廣播電視臺文書檔案管理中的問題及對策研究

潘英

摘要：廣播電視臺的檔案管理是電視臺客觀發展歷程的重要見證載體，在電視臺后續的發展過程中提供重要的經驗支持。隨著廣播電視臺的轉型升級，文書檔案管理工作也面臨新的挑戰，本文圍繞廣播電視臺文書檔案管理中的問題進行了論述，并提出了科學的建議和策略，供相關人士參考。

關鍵詞：廣播電視臺;文書檔案;檔案管理

一、引言

近年來，隨著廣播電視臺檔案數量的日益增多，文書檔案管理工作也面臨新的挑戰。一方面，檔案管理人員要加快適應檔案信息化管理模式，提高檔案管理效率。另一方面應結合新時期檔案管理工作的新要求不斷完善管理規程和管理標準，提高檔案管理的質量。針對廣播電視臺文書檔案管理的問題進行分析并采取有效策略是十分必要的。

二、廣播電視臺文書檔案管理的基本內容

當前，廣播電視臺文書檔案管理的內容主要包括三大方面。一方面是文書檔案的收集、整理、歸檔。根據廣播電視臺日常運營過程中產生的各種文件、資料進行完整的收集、并根據文書檔案的歸檔要求進行整理和歸檔。第二方面是文書檔案的開發、研究和利用。文書檔案不僅僅是廣播電視臺歷史演變的客觀見證，而且還是支持廣播電視臺后續發展經營的重要經驗和客觀資料。通過定期對廣播電視臺的文書檔案進行整理、分析和研究，為技術研究人員進行課題研究提供參考資料，為廣播電視臺制定決策或方案提供有價值的資料來源。第三方面是文書檔案的保管、鑒定和銷毀。文書檔案的保存管理需要結合廣播電視臺的實際情況，根據電視臺的檔案管理制度條例，保證文書檔案存儲的安全、整潔和有序。對檔案資料進行鑒別，并依照檔案管理制度進行定期銷毀。

三、廣播電視臺文書檔案管理中存在的主要問題

在廣播電視臺文書檔案管理工作中主要有以下幾點問題，需要工作人員正視。

首先，文書檔案的管理硬件設施條件急需完善升級。文書檔案有別于電子信息檔案，因此對于檔案管理和保存的硬件要求更多。比如，從文書檔案自身材料來考慮，由于紙質檔案中的紙張材料、筆墨材料會隨著環境和時間的變化而造成紙張顏色變黃、字跡模糊、油墨變質等問題，對于文書檔案的保管產生不利影響。再加上文書檔案容易受到光照、通風、溫度、濕度、微生物病菌等因素的破壞，加速紙質檔案壽命的縮減。要實現文書檔案管理工作的更高目標，必須加快完善按檔案管理的硬件設施和條件。

其次，文書檔案管理工作不夠精細化。隨著廣播電視臺檔案類型的日益增多，原有的檔案管理模式和管理方法已經不能適應新時期廣播電視臺文書檔案管理工作的實際需求，必須采取更加精細化的管理方式，提高文書檔案管理的質量。

第三，檔案管理工作人員的素質和技能水平有待提升。在文書檔案管理工作中，因人為因素而導致的檔案損壞或丟失現象仍有存在。從側面反映出，檔案管理工作人員還需要在責任心、業務知識和技能等方面進一步加強，以更好地完成廣播電視臺文書檔案管理的工作任務和工作目標。

四、廣播電視臺文書檔案管理的優化對策

首先，完善和升級文書檔案管理的硬件設施。文書檔案管理工作必須依靠良好必要的基礎硬件設施。一方面，加快建立專業的文書檔案庫房，對檔案房間的位置和環境布局進行合理設計，確保室內環境通風良好、光線適中、灰塵潔凈度好、溫濕度可調節。尤其注意檔案保存房間內的防水防潮，為文書檔案保管創建有利的基礎條件。另一方面，對文書檔案庫房進行室內布局的科學設計。除了滿足基礎的環境調節設備之外，對檔案柜或檔案架應采取間隔互通的布局方式，禁止檔案柜或檔案架貼墻壁擺放，方便對文書檔案采取360°的檢查盤點。對一些特殊的文書檔案，應配備專用的檔案存放裝置，滿足不同類別文書檔案的存放要求。

其次，嚴格控制文書檔案保管條件。對于文書檔案來說，應嚴格根據檔案保管的類別進行環境條件的設置。對檔案庫房的溫度、濕度進行嚴格控制。在降水量較多的時節，應采取必要的除濕方法。根據不同的檔案材料類型進行不同的分區放置，將容易受到光照影響的檔案進行避光保存。同時在窗戶位置采取遮光或防光處理，避免文書檔案受到紫外強光照射，延長檔案壽命。對可能造成文書檔案腐蝕或損壞的酸性、堿性氣體進行隔離，在空氣流通入口處設置氣體過濾裝置，保持室內氣體新鮮清潔。此外，可在檔案保存房間墻壁上涂刷油漆，避免文書檔案受到微生物污染。

第三，對文書檔案采取精細化的管理方式。由于不同的檔案有不同的保存適宜條件，因而采取一刀切的管理方式僅能滿足部分檔案的保存需求。為了實現更加全面的管理目標，采取精細化的管理方式成為一條有效的途徑。比如，根據紙質檔案的制作工藝以及書寫材料進行區分，根據不同的類別來分別管理。對手工紙張檔案、機制紙張檔案進行分區存放，對圖紙、字畫等字跡為主的檔案材料進行統一存放。對紙質檔案材料的耐酸性和耐堿性進行區分，對檔案的聚合度、韌性進行了解，分別進行分類并采取相應的保管方法。另外，工作人員應在不同檔案區域和存放柜上標注保存信息，便于工作人員盤點和查閱，減少對檔案的不必要操作。

第四，提高檔案管理人員的業務素質。檔案管理工作人員應積極學習行業的新標準新規范，嚴格落實好廣播電視臺檔案管理工作和管理制度的各項內容。在進行日常檔案管理工作中，注意保持環境的清潔、注意做好滅菌處理，不斷提高知識水平和業務技能，降低人為失誤率。

五、結語

綜上所述，新時期內，廣播電視臺的文書檔案管理工作必須結合檔案管理的實際現狀，抓住主要問題進行逐個擊破，通過采取科學有效的措施，不斷提高文書檔案管理的工作水平，更好地適應廣播電視臺發展的需求。

參考文獻：

[1]陳愛珍.淺談新時期廣電系統文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2018 （04）.

[2]王峰.新時期廣電系統文書檔案管理工作分析[J].傳媒論壇，2018 （16）.

[3]張興華.電視臺文書檔案管理的相關思考[J].科技風，2018 （36）.