事業(yè)單位檔案管理改革模式思考

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對(duì)單位發(fā)展和當(dāng)下情況進(jìn)行真實(shí)的記錄和保存，對(duì)于檔案資源可以說(shuō)其是事業(yè)單位不斷發(fā)展的重要資源。隨著信息化在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理中大量的應(yīng)用信息化先進(jìn)技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作目標(biāo)，通過(guò)這樣不斷提升事業(yè)單位檔案管理效果和水平。結(jié)合這些情況，本文重點(diǎn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理改革模式進(jìn)行了全面的研究，望可以為事業(yè)單位檔案管理效果高效性創(chuàng)造條件。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;模式創(chuàng)新

伴隨科技的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大面積普及，信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用。在此情況下，作為事業(yè)單位也需推動(dòng)本單位的檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展?，F(xiàn)時(shí)期很多檔案與數(shù)據(jù)管理部門都已完成了本單位的信息化創(chuàng)新。然而隨著事業(yè)單位在檔案管理中合理的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，有效的解決了檔案管理中的各類問(wèn)題，所以檔案管理信息化創(chuàng)新能夠不斷提高檔案管理水平，并且充分發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢(shì)。

1.現(xiàn)時(shí)期事業(yè)單位檔案管理中的不足

1.1對(duì)檔案管理重視度不足

大多數(shù)事業(yè)單位因工作比較多，都對(duì)檔案管理有所忽略，在當(dāng)下的工作任務(wù)處理完以后，經(jīng)常認(rèn)為本階段的工作已完成，便不會(huì)再去分析和考慮，而是為下一階段工作任務(wù)做準(zhǔn)備，因此致使當(dāng)前階段的一些工作資料及工作總結(jié)都隨意的堆放于檔案室當(dāng)中。另一方面，因各單位間存在激烈的競(jìng)爭(zhēng)，所以一些單位都認(rèn)為應(yīng)把工作重點(diǎn)專注于業(yè)務(wù)上，這樣才可以突出本單位的工作成效及質(zhì)量，使本單位可以在眾多單位中更加突出。有時(shí)因?yàn)閱挝辉谫Y金分配上存在不平均性，所以在檔案管理上的投入就會(huì)非常少，如此便使檔案管理變得不完善。

1.2檔案管理形式落后

有些事業(yè)單位盡管已實(shí)施了檔案管理，然而在管理過(guò)程中，依舊使用以往的管理方法，只是將檔案放到書架上擺放，之后再使用紙質(zhì)標(biāo)簽來(lái)歸類，采用這種方法進(jìn)行檔案管理會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量受到影響，例如因?yàn)槭艹睍?huì)使檔案資料文字變得模糊不清，更為嚴(yán)重的還會(huì)使紙張破損，如此對(duì)于檔案查找和翻閱會(huì)非常不利。這種管理方式在當(dāng)前信息技術(shù)下顯得特別落后，如此很大程度降低檔案管理成效。

2.事業(yè)單位實(shí)施檔案管理改革模式必要性

2.1信息時(shí)代數(shù)字化的出現(xiàn)

在平時(shí)的生活當(dāng)中，人們出行時(shí)僅需一部手機(jī)便能夠?qū)崿F(xiàn)乘車、購(gòu)物、導(dǎo)航及旅游等事項(xiàng)，沒有現(xiàn)金的社會(huì)，說(shuō)明傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)現(xiàn)已逐漸退出舞臺(tái)。在檔案管理中，如堅(jiān)持沿用落后的紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理，一定會(huì)形成檔案損壞的情況。如能夠把數(shù)據(jù)導(dǎo)入基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)檢索檔案資料，這種模式的檔案管理不但方便快捷，而且還對(duì)檔案保存也非常有利。所以，在信息化時(shí)代背景下，在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息化也是一種必然的趨勢(shì)[1]。

2.2事業(yè)單位體制改革下的必然趨勢(shì)

現(xiàn)時(shí)期，如想盡快的對(duì)事業(yè)單位實(shí)施創(chuàng)新和改革，便一定要先對(duì)事業(yè)單位過(guò)去的工作報(bào)告與發(fā)展過(guò)程進(jìn)行查閱和了解，由此為改革的有效實(shí)現(xiàn)提供方便。始終使用以往較陳舊的檔案管理模式，一定會(huì)對(duì)改革工作的有效實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生影響，在采用信息化實(shí)施檔案管理時(shí)，作為實(shí)施改革的管理人員可參照工作具體情況來(lái)利用互聯(lián)網(wǎng)查閱相應(yīng)檔案資料，以便于對(duì)單位發(fā)展歷程進(jìn)行了解，如此能夠使改革進(jìn)程效率得到提升。所以利用信息化實(shí)施事業(yè)單位檔案管理與事業(yè)單位改革趨勢(shì)是相輔相成的。

