大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及應(yīng)用

胡燕

摘 要：隨著信息科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，給社會帶來了深刻的變革，企業(yè)也因此面臨著非常大的機遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中會存有大量的文書檔案，這些文書檔案關(guān)系到企業(yè)的各項管理活動。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，合理地對企業(yè)文書檔案進行規(guī)范的信息化管理能夠保證企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營的穩(wěn)定，有利于提升企業(yè)對自身生產(chǎn)環(huán)節(jié)的掌控。因此信息化管理企業(yè)文書檔案能夠保證文書檔案信息的完整，提高企業(yè)文書檔案再利用性。本文探討了大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案管理的主要內(nèi)容和具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)文書檔案;信息化管理;應(yīng)用

引言：

企業(yè)文書檔案是指企業(yè)在日常經(jīng)營管理活動中形成關(guān)于企業(yè)各類經(jīng)營生產(chǎn)信息的記錄。如今，電子信息技術(shù)水平發(fā)展迅猛，各類檔案信息都逐漸發(fā)展成為電子信息檔案。政府單位、企業(yè)甚至個人都將重要信息進行網(wǎng)絡(luò)化、信息化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理雖仍具有重大意義，但是通過計算機這種載體方式的信息管理模式具有更多的優(yōu)點，比如儲存信息量巨大，檔案信息搜集方便快捷，檔案信息儲存時間長且穩(wěn)定，通過信息化管理企業(yè)文書檔案也將成為企業(yè)檔案管理的主流方式。本文將介紹大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及應(yīng)用。

1.大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案信息化管理

1.1大數(shù)據(jù)概述

自計算機網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)以來，人類日益頻繁的網(wǎng)絡(luò)行為產(chǎn)生的各類信息就是大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)蘊藏了人類社會網(wǎng)絡(luò)化以來的各種信息。隨著時間的增長，人類使用網(wǎng)絡(luò)的頻率提高，大數(shù)據(jù)的體量也在不斷增加。各類信息的增多，也加大了人類從大數(shù)據(jù)中提煉信息的難度。大數(shù)據(jù)體量的急劇膨脹，對于網(wǎng)絡(luò)用戶利用加工軟件對所需文件進行檢索、查閱、下載、處理等工作也提高了難度。因此，信息化發(fā)展高度發(fā)展的現(xiàn)代社會，能夠掌握信息數(shù)據(jù)資源，便擁有了世界發(fā)展的主要趨勢，能夠掌握世界發(fā)展脈搏。具有現(xiàn)代思想的人群已經(jīng)意識到保護數(shù)據(jù)信息的重要性。通常，掌握大數(shù)據(jù)不僅僅是指能夠擁有龐大的信息數(shù)據(jù)源，更為必須的還是要在擁有龐大數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上，從大數(shù)據(jù)中提煉對自己發(fā)展有重要影響的信息，并對其進行深層次的加工、處理和保存，這樣才能賦予信息更為寶貴的價值。隨著越來越多的人開始使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大數(shù)據(jù)的體量會無止境的增加，大數(shù)據(jù)已經(jīng)開始在人類生活的各個角落發(fā)揮著巨大作用，大數(shù)據(jù)變成了人類生產(chǎn)生活的必需品。而隨著企業(yè)逐漸重視文書檔案管理，加大文書檔案信息化管理的步伐，企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了大數(shù)據(jù)中一項重要的組成部分。

1.2企業(yè)文書檔案及其信息化管理概述

企業(yè)文書檔案資源類型豐富多樣，是企業(yè)生產(chǎn)生活各項的詳細記錄，對企業(yè)發(fā)展具有重大的歷史性和現(xiàn)實性意義。文書檔案的類型由文字、圖片、錄像、動畫等各種不同的表現(xiàn)形式。企業(yè)將日常生產(chǎn)生活各類信息記錄進行提煉歸納，總結(jié)出具有保存價值的檔案信息，這些具有保存價值的信息就是企業(yè)文書檔案。企業(yè)文書檔案記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)各項各類經(jīng)濟活動的重要信息，例如：企業(yè)人事資源檔案便是文書檔案中重要的組成部分。企業(yè)文書檔案信息化管理是指借助現(xiàn)代化的信息科學(xué)技術(shù)，對企業(yè)文書檔案進行詳細的整理歸納，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案通過計算機載體轉(zhuǎn)變成為網(wǎng)絡(luò)電子信息檔案，實現(xiàn)了文書檔案的信息化轉(zhuǎn)變。文書檔案的信息化管理能夠更高效的進行檔案資源管理，對企業(yè)長久的生產(chǎn)生活環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)上的保障。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)文書檔案信息化管理要求企業(yè)掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，文書檔案信息化為企業(yè)提供了高效、快捷的資源管理。

