檔案管理之我見

布仁扎日嘎拉

摘 要：檔案管理工作繁瑣、分散、零亂、質雜、量大，它具有服務性、集中統一性、真實性和保密的特點，對單位的正常工作開展、對整個社會不僅具有當前的現實的意義，也具有長遠的、歷史意義。當前在不少單位中檔案管理工作存在管理意識滯后，管理力量薄弱、管理水平不高，管理手段落后等問題，管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。本文分析了檔案管理工作中存在的問題并提出對策。

關鍵詞：檔案管理;意義;現狀;問題;對策

1 檔案管理工作的意義

檔案管理是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，看似簡單卻有著非常重要的性質，它是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務，是提高工作效率和工作質量的必然條件，是提高機關工作質量的必要條件。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位部門工作業績與管理水平的重要尺度。它為領導了解單位工作開展情況，調整工作思路，重大決策提供支持性的證據，它有利于社會各方準確認定單位取得的成果，為本單位或部門科學發展奠定堅實的基礎。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展，不斷提升單位部門在經濟社會發展中的影響力具有重要意義。

2 檔案管理的現狀

隨著檔案管理受重視程度的大大提高，檔案管理的設施不斷得到完善、更新，在實際工作中，檔案管理與社會的進步，要求相比，讓然存在一些問題，主要表現在庫房設備不全、硬件條件差、領導重視不夠、檔案意識不強、經費不足、管理模式呆板、宣傳不力、群眾參與意識薄弱、檔案工作人員素質偏低、待遇差和隊伍不穩定等方面。

3 檔案管理工作中存在的問題

3.1對檔案的重視程度不夠：長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的工作認識不足，重視不夠，沒有把檔案工作擺在應有的位置。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

3.2檔案管理不夠規范：目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。

3.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后：有些部門實行定編、定崗，緊縮辦公人員，致使檔案人員處于地位不高、責任不輕、難度不小的地位，嚴重影響了檔案工作的開展，有些人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，直接影響到檔案的完整與安全。

3.4檔案檢索效率不高：在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

3.5檔案室硬件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

4 檔案管理工作的對策

4.1提高檔案管理人員素質，加強繼續教育。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

4.2健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

4.3增強檔案管理人員激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

4.4改進和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留;二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

4.5利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務于社會。

4.6做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

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