分析高職院校文書檔案數(shù)字化管理方案

劉洋

關(guān)鍵詞：高職院校;文書檔案;數(shù)字化;管理方案

現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)逐漸的邁進(jìn)了信息時(shí)代，所以在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息技術(shù)己經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)，其中就直接包括檔案管理領(lǐng)域。在過(guò)去的高職院校文書檔案管理中，很多時(shí)候都是采用文書的檔案形式，這種以紙質(zhì)材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但是其利用價(jià)值不高，而且一旦保存不善就會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的情況，而且在進(jìn)行高職院校文書檔案管理的過(guò)程中會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力，直接會(huì)降低高職院校文書檔案管理效率。

1高職院校文書檔案數(shù)字化管理的重要性

在對(duì)高職院校文書檔案數(shù)字化管理的重要性進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是數(shù)字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施，第二個(gè)方面就是數(shù)字化檔案管理是強(qiáng)化信息安全性的必然選擇。

1.1數(shù)字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施

現(xiàn)階段很多管理人員都意識(shí)到傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段越來(lái)越多的檔案，所以需要進(jìn)新型的管理模式，而高職院校選擇開放的數(shù)字化管理模式就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)化、數(shù)據(jù)化管理。

1.2數(shù)字化檔案管理是強(qiáng)化信息安全性的必然選擇

檔案信息作為記錄高職院校各項(xiàng)事業(yè)的重要依據(jù)，其信息的安全問(wèn)題理應(yīng)擺在檔案管理的首要位置。

2做好高職院校文書檔案數(shù)字化管理的路徑

在對(duì)做好高職院校文書檔案數(shù)字化管理的路徑進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí);第二個(gè)方面就是高職院校文書檔案管理人員用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工;第三個(gè)方面就是管理人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

在對(duì)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是高職院校領(lǐng)導(dǎo)要開拓思路、更新觀念;第二個(gè)方面就是檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識(shí)。

2.1.1高職院校領(lǐng)導(dǎo)要開拓思路、更新觀念

高職院校的領(lǐng)導(dǎo)需要引進(jìn)新型的文書檔案數(shù)字化管理，并注重檔案對(duì)于學(xué)校日后發(fā)展的重要性，從而為檔案管理提供一個(gè)更安全的環(huán)境，其中主要包括幾個(gè)方面：第一個(gè)方面就是購(gòu)置設(shè)備、第二個(gè)方面就是擴(kuò)建館舍等，在增加必要資金投入的基礎(chǔ)上不斷的更新檔案系統(tǒng)，從而更好的進(jìn)行檔案管理。

2.1.2檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識(shí)

對(duì)于高職院校文書檔案管理人員來(lái)說(shuō)，自身需要提升檔案管理意識(shí)，而且要對(duì)自己的工作充滿信心，了解自己這份工作的重要性。在日常的工作中不僅僅要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理、歸檔還需要對(duì)其進(jìn)行細(xì)心的保管，進(jìn)而確保檔案的完整性和有效性。

2.2高職院校文書檔案管理人員用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工

在對(duì)高職院校文書檔案管理人員用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)做好檔案信息的檢索、處理、整合，第二個(gè)方面就是利用微縮技術(shù)翻拍、留存、傳遞檔案信息。

2.2.1應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)做好檔案信息的檢索、處理、整合

現(xiàn)階段隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在人們的生活中已經(jīng)占據(jù)了非常主要的位置，而且通過(guò)信息技術(shù)不僅僅可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的高職院校文書檔案管理模式還可以提升高職院校文書檔案管理人員的管理效率，通過(guò)數(shù)字化的特點(diǎn)保證高職院校文書檔案可以更好的應(yīng)用在各個(gè)方面。而且現(xiàn)階段科技也一直在不斷發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)于高職院校文書檔案的處理功能也日益強(qiáng)大，大容量、高速度的信息技術(shù)不僅僅可以快速對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、歸檔還可以極大地減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，讓高職院校文書檔案管理人員可以更好的進(jìn)行檔案管理工作，在保證檔案安全和準(zhǔn)確度的基礎(chǔ)上提高檔案的管理效率。同時(shí)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的檔案信息還能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)計(jì)、打印、傳遞、編目等多種功能的步驟，將所有的流程一起制作出來(lái)，極大提高了高職院校文書檔案管理人員的工作效率。

2.2.2利用微縮技術(shù)翻拍、留存、傳遞檔案信息

微縮技術(shù)就是將文件按照一定比例縮小，通過(guò)感光材料拍攝下來(lái)，制成微縮復(fù)制品，

進(jìn)而完成存儲(chǔ)、傳遞、使用的一項(xiàng)技術(shù)。

2.3管理人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在現(xiàn)階段的高職院校文書檔案管理中，很多管理人員都開始采用新型的檔案管理模式，將信息技術(shù)逐漸的融入到高職院校文書檔案管理中，進(jìn)而提高高職院校文書檔案管理效率。而且通過(guò)這種新型的檔案管理模式還可以減輕高職院校文書檔案管理人員的工作壓力，讓管理人員可以管理更多的檔案，并保證檔案的安全。通過(guò)信息技術(shù)的引進(jìn)可以了解到的就是高職院校文書檔案最終的傳播模式就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，這就需要高職院校文書檔案管理人員開始學(xué)習(xí)新型的檔案管理模式，不斷的引進(jìn)最新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而在高職院校文書檔案管理的過(guò)程中逐漸建立一套傳輸效率高、安全、穩(wěn)定的信息網(wǎng)絡(luò)，然后將檔案管理同網(wǎng)絡(luò)逐漸的結(jié)合到一起，真正意義上實(shí)現(xiàn)高職院校文書檔案信息資源跨區(qū)域傳遞以及跨部門傳遞，一旦有需要檔案的人員便可以通過(guò)最有效的方式讓其獲得自己想要的檔案，從而讓檔案管理人員更好的進(jìn)行管理檔案。

綜上所述，隨著新課標(biāo)的不斷深入，在現(xiàn)階段的高職院校文書檔案管理中，很多管理人員都逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，所以高職院校文書檔案的工作人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，在傳統(tǒng)的管理模式中逐漸的引進(jìn)數(shù)字化管理，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)行高職院校文書檔案職責(zé)。只有這樣才能讓提高自身的管理水平，同時(shí)也讓高職院校文書檔案更永久的保存下來(lái)，給高職院校日后的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。