大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及應用

胡燕

摘 要：隨著信息科學技術的高速發展，給社會帶來了深刻的變革，企業也因此面臨著非常大的機遇和挑戰。企業在生產經營中會存有大量的文書檔案，這些文書檔案關系到企業的各項管理活動。大數據環境下，合理地對企業文書檔案進行規范的信息化管理能夠保證企業在日常生產經營的穩定，有利于提升企業對自身生產環節的掌控。因此信息化管理企業文書檔案能夠保證文書檔案信息的完整，提高企業文書檔案再利用性。本文探討了大數據環境中企業文書檔案管理的主要內容和具體應用。

關鍵詞：大數據;企業文書檔案;信息化管理;應用

引言：

企業文書檔案是指企業在日常經營管理活動中形成關于企業各類經營生產信息的記錄。如今，電子信息技術水平發展迅猛，各類檔案信息都逐漸發展成為電子信息檔案。政府單位、企業甚至個人都將重要信息進行網絡化、信息化。傳統紙質檔案的管理雖仍具有重大意義，但是通過計算機這種載體方式的信息管理模式具有更多的優點，比如儲存信息量巨大，檔案信息搜集方便快捷，檔案信息儲存時間長且穩定，通過信息化管理企業文書檔案也將成為企業檔案管理的主流方式。本文將介紹大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及應用。

1.大數據環境與企業文書檔案信息化管理

1.1大數據概述

自計算機網絡出現以來，人類日益頻繁的網絡行為產生的各類信息就是大數據，大數據蘊藏了人類社會網絡化以來的各種信息。隨著時間的增長，人類使用網絡的頻率提高，大數據的體量也在不斷增加。各類信息的增多，也加大了人類從大數據中提煉信息的難度。大數據體量的急劇膨脹，對于網絡用戶利用加工軟件對所需文件進行檢索、查閱、下載、處理等工作也提高了難度。因此，信息化發展高度發展的現代社會，能夠掌握信息數據資源，便擁有了世界發展的主要趨勢，能夠掌握世界發展脈搏。具有現代思想的人群已經意識到保護數據信息的重要性。通常，掌握大數據不僅僅是指能夠擁有龐大的信息數據源，更為必須的還是要在擁有龐大數據資源的基礎上，從大數據中提煉對自己發展有重要影響的信息，并對其進行深層次的加工、處理和保存，這樣才能賦予信息更為寶貴的價值。隨著越來越多的人開始使用網絡技術，大數據的體量會無止境的增加，大數據已經開始在人類生活的各個角落發揮著巨大作用，大數據變成了人類生產生活的必需品。而隨著企業逐漸重視文書檔案管理，加大文書檔案信息化管理的步伐，企業文書檔案數據已經成為了大數據中一項重要的組成部分。

1.2企業文書檔案及其信息化管理概述

企業文書檔案資源類型豐富多樣，是企業生產生活各項的詳細記錄，對企業發展具有重大的歷史性和現實性意義。文書檔案的類型由文字、圖片、錄像、動畫等各種不同的表現形式。企業將日常生產生活各類信息記錄進行提煉歸納，總結出具有保存價值的檔案信息，這些具有保存價值的信息就是企業文書檔案。企業文書檔案記錄了企業生產經營環節各項各類經濟活動的重要信息，例如：企業人事資源檔案便是文書檔案中重要的組成部分。企業文書檔案信息化管理是指借助現代化的信息科學技術，對企業文書檔案進行詳細的整理歸納，將傳統紙質文書檔案通過計算機載體轉變成為網絡電子信息檔案，實現了文書檔案的信息化轉變。文書檔案的信息化管理能夠更高效的進行檔案資源管理，對企業長久的生產生活環節提供數據上的保障。在大數據環境中，企業文書檔案信息化管理要求企業掌握網絡信息技術，文書檔案信息化為企業提供了高效、快捷的資源管理。

2.大數據環境下企業文書檔案信息化管理的主要內容

2.1企業文書檔案的數字化管理。

傳統的文書檔案以紙張作為載體，將企業各類重要的生產經營信息記錄在案，這種檔案信息的記錄方式需要較長的時間，錄入信息人員需要付出較大的體力勞動。并且，工作人員在記錄文書檔案時不可避免的會出現一些記錄問題，出現錄入錯誤。而企業在進行文書檔案檢索時也非常繁瑣，大量的紙質文書檔案無法進行高效的檢索查閱工作。而在大數據環境下，企業文書檔案在信息化管理下能夠有效保存文書檔案信息，運用計算機技術可以快速篩選重要的文書檔案，顯著的節省工作人員的時間，提高文書檢索工作效率。

2.2企業文書檔案網絡化管理。

數字化轉變之后的企業文書檔案需要通過的信息網絡技術進行聯網后開始管理。網絡化管理后的企業文書檔案可以被分化為范圍詳細的信息數據，信息數據通過網絡化管理的細分后，在企業進行檢索查詢時，信息查詢的效率得到很大的提升，實現檔案檢索快捷化、便攜化。同時，在實現文書檔案網絡化管理后，企業可以在網絡中進行檔案的傳輸和共享，為檔案管理工作提供很大的便利。企業文書檔案的網絡化能夠使用的功能非常多樣，通過網絡使不同部門在線進行檔案查閱，省去了翻閱紙質檔案的時間，通過網絡進行檔案的復制和共享，可以遠程完成檔案管理工作。

3.大數據環境中企業文書檔案信息化管理應用

企業文書檔案記載了企業生產經營的成果和過程，不僅為企業發展積累了寶貴經驗，也是企業發展成果的重要體現。企業在檢閱文書檔案時，可以得到企業發展的清晰脈絡，從過去生產經營中得到經驗和教訓，為企業未來的發展提供參考價值。企業可以通過對人事檔案、財務檔案、科研檔案等的查閱，提煉出企業發展的核心策略，幫助企業提高對市場的理解和認識。因此可知，企業文書檔案具有非常重大的參考價值。實施企業文書檔案信息化管理，可為企業提供全面而深入的檔案檢索服務。企業還可以根據自身需求對文書檔案資源進行信息化改建，從而提供其他功能的服務，這也是大數據環境中企業文書檔案信息化管理的一種具體功能的體現。

結束語：

大數據環境下，建立在發達的信息技術基礎上，企業文書檔案在資源管理中可以獲得有效的保管和高效的檢索功能。企業文書檔案的信息化管理可以為企業在綜合管理上提供更專業的數據支持。在企業生產規模逐漸擴大的情況下，企業所消耗的人力、物力成本會隨之提高，文書檔案信息化管理的應用可更有效地節省成本，為企業在查詢、應用、下載文書檔案信息中提供了便利。

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