2.3以往檔案管理模式不適用當(dāng)下形勢(shì)

在信息化時(shí)代到來(lái)之前，檔案管理一般都是由人工來(lái)管理紙質(zhì)檔案的，在此方式下，需定期的對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)及保養(yǎng)，然而這樣一定會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間來(lái)整理檔案，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后檔案會(huì)不斷增多，由此檔案管理會(huì)變得更加復(fù)雜，并且在查閱檔案時(shí)會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，在此過(guò)程中因?yàn)榄h(huán)境因素的影響，一定會(huì)對(duì)檔案造成較大的損壞。隨著生活節(jié)奏的不斷加快，由人工來(lái)管理紙質(zhì)檔案的形式明顯無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，所以，一定要擺脫陳舊的管理模式，通過(guò)融入信息技術(shù)來(lái)有效實(shí)施檔案管理[2]。

3.事業(yè)單位檔案管理管理模式改革

3.1檔案管理數(shù)字化管理模式建設(shè)

如想促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理水平能夠得到有效提升，作為事業(yè)單位的檔案管理人員便先要構(gòu)建數(shù)字化形式的檔案管理模式?，F(xiàn)時(shí)期，最優(yōu)秀的數(shù)字化檔案管理模式中包括了很多技術(shù)功能，如身份識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、加密與掃描等技術(shù)，以往的紙質(zhì)檔案通過(guò)融入數(shù)字化技術(shù)，可將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料，這樣便能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久性保存，同時(shí)檔案資料還可以隨時(shí)更新、補(bǔ)充、整合、查閱。檔案資料是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中所形成的資料與工作報(bào)告，所以對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化能夠促進(jìn)事業(yè)單位社會(huì)效益得到有效實(shí)現(xiàn)。

3.2檔案管理自動(dòng)化管理模式建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理改革模式工作過(guò)程中，一定要將信息化模式合理的融入原檔案管理模式中。通過(guò)自動(dòng)化技術(shù)（數(shù)碼掃描識(shí)別、電子標(biāo)簽、二維碼識(shí)別、指紋識(shí)別和OCR識(shí)別）的合理融入。工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化管理，其中主要包含檔案信息的智能搜集、智能篩選、智能提取、關(guān)鍵詞智能檢索等，由此及時(shí)找出所需的檔案信息。事業(yè)單位檔案管理中合理的應(yīng)用自動(dòng)化檔案管理模式，使檔案資料能夠具備查找、整合、批量處理功能[3]。

3.3檔案管理互動(dòng)化管理模式建設(shè)

過(guò)去事業(yè)單位對(duì)于每一份檔案只是用一個(gè)檔案袋來(lái)保存，檔案和檔案間并不存在任何聯(lián)系與交流，造成檔案間互動(dòng)性欠缺。然而，事業(yè)單位的檔案管理信息化增加了信息互動(dòng)性，檔案間互動(dòng)交流對(duì)工作人員對(duì)不同階段的工作實(shí)施比較非常有利，由此方便察覺工作中所存在的不足與經(jīng)常犯錯(cuò)的地方，并且通過(guò)對(duì)比各工作人員檔案，可方便事業(yè)單位實(shí)施人事篩選和調(diào)動(dòng)。

4.結(jié)語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也需緊跟時(shí)代發(fā)展步伐不斷改革工作模式，使檔案管理盡早實(shí)現(xiàn)信息化，由此為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)并且高效的檔案管理服務(wù)，促進(jìn)檔案管理水平得到有效提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 張姝倩.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].黑河學(xué)刊，2019（02）：175-176.

[2] 閆晨煜.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革[J].辦公室業(yè)務(wù) ，2019（18）：118.

[3] 張海寧.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）：84-85.

作者簡(jiǎn)介：徐紅（1972-02），女，漢族，遼寧省遼陽(yáng)市人，本科學(xué)歷，中級(jí)職稱，遼陽(yáng)縣農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣與服務(wù)中心檔案管理，主要研究方向：檔案管理。