檔案管理現代化存在的問題及其解決措施

袁飛

[摘要] 隨著社會的不斷發展，檔案管理現代化面臨了越來越多的挑戰和困難。人才的缺失，技術與設備的落后，標準化建設不足等問題漸漸浮出水面。因此，在當今社會日新月異的挑戰下，要更加著眼于檔案管理現代化的發展，立足全局，統籌兼顧，有計劃、有針對性地針對該地區的實際情況，努力開發與我國檔案管理信息系統相適應的新技術和新方案。以下將具體介紹檔案管理工作存在的問題以及相對應的解決措施。

[關鍵詞] 檔案管理;現代化;問題及解決措施

[中圖分類號] G271;R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）07（b）-0189-02

Problems in the Modernization of Archive Management and Their Solutions

YUAN Fei

The Second People's Hospital of Xiangyang City， Xiangyang， Hubei Province， 441000 China

[Abstract] With the continuous development of society， the modernization of archive management faces more and more challenges and difficulties. The lack of talent， the backwardness of technology and equipment， and the lack of standardization have gradually surfaced. Therefore， under the ever-changing challenges of today's society， we must pay more attention to the development of modernization of archives management， base ourselves on the overall situation， make overall plans， and plan and target the actual situation of the region， and strive to develop and manage the information management system adapted new technologies and new solutions of China. Below， we will specifically introduce the problems in the file management work and the corresponding solutions.

[Key words] File management; Modernization; Problems and solutions

檔案管理現代化，就是在新的認知水平和技術水平下，對于檔案進行數據化采集和現代化管理。隨著時代日新月異的發展，數字化水平的不斷提高，信息化社會的不斷普及，原先的檔案管理方法已不能適用現在的檔案管理工作。現代化的檔案管理方法可以使檔案管理工作由原來的“以人為主”轉變成“以機為主”，使檔案從直至轉變到電子化。檔案也在此過程中更易于翻閱和查找，能大大提高資源的利用效率，節省人工成本。從而促進社會的進步和經濟效益的提高。目前檔案管理現代化工作仍然不完善，制約了一系列工作的發展，正視這一問題并且尋求解決這一問題是當下面臨的最為重要的問題。

1? 檔案管理現代化過程中存在的問題

1.1? 在思想上并未充分認識到檔案管理現代化問題中的重要性

當前，檔案管理從業人員還未有充分的檔案管理現代化的意識。一方面，多數人將檔案管理現代化建設流于表面，只關注形式上的現代化建設，而不深入地進行探究，導致檔案管理工作難以深入開展。另一方面，一部分人難以改變原先的檔案管理方式，拒絕檔案管理方式的革新，對新型的檔案管理現代化方式持拒絕甚至敵對態度。這兩方面就導致了檔案管理現代化事業不能快速高效的向前發展。不但不能革新，在遇到一些問題時也由于無準備、無策略以及無思路而不能及時、高效、迅速地應對。

1.2? 檔案管理人員素質有待提高，人才缺乏

對于檔案管理的領導人員來說，組織能力和領導能力不足，難以統籌協調指揮檔案管理現代化工作的開展。檔案管理工作涉及對于舊檔案的整理和歸納和對于新檔案的采集和整理，需要各部門不同人員的分工合作和合理搭配，對于領導的工作能力有很高的要求。對于檔案管理的基層管理人員來說，要具備扎實的檔案管理的基本知識和技能，更要熟練掌握和運用新的現代化檔案管理技術。以上兩種復合型的檔案管理人才，在實際的現代化檔案管理工作中非常稀缺。當前情況是，檔案管理工作趨于制度化和體制化，導致了在檔案管理現代化工作系統中難以引進現代化的、敢于革新的人才，不能給檔案管理工作注入新的活力。

1.3? 檔案管理現代化的過程缺乏資金的支持和引導

檔案管理現代化對于新的技術要求高，引入新的技術需要大量的資金，當前沒有形成對檔案管理現代化模式的科學認識，使得所需的資金不能及時到位，單位無法配備和引入現代化設備。此外，對于新技術、新方法的研究也需要大量的資金扶持，當前資金的短缺，使得對于檔案管理現代化的研究停滯，無法創造出更多標準化規范化的檔案管理現代化新興技術。有思想、有能力的現代化人才也會因為資金不足，檔案管理現代化研究艱苦而不愿意從事且長期從事這方面的事業，這就從另一個方面加劇了檔案管理現代化人才的缺失。