2.大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的主要內(nèi)容

2.1企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理。

傳統(tǒng)的文書檔案以紙張作為載體，將企業(yè)各類重要的生產(chǎn)經(jīng)營信息記錄在案，這種檔案信息的記錄方式需要較長的時間，錄入信息人員需要付出較大的體力勞動。并且，工作人員在記錄文書檔案時不可避免的會出現(xiàn)一些記錄問題，出現(xiàn)錄入錯誤。而企業(yè)在進行文書檔案檢索時也非常繁瑣，大量的紙質(zhì)文書檔案無法進行高效的檢索查閱工作。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)文書檔案在信息化管理下能夠有效保存文書檔案信息，運用計算機技術(shù)可以快速篩選重要的文書檔案，顯著的節(jié)省工作人員的時間，提高文書檢索工作效率。

2.2企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

數(shù)字化轉(zhuǎn)變之后的企業(yè)文書檔案需要通過的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行聯(lián)網(wǎng)后開始管理。網(wǎng)絡(luò)化管理后的企業(yè)文書檔案可以被分化為范圍詳細的信息數(shù)據(jù)，信息數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)化管理的細分后，在企業(yè)進行檢索查詢時，信息查詢的效率得到很大的提升，實現(xiàn)檔案檢索快捷化、便攜化。同時，在實現(xiàn)文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，企業(yè)可以在網(wǎng)絡(luò)中進行檔案的傳輸和共享，為檔案管理工作提供很大的便利。企業(yè)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化能夠使用的功能非常多樣，通過網(wǎng)絡(luò)使不同部門在線進行檔案查閱，省去了翻閱紙質(zhì)檔案的時間，通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案的復(fù)制和共享，可以遠程完成檔案管理工作。

3.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理應(yīng)用

企業(yè)文書檔案記載了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的成果和過程，不僅為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗，也是企業(yè)發(fā)展成果的重要體現(xiàn)。企業(yè)在檢閱文書檔案時，可以得到企業(yè)發(fā)展的清晰脈絡(luò)，從過去生產(chǎn)經(jīng)營中得到經(jīng)驗和教訓(xùn)，為企業(yè)未來的發(fā)展提供參考價值。企業(yè)可以通過對人事檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等的查閱，提煉出企業(yè)發(fā)展的核心策略，幫助企業(yè)提高對市場的理解和認識。因此可知，企業(yè)文書檔案具有非常重大的參考價值。實施企業(yè)文書檔案信息化管理，可為企業(yè)提供全面而深入的檔案檢索服務(wù)。企業(yè)還可以根據(jù)自身需求對文書檔案資源進行信息化改建，從而提供其他功能的服務(wù)，這也是大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理的一種具體功能的體現(xiàn)。

結(jié)束語：

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，建立在發(fā)達的信息技術(shù)基礎(chǔ)上，企業(yè)文書檔案在資源管理中可以獲得有效的保管和高效的檢索功能。企業(yè)文書檔案的信息化管理可以為企業(yè)在綜合管理上提供更專業(yè)的數(shù)據(jù)支持。在企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模逐漸擴大的情況下，企業(yè)所消耗的人力、物力成本會隨之提高，文書檔案信息化管理的應(yīng)用可更有效地節(jié)省成本，為企業(yè)在查詢、應(yīng)用、下載文書檔案信息中提供了便利。

參考文獻：

[1]庫俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技，2013（9）：50-51.

[2]江鴻.探析大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理[J].中國科技投資，2016（4）：144.

[3]呂紅怡.供電企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用探究[J].中外企業(yè)家，2015（10）：87-89.