企業(yè)檔案信息化管理試論

高娟

摘要：檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程、是應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;數(shù)據(jù)庫;工民建;歸檔;掃描

一、檔案信息化簡(jiǎn)介

檔案信息化是在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。

二、檔案管理信息化的意義

（一）更好的保護(hù)檔案、原始資料

企業(yè)檔案管理信息化的意義在于可以運(yùn)用影印、掃描等現(xiàn)代信息化方式將檔案資料儲(chǔ)存到電腦、移動(dòng)硬盤或服務(wù)器上，后期通過電子文檔的形式進(jìn)行分類、存檔和保存。在避免檔案資料原件損壞的基礎(chǔ)上還降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，利于檔案資料的便捷性、可靠性保護(hù)。

（二）提升歸檔便利性

現(xiàn)行的檔案管理方式趨于老舊且過程繁瑣，需要檔案管理人員以手工形式完成資料的存檔過程，既浪費(fèi)了管理人員的精力和時(shí)間且又不可避免錯(cuò)誤的發(fā)生，一旦對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行修正，就會(huì)形成連鎖反應(yīng)，耗費(fèi)大量時(shí)間。檔案信息化即可避免此類問題，檔案管理人員只需在電腦上操控便可完成修改，不但節(jié)約時(shí)間，也提升了工作質(zhì)量及工作效率。

（三）檔案整理及資源共享

在現(xiàn)行的檔案管理制度下，企業(yè)內(nèi)部人員借閱檔案需要部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后才可進(jìn)行查閱，且查閱過程往往需要多次。在檔案管理信息化后，只需給相關(guān)部門一定的查閱授權(quán)，技術(shù)人員就可以通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，避免了借閱過程中的一系列時(shí)間成本和人員成本。

（四）檔案搜索的便利性

在當(dāng)前的情況下，檔案搜索只能由檔案管理員對(duì)其編制的檔案目錄進(jìn)行查找，且由于無法保證信息錄入時(shí)的準(zhǔn)確性，查找一個(gè)檔案也耗費(fèi)時(shí)間及精力。檔案信息化后，通過對(duì)保存的電子檔案進(jìn)行搜索，即可便捷快速的找到需要查閱的檔案及其詳情，檔案管理人員制作的查閱目錄也簡(jiǎn)單便捷利于搜索，各方面都提升了檔案管理的工作效率。

三、數(shù)字化實(shí)施流程（見圖1）

（一）檔案接收：檔案加工人員將需要加工的檔案接收，接收時(shí)與移交人做好交接工作，接收檔案負(fù)責(zé)人與移交人須當(dāng)面逐冊(cè)清點(diǎn)核實(shí)后，填寫登記簿。

（二）檔案編頁：對(duì)紙質(zhì)檔案逐頁標(biāo)注頁碼。

（三）檔案掃描：對(duì)加工檔案進(jìn)行拆卷、掃描。

（四）圖像處理：對(duì)掃描圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行處理及校對(duì)，確保圖像完整無誤，并視需要對(duì)有問題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。

（五）檔案復(fù)原：掃描完成后，拆卷的檔案要及時(shí)恢復(fù)原貌。檢查檔案的排列順序不變，不錯(cuò)頁、不漏頁，保證裝訂完成檔案的整齊性和完整性。

（六）目錄建庫：為數(shù)字化的檔案檢索而建立必要的目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)檔案管理軟件的要求，對(duì)檔案形成的目錄逐件進(jìn)行錄入，要詳細(xì)的錄入每一份文件的各種必錄項(xiàng)，按照錄入規(guī)則、要求錄入。文字準(zhǔn)確、無漏條、漏字情況。

（七）數(shù)據(jù)質(zhì)檢：質(zhì)檢人員在質(zhì)檢過程中對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題和處理意見填寫質(zhì)檢單。項(xiàng)目完成后，所有質(zhì)檢單要按案卷順序統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，填寫項(xiàng)目名稱、日期。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人上交檔案部門保管。

（八）數(shù)據(jù)掛接：按照檔案管理軟件的要求對(duì)目錄和原文進(jìn)行掛接和質(zhì)檢。掛接方法有兩種，一是手工掛接，打開一條需要掛接的目錄，在目錄中有掛接原文的選項(xiàng)。二是批量掛接，指檔案管理軟件中內(nèi)嵌的批量掛接程序或配套的外部掛接程序，根據(jù)一定的規(guī)則一次性批量完成目錄與原文的掛接。手工掛接可以邊掛邊質(zhì)檢，批量掛接前最好先質(zhì)檢再掛接，否則易出現(xiàn)大量的掛接錯(cuò)誤。

（九）檔案歸庫：將質(zhì)檢完成的檔案歸還檔案管理人員。清點(diǎn)、核對(duì)、填寫詳細(xì)的入庫登記，由雙方簽字確認(rèn)后歸還入庫。

（十）成果移交：加工制作驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及數(shù)字化加工成果移交檔案管理人員。

四、總結(jié)

檔案管理信息化是為了滿足企業(yè)技術(shù)人員、管理人員對(duì)檔案的高效管理和利用提出的。作為檔案管理者應(yīng)當(dāng)結(jié)合各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法對(duì)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，提高檔案管理的效率，為企業(yè)管理節(jié)省人力及時(shí)間成本。

參考文獻(xiàn)：

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[2]顧世文.檔案信息化建設(shè)[A].2017年3月.