1.4? 檔案管理現代化進程中缺乏系統的體系和強有力的引導

檔案管理是一個聯動性很強的工作，需要各個部門的密切配合和及時溝通才能妥善地完成。目前，檔案工作的各部門單位整體聯動性差，各部門各自為政，溝通不順暢，導致了信息上的不對等，使得后續的工作無法高效的展開。同時，不進行有效的溝通，還會造成檔案管理的不規范和不標準，使檔案管理工作整體質量下降。

2? 對于檔案管理現代化過程中存在問題的解決措施

2.1? 加強對于檔案管理現代化建設的宣傳與學習

改變檔案管理從業人員對于檔案管理現代化的固態認識，加強其對于檔案管理現代化方式的了解，帶領其學習檔案管理現代化的相關知識。相關部門應該大力宣揚檔案管理現代化的相關知識，可對相關人員進行相關考核，做出一定程度的篩選與淘汰措施，使其從思想根源上加深對于檔案管理現代化進程重要性與必要性的認識。

2.2? 注意檔案管理人才的引進與培養，提升人員素質

人才是強軍之本，也是檔案管理現代化進程中最具活動性的一環。當前，對于人才的培養主要應該著眼于兩個方面。一方面對于已經在體制內的人來說，應該對其進行檔案管理現代化方面的培訓，使其熟悉檔案管理現代化的相關理論知識，并強化檔案管理現代化方面的技能訓練，諸如網絡應用、數據庫等。另一方面對于即將進入體制從事檔案管理相關工作的人來說，檔案管理部門應該改變傳統方式的考核，引入檔案管理現代化方面的知識，培養他們對于檔案管理現代化建設的熱情以及積極利用現代化方式進行檔案管理的意識及能力。與此同時，還應該加強檔案管理從業人員對于檔案管理現代化工作的熱情與信心，形成嚴謹負責，踏實肯干，敬業愛崗的檔案管理隊伍。

2.3? 增加檔案管理現代化工作的資金投入與使用效率

檔案管理現代化工作難以有效深入地進行下去，其重要原因在于對檔案管理現代化工作的資金投入不足。上級部門要深刻認識到這一點。加大檔案管理現代化工作的資金投入比例。只有資金到位了，才能吸引大量合適的優秀的檔案管理人才，使之為檔案管理現代化事業添磚加瓦。同樣，只有資金到位了，才能保證檔案管理現代化技術的科技含量，保證檔案管理現代化工作的辦公環境，保證檔案管理現代化工作的研發投入。在一定的資金投入條件下，還需要分清檔案管理現代化工作各部分的輕重緩急，使資金的得到合理的配置。比如，應該著重于投入引進新興的現代化設備以及技術，注重檔案管理現代化人才的培養，就應該把資金率先的流入這兩塊領域，使得檔案管理現代化事業的一個大框架能夠構筑起來。

2.4? 注重檔案管理現代化事業的系統建設，協調各部門之間的聯系

檔案管理現代化事業包含多個方面，比如多媒體技術和多元化的檔案信息表現，標準化的檔案信息組織順序和數據庫技術和有序化的檔案信息儲存和網絡技術等。這些部分不可能由一個部門單獨完成，勢必需要多個部門單位的分工合作和聯動配合。因此，解決部門之間的溝通間隔以及信息對稱問題顯得尤為重要。因此，有關部門就需要建立屬于自己的溝通體系以及分工方式，做到各司其職且能照顧全局。領導的作用在檔案管理事業中顯得尤為重要，由此，一個從上而下的管理體系必不可少。由領導來做出決策，基層工作者響應決策，雙方配合，才能高效地發展和完成檔案管理現代化工作。

3? 結語

社會發展的趨勢要求必須盡快加強檔案管理現代化建設的開展。檔案管理現代化工作是我們未來很長一段時間工作的主要方向，實現檔案管理的現代化也是需要追尋的目標。但是，目前檔案管理工作確實存在一系列的問題，還未引起上級領導和基層辦事人員的廣泛重視，檔案管理現代化工作任重道遠。針對當前檔案管理現代化進程中存在的問題，提出了一些措施，但是仍然不全面，在具體實際中遇到的問題會更多，解決的方法也能更多樣、更全面。對于檔案管理現代化實踐中遇到的問題，應該具體問題具體分析，從大處著眼，小處落手，統籌全局，縱橫發展。

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