事業單位檔案管理改革模式思考

摘 要：事業單位的檔案管理工作主要是對單位發展和當下情況進行真實的記錄和保存，對于檔案資源可以說其是事業單位不斷發展的重要資源。隨著信息化在社會各個領域的廣泛應用，事業單位檔案管理也應順應時代發展，在事業單位檔案管理中大量的應用信息化先進技術，有效實現事業單位檔案管理工作目標，通過這樣不斷提升事業單位檔案管理效果和水平。結合這些情況，本文重點對事業單位檔案管理改革模式進行了全面的研究，望可以為事業單位檔案管理效果高效性創造條件。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;模式創新

伴隨科技的高速發展，網絡技術的大面積普及，信息化技術的普遍應用。在此情況下，作為事業單位也需推動本單位的檔案管理緊跟時代發展。現時期很多檔案與數據管理部門都已完成了本單位的信息化創新。然而隨著事業單位在檔案管理中合理的應用互聯網技術和數據處理技術，有效的解決了檔案管理中的各類問題，所以檔案管理信息化創新能夠不斷提高檔案管理水平，并且充分發揮檔案管理優勢。

1.現時期事業單位檔案管理中的不足

1.1對檔案管理重視度不足

大多數事業單位因工作比較多，都對檔案管理有所忽略，在當下的工作任務處理完以后，經常認為本階段的工作已完成，便不會再去分析和考慮，而是為下一階段工作任務做準備，因此致使當前階段的一些工作資料及工作總結都隨意的堆放于檔案室當中。另一方面，因各單位間存在激烈的競爭，所以一些單位都認為應把工作重點專注于業務上，這樣才可以突出本單位的工作成效及質量，使本單位可以在眾多單位中更加突出。有時因為單位在資金分配上存在不平均性，所以在檔案管理上的投入就會非常少，如此便使檔案管理變得不完善。

1.2檔案管理形式落后

有些事業單位盡管已實施了檔案管理，然而在管理過程中，依舊使用以往的管理方法，只是將檔案放到書架上擺放，之后再使用紙質標簽來歸類，采用這種方法進行檔案管理會對檔案管理質量受到影響，例如因為受潮會使檔案資料文字變得模糊不清，更為嚴重的還會使紙張破損，如此對于檔案查找和翻閱會非常不利。這種管理方式在當前信息技術下顯得特別落后，如此很大程度降低檔案管理成效。

2.事業單位實施檔案管理改革模式必要性

2.1信息時代數字化的出現

在平時的生活當中，人們出行時僅需一部手機便能夠實現乘車、購物、導航及旅游等事項，沒有現金的社會，說明傳統紙質數據現已逐漸退出舞臺。在檔案管理中，如堅持沿用落后的紙質數據管理，一定會形成檔案損壞的情況。如能夠把數據導入基于網絡的數據庫中，可通過互聯網來檢索檔案資料，這種模式的檔案管理不但方便快捷，而且還對檔案保存也非常有利。所以，在信息化時代背景下，在事業單位檔案管理中應用信息化也是一種必然的趨勢[1]。

2.2事業單位體制改革下的必然趨勢

現時期，如想盡快的對事業單位實施創新和改革，便一定要先對事業單位過去的工作報告與發展過程進行查閱和了解，由此為改革的有效實現提供方便。始終使用以往較陳舊的檔案管理模式，一定會對改革工作的有效實現產生影響，在采用信息化實施檔案管理時，作為實施改革的管理人員可參照工作具體情況來利用互聯網查閱相應檔案資料，以便于對單位發展歷程進行了解，如此能夠使改革進程效率得到提升。所以利用信息化實施事業單位檔案管理與事業單位改革趨勢是相輔相成的。

2.3以往檔案管理模式不適用當下形勢

在信息化時代到來之前，檔案管理一般都是由人工來管理紙質檔案的，在此方式下，需定期的對檔案進行維護及保養，然而這樣一定會花費很多時間來整理檔案，經過一段時間后檔案會不斷增多，由此檔案管理會變得更加復雜，并且在查閱檔案時會浪費很多時間，在此過程中因為環境因素的影響，一定會對檔案造成較大的損壞。隨著生活節奏的不斷加快，由人工來管理紙質檔案的形式明顯無法與時俱進，所以，一定要擺脫陳舊的管理模式，通過融入信息技術來有效實施檔案管理[2]。

3.事業單位檔案管理管理模式改革

3.1檔案管理數字化管理模式建設

如想促進事業單位內的檔案管理水平能夠得到有效提升，作為事業單位的檔案管理人員便先要構建數字化形式的檔案管理模式。現時期，最優秀的數字化檔案管理模式中包括了很多技術功能，如身份識別技術、數據庫、加密與掃描等技術，以往的紙質檔案通過融入數字化技術，可將其轉化成數字化檔案資料，這樣便能夠實現檔案的永久性保存，同時檔案資料還可以隨時更新、補充、整合、查閱。檔案資料是事業單位發展過程中所形成的資料與工作報告，所以對檔案實施數字化能夠促進事業單位社會效益得到有效實現。

3.2檔案管理自動化管理模式建設

在事業單位檔案管理改革模式工作過程中，一定要將信息化模式合理的融入原檔案管理模式中。通過自動化技術（數碼掃描識別、電子標簽、二維碼識別、指紋識別和OCR識別）的合理融入。工作人員能夠實現檔案信息化管理，其中主要包含檔案信息的智能搜集、智能篩選、智能提取、關鍵詞智能檢索等，由此及時找出所需的檔案信息。事業單位檔案管理中合理的應用自動化檔案管理模式，使檔案資料能夠具備查找、整合、批量處理功能[3]。

3.3檔案管理互動化管理模式建設

過去事業單位對于每一份檔案只是用一個檔案袋來保存，檔案和檔案間并不存在任何聯系與交流，造成檔案間互動性欠缺。然而，事業單位的檔案管理信息化增加了信息互動性，檔案間互動交流對工作人員對不同階段的工作實施比較非常有利，由此方便察覺工作中所存在的不足與經常犯錯的地方，并且通過對比各工作人員檔案，可方便事業單位實施人事篩選和調動。

4.結語

總體來說，在新時代背景下，事業單位的檔案管理工作也需緊跟時代發展步伐不斷改革工作模式，使檔案管理盡早實現信息化，由此為廣大群眾提供優質并且高效的檔案管理服務，促進檔案管理水平得到有效提升。

參考文獻

[1] 張姝倩.事業單位檔案管理創新思路探究[J].黑河學刊，2019（02）：175-176.

[2] 閆晨煜.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革[J].辦公室業務 ，2019（18）：118.

[3] 張海寧.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2019（5）：84-85.

作者簡介：徐紅（1972-02），女，漢族，遼寧省遼陽市人，本科學歷，中級職稱，遼陽縣農業技術推廣與服務中心檔案管理，主要研究方向：檔案管理。