淺析國有企業(yè)干部人事檔案管理工作

王逸少

摘要：新形勢下，如何更好地發(fā)揮干部人事檔案在人事管理干部人事檔案是考察、了解和選拔任用干部的重要依據(jù)，是新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);干部人事;檔案管理

一、國有企業(yè)干部人事檔案的重要意義

干部人事檔案猶如人生軌跡的縮影，不僅鮮活的記錄著每個(gè)人各時(shí)期的生活履歷、工作狀態(tài)、家庭成員信息、榮譽(yù)獎(jiǎng)懲、工資待遇及職務(wù)任免等情況，還是國有企業(yè)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是國有企業(yè)人力資源重要組成部分，它能歷史的、全面的了解干部基本情況，立體反映干部“德、能、勤、績、廉”情況。當(dāng)干部人事檔案信息與干部數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)聯(lián)動時(shí)，能為做出科學(xué)合理的決策提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息在干部選拔任用過程中的利用最大化。對國有企業(yè)干部隊(duì)伍建設(shè)及人事任免有著深遠(yuǎn)作用和影響。

二、國有企業(yè)干部人事檔案工作現(xiàn)狀

國有企業(yè)干部人事檔案管理方式滯后，停留在簡單的存檔保管等傳統(tǒng)的工作中。加之企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對干部人事檔案缺乏重視，認(rèn)為干部人事檔案不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為該崗位屬于閑職，長時(shí)期內(nèi)在生產(chǎn)經(jīng)營中無人問津。導(dǎo)致國有企業(yè)干部人事檔案管理模式落后，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的多為其它崗位的兼職人員，專業(yè)化水平較低。檔案辦公設(shè)備陳舊，干部人事檔案庫房長期缺乏“八防”（即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）設(shè)施，存在安全隱患，難以保證檔案紙質(zhì)完整、濕度和溫度的穩(wěn)定，甚至長期無人看管，成為落滿陳灰的倉庫。與新時(shí)期干部人事檔案電子信息化存在一定差距。殊不知，只有切實(shí)維護(hù)干部人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性，通過對檔案全面分析和研判，能科學(xué)預(yù)測未來發(fā)展，適合的人選在合適的領(lǐng)導(dǎo)崗位，才能為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值。需要抓緊時(shí)間把檔案這本“帳”從頭到尾耐心、認(rèn)真的厘清頭緒，快速找準(zhǔn)突破口迎難而上。

三、國有企業(yè)干部人事檔案工作存在的主要問題

（一）干部人事檔案內(nèi)材料不完善。由于年代久遠(yuǎn)，干部人事檔案長期做“冷板凳”。導(dǎo)致檔案內(nèi)材料收集不完整，整理不規(guī)范。檔案內(nèi)材料收集一部分涉及組織人事部、工會、人力資源部等部門提供，一部分需要本人提交，比如榮譽(yù)證書、后續(xù)學(xué)籍材料等，這就要求檔案管理者對相關(guān)部門、眾多職工加以督促宣傳，對相關(guān)材料及時(shí)收集、鑒別、整理、歸檔。在2015年全國開展干部檔案專項(xiàng)審核工作中，發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)干部人事檔案材料歸檔混亂、排序不當(dāng)、缺少“三齡兩歷”等重要原始材料，比如學(xué)籍檔案、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告、《入團(tuán)申請書》《大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表》等材料。還出現(xiàn)重要零散材料多年未整理入冊現(xiàn)象，給目前干部信息認(rèn)定工作造成一定影響，對后期查找補(bǔ)充工作帶來很多不便。

（二）干部人事檔案專業(yè)人才匱乏。在打贏改革攻堅(jiān)戰(zhàn)的今天，國有企業(yè)同樣不斷壓縮機(jī)構(gòu)編制，精簡人員，但現(xiàn)有工作量日趨增加，在現(xiàn)實(shí)工作中，很多國有企業(yè)干部人事檔案工作沒有專人負(fù)責(zé)，多由其它崗位工作人員負(fù)責(zé)保管，工作人員流動性強(qiáng)，缺少專業(yè)技能培訓(xùn)，只能從事簡單的收集、分類、裝訂等工作。對干部人事檔案工作缺乏認(rèn)識，由于干部人事檔案管理工作有“鐵杵磨針”的特質(zhì)，工作成績顯效慢，與外界接觸少。導(dǎo)致有的同事不愿從事檔案工作，認(rèn)為檔案工作存在健康危險(xiǎn)、程序枯燥繁瑣、提拔空間受限等。這些與新時(shí)期干部人事檔案要求相差甚遠(yuǎn)，嚴(yán)重制約了現(xiàn)代干部人事檔案改革和發(fā)展。

（三）干部人事檔案電子信息化不高。目前，很多國有企業(yè)干部人事檔案辦公設(shè)備陳舊。現(xiàn)有檔案辦公條件落后，電腦老化、未配備復(fù)印機(jī)、掃描儀等常用設(shè)備。部分單位沒有真正做到三室分開。新《干部檔案工作條例》明確增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)要求，利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本，確保干部人事檔案的完整性。現(xiàn)實(shí)工作中，由于干部人事檔案的保密性和特殊性，大多企業(yè)的干部人事檔案管理還是對檔案實(shí)體的保管，查閱干部人事檔案仍是人工翻閱，在長期翻閱的過程中，可能存在紙質(zhì)破損、字跡變淡，破壞其完整性，同時(shí)增加安全風(fēng)險(xiǎn)。與新時(shí)期干部人事檔案信息化要求背道而馳。

