新時期事業單位檔案信息化管理模式探討

鄧淑鋒

【摘要】：檔案管理工作的信息化建設有助于確保信息資源的完整、系統和真實，同時也利于提高整個管理工作的質量和效率，從而促進單位的有序、穩定的發展。但由于信息化建設工程的基礎較為薄弱，人們對檔案管理工作的思想觀念較為滯后，導致在具體的管理過程中仍然有些問題存在。在此，文章就闡述了檔案信息化管理的重要性，分析了其中存在的一些問題，并從思想、隊伍建設、管理體系等方面提出可行的舉措來促進信息化建設的進一步完善。

【關鍵詞】：檔案信息化 重要性 存在問題 有效模式

一、引言

檔案管理工作是對單位原始數據、材料的收集、整理、編寫、存儲和查閱的一項基本工作，是對管理機制的完善以及各項管理資源進行配置和優化的主要參考依據和手段，因此它具有一定的保障和推動作用。檔案工作的信息化建設可以更好的保證檔案資源的完整性和真實性，并以其便捷性不斷的延伸用戶的發展空間，拓展其發展方向。但長期以來，事業單位本身的行業屬性決定了它在市場發展中的穩定性，同樣也讓檔案管理工作處于相對穩固的狀態，正因為如此，在面對市場經濟沖擊和單位改革的環境下，檔案管理工作不論是在機制上還是內容上都無法及時、有效的做出對應的變革，同樣管理人員固有的管理思想也制約著他們無法積極的去學習、轉變和創新，因此檔案管理信息化建設過程中仍然有很多問題存在。

二、事業單位檔案信息化管理的重要性

1、利于單位提高經濟效益。對于執法部門，他們所涉及的工作范圍、領域較大，各類瑣事較多，涉及的人員、事件等基本的信息資料也隨著增多，若仍然沿用傳統的管理模式，不僅會導致信息資料的遺漏，也會增加管理人員的工作強度，這都不利于單位、用戶的和諧發展。因此檔案信息化管理讓檔案信息的管理和儲存更加有序、規范，不僅能夠有效的縮減檔案的占地空間，節省了資源，減輕了工作壓力和單位的經營負擔，同時也減少了檔案管理的失誤發生率。整體上對于單位的經濟效益起到了推動和保障作用。

2、利于提高檔案的利用率。檔案信息化管理有效的銜接起了單位管理活動中的各個環節、各個部門，實現了信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整、真實和豐富性，辦公人員只要在按照單位或用戶的需求、結合基本信息進行線上操作，就會快速的查詢到所需檔案，省時、省力，也提高了工作效率和檔案的利用率，由此更好的服務單位、服務群眾、服務社會。

三、事業單位檔案信息化管理存在的問題

1、單位重視力度不足。檔案管理工作并沒有得到過高的重視。該工作普遍被認為是一類對資料進行整理、歸納和存儲的文職類工作，不具有很多科技含量，也就造成了財力、人力和物力上的匱乏。另外，事業單位的領導層將該工作定位于檔案部門的職責范疇內，沒有意識到信息化建設是需要單位各個部門、各個職員相互間的支持和配合的，因此從整體上看，信息化管理工作的開展沒有一個良好、有利的環境和氛圍。

2、隊伍綜合能力不高。首先在現有的管理隊伍中，年齡差距較大，很多資深的管理人員基本都年紀偏大，對新事物、新技術的學習、接受和使用程度并不高，而是更喜歡按照自己的習慣來工作，而青年群體則相反，思想前衛、樂于挖掘、鉆研新技術，對信息技術的依賴大，因此兩者之間的這種差距會導致意見不統一、凝聚力差等情況，造成管理工作的失衡；即使單位引進了最先進的現代化設備，卻沒有專業人員去操作，設備也得不到有效的利用，檔案管理的信息化建設依舊無法正常運行。

四、新時期優化事業單位檔案信息化管理的有效模式

1、加強重視程度。單位要加強對該項工作的重視，有一個正確而全面的認識，在財力、物力和人力上給予絕對的支持。同時設置專門的管理機構，將該項工作納入到單位發展的戰略中，在進行人員培訓和部門會議時著重強調該項工作的重要性，讓職工樹立起檔案信息化管理意識，另外單位還要從外部進行調整，學習和借鑒其他國內外相關單位的經驗，內外結合，實現單位檔案信息化工作的安全性管理。

2、提高網絡資源利用率。通過合理利用網絡平臺，建立信息開放服務中心，對資源信息開發利用，實現信息資源的安全共享。不僅要以各類媒體終端為載體，創造全方位的服務工作，也要及時監管網絡環境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現象，加大資源信息的安全性；另外，從全局出發，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規范服務行為和思想，將服務模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務人員提供了一定的激勵和約束。再次，單位可以根據用戶需求、自身發展需求來自行研發、向社會團體、研究院等購買相對應的軟件，構建用戶多元、界面優質及功能完善的管理體統，以此滿足信息化建設的需求，并定期對使用中的各種軟硬件設施進行維護、更新和升級，以此增加檔案系統的安全性和系統保障。不僅可以針對用戶的實際需要快捷的查詢所需信息，也利于單位的遠程掌控和服務。

3、加強管理隊伍建設。加大對檔案工作的支持力，加強對從業人員的培訓，擴大員工的對外交流和學習平臺，轉變從業人員的思想。另外對人員的培訓也要從不同角度來進行。定期進行專業的知識和技能的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業人員對分析、判斷、實踐和應急能力。同時培養一批科技人員，設置安全保密系統，嚴格監管計算機發布的內容，從而能夠有效的避免計算機被入侵的現象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

五、結語

檔案信息化管理工作的開展不僅是事業單位持續發展內在需求，也是時代對事業單位提出的新的要求。因此單位要加大重視力度，強化人員培養，豐富工作內容和形式，同時要在具體的管理中積極研發、引進先進的技術及軟件，全面的為信息化建設提供良好的環境。

【參考文獻】：

【1】丁峰《當前時期下事業單位檔案信息化管理模式的若干思考》

【2】東鑫《事業單位檔案信息化管理的途徑分析》

【3】許莉莉《探究事業單位檔案信息化管理的推動思路及舉措》