科研單位檔案數字化建設淺析

高小姣 李雷 潘宏雷 張悅

摘 要：科研單位項目研制過程中會產生大量的檔案，其具有專業性、多樣性、復雜性、成套性等特點，為檔案管理人員在管理上增加了諸多困難，從而大大降低工作效率。隨著信息化廣泛應用，檔案數字化就能解決上述問題。因此，實現檔案數字化已經成為科研單位檔案管理工作未來發展的必然趨勢。

關鍵詞：科研單位;檔案數字化;意義

當今人類社會已邁入信息時代，計算機網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，正深刻地影響著社會各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數字化建設逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成為必然趨勢，由此形成了大量的數字化檔案。因此，檔案管理必須從傳統的實體方式向信息化管理方向發展，才能滿足時代發展需求。科研單位應充分認識檔案數字化建設的重要性，對科研單位提升檔案管理水平，提高工作效率具有重要意義

1檔案數字化的含義

簡單說，檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描技術、數據庫技術等技術方式轉換為數字化信息存儲到計算機數據庫中，并以計算機存儲檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。隨著信息化的高速發展和數字化技術的日新月異，檔案數字化已成為檔案工作發展的大趨向，數字化建設將成為科研管理工作的重要任務。

2檔案數字化建設的意義

2.1有利于提高經濟效益

傳統的檔案管理模式，在檔案形成過程中消耗大量的人力、物力、財力，從而導致管理成本較高。而檔案數字化管理使傳統的以紙質為載體的讀取檔案信息轉為機讀檔案，不僅節約了管理成本，還節省了占地空間，且查閱起來方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費，從而提高經濟效益。

2.2有利于提高工作效率

檔案數字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以往比較傳統的手工收集檔案管理方式來看，需要工作人員親自對檔案進行收集管理，相對來說工作量比較大，而且人工操作效率較低，耗時費力。檔案數字化使查詢資料變得非常簡單，擁有著方便、快捷的優勢。而且錄入的數據也能夠進行重復利用，實現資源共享，大大減輕檔案管理人員的工作強度，有效的提高工作效率。

2.3有利于延長檔案使用壽命

對于傳統紙質的檔案來說，因其保存期限較長，且受人員、環境、使用頻率等因素影響，容易出現磨損、受潮、變質或者丟失等現象，從而導致紙質檔案不能使用。而采用檔案數字化管理手段之后，能夠有效規避上述現象，從而延長檔案的使用壽命。

2.4檔案數字化有利于增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

3推進檔案數字化建設的措施

為了加快推進科研單位實現檔案數字化建設的步伐，檔案管理部門應當首先轉變現有工作模式，認真研究檔案數字化建設相關方面的應用，積極推進檔案管理工作轉型。

3.1建立健全檔案數字化建設制度

檔案數字化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法。因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的適合科研單位檔案數字化機制的規章制度，如檔案數字化管理制度、檔案數字化安全保密制度、數字化信息系統管理以及庫房管理制度等，使檔案數字化建設有制度的保障，實現檔案數字化管理的規范化與標準化。

3.2牢固樹立安全保密意識。

檔案數字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案數字化建設過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數據的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

3.3建立完備的數據庫管理系統

數據庫是檔案數字化建設的基礎，也是檔案數字化建設的重要內容。它直接決定著檔案資源和后續一系列工作的正常開展。因此，建立完備的數據庫管理系統，將原有的紙質檔案轉變為數字化模式，使之能夠成為直接應用到檔案管理工作中，尤為重要。建立完備的數據庫管理系統，有利于檔案管理人員的收集、查閱、記錄等一系列活動。

3.4加強專業知識學習，提升業務管理水平

檔案管理人員應緊跟時代步伐，結合本單位發展實際和現代化先進管理理念，不斷創新管理方法，努力學習檔案數字化建設方面相關知識，使之盡快成為檔案數字化管理人才，提高檔案數字化管理質量，提升檔案管理業務水平。從而推進檔案數字化建設工作進程。

4結語

檔案數字化建設是檔案工作未來長期發展的目標。因此，科研單位應順應時代發展需要，改變傳統檔案管理工作模式，加快改革發展的步伐，積極推進檔案數字化建設工作，使科研單位檔案管理水平再上新臺階。

參考文獻：

[1]羅倚.數字化建設在高校檔案管理中的應用[J]中外企業家，201 9（14）：98.

[2]侯濤，車慧.淺談檔案數字化建設存在的問題及推進意義[J].蘭臺內外，201 9（12）：56.

[3]檔案信息化建設及數字化質量狀況調研報告[J].四川檔案，201 9（e）：20-21.

作者簡介：

高小姣，出生年月：1987.1.15，性別：女，民族：漢，籍貫（精確到市）：吉林省長春市，當前職稱：中級，學歷：本科.