可能出現的各種特殊狀況。可以說，信息大量涌入、高度密集。一個職業秘書對此應有足夠的心理準備，以科學的預見和充分的實戰經驗，使自己立于不敗之地。 所以，秘書信息工作的第二個途徑應該是放眼日常事務，做到未雨綢繆。

現代管理日趨復雜，無形之中給秘書的信息工作帶來了各種挑戰。就以開會為例，召開一次會議，其間的策劃、組織、協調、寫作、主持等過程最能考量秘書的信息處理能力。這主要表現在：一是根據領導意圖和工作方向確定會議主題;二是根據會議內容制定會議議程;三是準備會議文件;四是做好會議通知;五是根據會議要求合理調配各種資源;六是應對會議其間的各種信息疏漏情況;七是會議期間作好記錄、編寫簡報;八是會后撰寫會議紀要。如此林林總總，秘書對各種會議信息的處理非但任務重，責任也大。

因此，信息工作要求秘書能通過日常工作做個有心人，練就體察世事，預測準備的內功，正所謂“于無聲處聽驚雷”。

三、主動承擔任務，做到有效溝通

主動處理信息、謹慎傳遞信息，力求信息工作的暢通，這是對秘書的又一項考驗。秘書信息工作的第三個途徑應該是主動承擔任務，做到有效溝通。

某酒店的總裁秘書王琳在這方面也為我們樹立了榜樣。王琳是一個綜合素質高、業務能力強的金領秘書。她的信息處理亮點表現在：一是對閱讀的各種信息都會有針對性地進行摘錄;二是在重大節慶日，會親自致電、或撰寫賀信及賀卡發給重要客戶;三是隨時就各類問題與部門負責人溝通。王琳對信息處理的主動與細致，不但為她開展日常工作打開了通道，更為酒店贏得了極高的聲譽，酒店入住率能始終保持較高的水準，軍功章上也有她的一角。

從王琳的做法可以看到，雖然秘書并沒有義務犧牲自己的私人時間去額外地投身于工作，但如果秘書主動承擔任務，那樣既是對自身的打造，也是一種積極的境界，更是實現有效溝通的基本前提。可以說，信息處理的良性循環便是打通管理的各種關節，理順工作思路，使組織內的成員朝著共同的愿景努力。

當領導工作遇到疑難雜癥，秘書應積極主動地思考“我能為領導做些什么”，提供解決問題的建議信息，為領導分憂;當決策執行受阻時，秘書更有責任通過調研和協調，積極溝通上下左右，直到決策得以順利貫徹執行。

四、重視信息反饋，做到適時跟進？

秘書日常對信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是秘書活動的基本職能，也是秘書活動中的必然內容。由于秘書信息工作受歷史與自身認識能力的局限，對社會及單位的新精神、新動向、新政策、新經驗等“新鮮信息”的掌握總會有不到位的情況，這在一定層面上影響了解決問題的力度。為此，秘書信息工作的第四個途徑應該是重視信息反饋，做到適時跟進。

例如，秘書接到了盛怒之下的客戶的電話，既要及時處理問題，還要維護企業的形象;在上情下達的過程中，既要向相關人員講明領導的意圖，又要向領導反饋基層人員的各種思路。

作為一個職業秘書對所有工作的細節問題絕不可小覷，因為秘書對信息的處理是于細微處見精神。所以，積極主動，化繁為簡，講求實效理應是我們職業秘書信息工作努力的方向。

（作者單位：廣東科技學院，廣東，東莞 523083）