四、國有企業(yè)干部人事檔案工作革新點(diǎn)

（一）配備專業(yè)的干部人事檔案工作人員。新《條例》要求，每管理一千人的人事檔案配備一名專職的干部人事檔案管理人員。在新時(shí)代下，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的工作，要選拔具備較高的政治素質(zhì)、高度的責(zé)任意識和過硬的專業(yè)技能的檔案管理員，熟悉借閱流程、注重保密工作、善于鑒別材料、精通數(shù)字化信息。這不僅需要對檔案工作新規(guī)定新要求及時(shí)開展針對性的專題培訓(xùn)，更要不計(jì)名利、守得住清苦。其次，檔案工作有創(chuàng)新、有思路。定期收集檔案材料是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，要根據(jù)檔案材料形成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，主動與材料形成部門做好對接集中性收取;每季度可以通過QQ群、電話聯(lián)系等方式，通知各部門、單位自查、清查，及時(shí)報(bào)送投檔材料，做到收集材料經(jīng)常化，不拖延、不積壓。嚴(yán)格審核歸檔材料，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，認(rèn)真鑒別審定收集的檔案材料，對材料存有涂改、字跡不清、缺審批意見、未蓋章印等情況分類處理，該核實(shí)的核實(shí)，該退回的退回，該完善的完善，確保每一份歸檔材料真實(shí)準(zhǔn)確可靠。力爭為檔案管理工作把守好第一道關(guān)口。

（二）設(shè)立專門的檔案工作崗位津貼。為了確保檔案安全，檔案保管應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)“八防”措施。由于檔案庫房長期放置防鼠防蟲藥，樟腦精、滅害靈、殺蟲劑等藥物，造成大量有毒氣體聚集，散發(fā)刺鼻的味道。加上企業(yè)庫房檔案年代久遠(yuǎn)，容易滋生病菌，來自紙張、膠黏劑中的成分更是微生物生存的重要營養(yǎng)來源，造成大量病菌、微生物聚集。庫房長期全封閉不通風(fēng)，導(dǎo)致庫房中各種微生物和有害氣體易于聚集不易擴(kuò)散，對檔案工作人員身體健康極易受到有毒有害物質(zhì)的影響，更容易患上皮膚病、結(jié)膜炎等疾病。企業(yè)應(yīng)該采取措施，設(shè)立專門的檔案工作人員崗位津貼，給予檔案工作的重視和檔案工作人員的健康予以切實(shí)保障。

（三）推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，為保證干部人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性，堅(jiān)持精準(zhǔn)采集，嚴(yán)格審核，凈化檔案。新形勢下，企業(yè)內(nèi)部要構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的干部人事數(shù)字化檔案信息化，有利于提高干部人事檔案工作質(zhì)量和效率，推動國有企業(yè)干部人才隊(duì)伍數(shù)據(jù)化建設(shè)。建立健全干部人事檔案信息化管理體系是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源是基礎(chǔ)。要嚴(yán)格采集程序，準(zhǔn)確錄入干部的基本信息、學(xué)歷、職稱等固定信息;建設(shè)干部人事檔案信息化系統(tǒng)是一場“持久戰(zhàn)”。及時(shí)錄入、隨時(shí)更新干部的職務(wù)變動、工作履歷、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲情況等動態(tài)信息，確保檔案信息最新化。

（四）規(guī)范干部人事檔案管理制度。強(qiáng)化干部檔案日常管理工作，明確工作紀(jì)律。根據(jù)新《條例》，國有企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行檔案查（借）閱制度，查（借）閱要按照規(guī)定如實(shí)填寫審查閱審批材料，管檔部門按照程序?qū)徟瑖?yán)肅查檔紀(jì)律，防止檔案遺失或泄密。檔案轉(zhuǎn)遞必須有相關(guān)函件，并經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，按照統(tǒng)一規(guī)定的《干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單》的項(xiàng)目詳細(xì)填寫，根據(jù)實(shí)際情況由專人或通過機(jī)要通道兩種途徑轉(zhuǎn)遞，要求接收單位在認(rèn)真核對無誤后，在回執(zhí)上簽名蓋章，寄送回管檔單位，保證檔案轉(zhuǎn)遞安全，萬無一失。認(rèn)真審核需要?dú)w檔的散材料，做好“三查”，查內(nèi)容是否完整，查手續(xù)是否齊全，查有無涂改造假現(xiàn)象。對涂改造假一律實(shí)行“零容忍”，構(gòu)建全方位多維度立體化的監(jiān)督體系，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的督查制度來保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。切實(shí)做到干部檔案日常管理規(guī)范化、制度化。

建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍是黨的十九大報(bào)告提出的新要求，為做好干部工作指明了方向，也對改進(jìn)干部人事檔案工作提出了更高要求。新形勢下，如何更好地發(fā)揮干部人事檔案在人事管理干部人事檔案是考察、了解和選拔任用干部的重要依據(jù)，是新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源。干部檔案工作具有法規(guī)性、保密性、基礎(chǔ)性、綜合性，只有以求真務(wù)實(shí)、腳踏實(shí)地、主動作為、開拓創(chuàng)新的工作作風(fēng)，才能做好干部檔案工作。讓我們不忘初心，做好干部人事檔案管理工作，做黨的忠誠“守檔人”。