科研單位檔案數(shù)字化建設淺析

高小姣 李雷 潘宏雷 張悅

摘 要：科研單位項目研制過程中會產生大量的檔案，其具有專業(yè)性、多樣性、復雜性、成套性等特點，為檔案管理人員在管理上增加了諸多困難，從而大大降低工作效率。隨著信息化廣泛應用，檔案數(shù)字化就能解決上述問題。因此，實現(xiàn)檔案數(shù)字化已經成為科研單位檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。

關鍵詞：科研單位;檔案數(shù)字化;意義

當今人類社會已邁入信息時代，計算機網絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，正深刻地影響著社會各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數(shù)字化建設逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成為必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案。因此，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體方式向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時代發(fā)展需求。科研單位應充分認識檔案數(shù)字化建設的重要性，對科研單位提升檔案管理水平，提高工作效率具有重要意義

1檔案數(shù)字化的含義

簡單說，檔案數(shù)字化就是把紙質文檔通過掃描技術、數(shù)據(jù)庫技術等技術方式轉換為數(shù)字化信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，并以計算機存儲檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。隨著信息化的高速發(fā)展和數(shù)字化技術的日新月異，檔案數(shù)字化已成為檔案工作發(fā)展的大趨向，數(shù)字化建設將成為科研管理工作的重要任務。

2檔案數(shù)字化建設的意義

2.1有利于提高經濟效益

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案形成過程中消耗大量的人力、物力、財力，從而導致管理成本較高。而檔案數(shù)字化管理使傳統(tǒng)的以紙質為載體的讀取檔案信息轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了管理成本，還節(jié)省了占地空間，且查閱起來方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費，從而提高經濟效益。

2.2有利于提高工作效率

檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以往比較傳統(tǒng)的手工收集檔案管理方式來看，需要工作人員親自對檔案進行收集管理，相對來說工作量比較大，而且人工操作效率較低，耗時費力。檔案數(shù)字化使查詢資料變得非常簡單，擁有著方便、快捷的優(yōu)勢。而且錄入的數(shù)據(jù)也能夠進行重復利用，實現(xiàn)資源共享，大大減輕檔案管理人員的工作強度，有效的提高工作效率。

2.3有利于延長檔案使用壽命

對于傳統(tǒng)紙質的檔案來說，因其保存期限較長，且受人員、環(huán)境、使用頻率等因素影響，容易出現(xiàn)磨損、受潮、變質或者丟失等現(xiàn)象，從而導致紙質檔案不能使用。而采用檔案數(shù)字化管理手段之后，能夠有效規(guī)避上述現(xiàn)象，從而延長檔案的使用壽命。

2.4檔案數(shù)字化有利于增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

3推進檔案數(shù)字化建設的措施

為了加快推進科研單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設的步伐，檔案管理部門應當首先轉變現(xiàn)有工作模式，認真研究檔案數(shù)字化建設相關方面的應用，積極推進檔案管理工作轉型。

3.1建立健全檔案數(shù)字化建設制度

檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法。因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的適合科研單位檔案數(shù)字化機制的規(guī)章制度，如檔案數(shù)字化管理制度、檔案數(shù)字化安全保密制度、數(shù)字化信息系統(tǒng)管理以及庫房管理制度等，使檔案數(shù)字化建設有制度的保障，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標準化。

3.2牢固樹立安全保密意識。

檔案數(shù)字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

3.3建立完備的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)字化建設的基礎，也是檔案數(shù)字化建設的重要內容。它直接決定著檔案資源和后續(xù)一系列工作的正常開展。因此，建立完備的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將原有的紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化模式，使之能夠成為直接應用到檔案管理工作中，尤為重要。建立完備的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，有利于檔案管理人員的收集、查閱、記錄等一系列活動。

3.4加強專業(yè)知識學習，提升業(yè)務管理水平

檔案管理人員應緊跟時代步伐，結合本單位發(fā)展實際和現(xiàn)代化先進管理理念，不斷創(chuàng)新管理方法，努力學習檔案數(shù)字化建設方面相關知識，使之盡快成為檔案數(shù)字化管理人才，提高檔案數(shù)字化管理質量，提升檔案管理業(yè)務水平。從而推進檔案數(shù)字化建設工作進程。

4結語

檔案數(shù)字化建設是檔案工作未來長期發(fā)展的目標。因此，科研單位應順應時代發(fā)展需要，改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，加快改革發(fā)展的步伐，積極推進檔案數(shù)字化建設工作，使科研單位檔案管理水平再上新臺階。

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作者簡介：

高小姣，出生年月：1987.1.15，性別：女，民族：漢，籍貫（精確到市）：吉林省長春市，當前職稱：中級，學歷：本科.