數(shù)字信息時(shí)代背景下的學(xué)校檔案工作

齊正

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)逐漸步入一個(gè)信息化、數(shù)字化的時(shí)代，以電子信息為核心的高科技對(duì)人們的工作、學(xué)習(xí)和生活產(chǎn)生了重要的影響。學(xué)校教學(xué)檔案作為教學(xué)工作的記錄，對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)具有重要的保存價(jià)值，是教師教學(xué)研究的原始記錄，也是高校檔案管理的核心和重點(diǎn)。信息化背景下高校傳統(tǒng)檔案管理的手段和服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校教學(xué)管理活動(dòng)的發(fā)展要求。因此，如何自信息化的背景下創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的管理成為學(xué)校需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案統(tǒng)計(jì);數(shù)字信息

前言

檔案作為學(xué)校各方面情況的真實(shí)記錄，承載著學(xué)校的發(fā)展變革，記錄著學(xué)校工作方方面面、點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是促進(jìn)學(xué)校各方面科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，伴隨著學(xué)校數(shù)字信息化的進(jìn)一步推進(jìn)，學(xué)校檔案室建設(shè)和檔案工作卻陷入較為尷尬的狀態(tài)。如何才能在新形勢(shì)下保障檔案完整，跟上時(shí)代步伐，不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，保證檔案管理工作有序進(jìn)行是大勢(shì)所趨。

1.學(xué)校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

學(xué)校數(shù)字化建設(shè)逐年推進(jìn)和提升，但領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案室的現(xiàn)代化建設(shè)關(guān)注的不多，絕大多數(shù)學(xué)校檔案室仍處于老樣子，設(shè)備陳舊，觀念陳舊，檔案工作仍處于原始狀態(tài)。數(shù)字化檔案建設(shè)前期投入資金大，檔案數(shù)字化采集工程量大。設(shè)備的采購(gòu)，軟件的配備，人力的投入，需要資金的支持;一本檔案實(shí)體從拆卷校對(duì)、掃描采集、圖像處理、校對(duì)審核、裝訂還原、電子數(shù)據(jù)歸檔，需要人力和時(shí)間的保證。這更使得學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。當(dāng)下，各方面形成的材料、稿件的數(shù)字化程度越來(lái)越高，電子稿件不能及時(shí)歸檔，材料流失過(guò)大;學(xué)校檔案管理人員絕大多數(shù)為兼職，崗位職責(zé)的邊緣化，專業(yè)性不強(qiáng)，也阻礙了學(xué)校檔案建設(shè)的健康發(fā)展。諸如此類種種因素，限制和影響了學(xué)校檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化的發(fā)展。

1.2檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向，將傳統(tǒng)紙制材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，通過(guò)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用率和管理效率，必將是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。

2.信息化時(shí)代高校教學(xué)檔案工作創(chuàng)新的必要性

2.1最大限度提高檔案工作效率

手工管理在傳統(tǒng)的檔案管理中是最常用的管理形式，而檔案所提供的信息服務(wù)也是通過(guò)手工服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這樣的管理方式不管是工作效率還是在工作的質(zhì)量上，都是有很明顯的缺陷的。電子檔案無(wú)法通過(guò)和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間實(shí)現(xiàn)更好的銜接，電子檔案沒(méi)有辦法為手工檔案收集相關(guān)的資料，手工檔案管理的速度比較慢。也正是因?yàn)檫@些方面的原因，手工檔案管理的效率很低，不管是對(duì)管理者還是對(duì)檔案信息的需求者來(lái)說(shuō)，都造成時(shí)間方面的嚴(yán)重 浪費(fèi)。這些方面的缺陷都使得檔案工作的創(chuàng)新勢(shì)在必行，因?yàn)橥ㄟ^(guò)對(duì)教學(xué)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，可以讓學(xué)校的檔案工作更加的開(kāi)放，還促進(jìn)檔案資源更好的實(shí)現(xiàn)彼此間的整合和優(yōu)化使檔案工作的質(zhì)量和效率都得到提高。

2.2符合檔案工作未來(lái)的發(fā)展方向

當(dāng)前，信息化已經(jīng)朝著更加深入的方向發(fā)展，所以很多現(xiàn)代化的設(shè)備也得到了廣泛的應(yīng)用和普及，這些給人們的生活帶來(lái)了便利，同樣的也給高校教學(xué)檔案工作帶來(lái)了便利。在檔 案工作中應(yīng)用一些比較先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，可以為檔案工作帶來(lái)新的能力，讓檔案工作更加具有發(fā)展的活力。但是，在高校實(shí)際的檔案工作中，這些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備并沒(méi)有得到應(yīng)用和普及。信息使用者在查詢信息時(shí)依然使用的是最傳統(tǒng)的方式，查閱的難度是很大的。互 聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展是檔案工作中出現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)為信息的檢索提供幫助。這些方面的變化都是為了適應(yīng)新的時(shí)代特征和服務(wù)的多元化，同時(shí)，這些新興起的檔案管理方式可以有效的促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，因此，檔案工作是一定要進(jìn)行創(chuàng)新的。

2.3為信息使用者提供更好的服務(wù)

計(jì)算機(jī)在當(dāng)前的社會(huì)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了普及，這一趨勢(shì)改變了人們的生活方式，對(duì)科研和教學(xué)都被廣泛的應(yīng)用，當(dāng)然在學(xué)校的管理工作中也是離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。也正是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，檔案工作的重心發(fā)生了根本性的變化。在教學(xué)檔案工作管理過(guò)程中通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的利用，可以捜集和整理已有的檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)信息的共享，而且檔案管理部門可以通過(guò)校內(nèi)網(wǎng)提供檔案的相關(guān)信息，這樣檔案信息的使用者就不用再通過(guò)手動(dòng)查詢了。在檔案工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不但能夠?yàn)樾畔⑹褂谜咛峁└嗟谋憷匾氖撬梢蕴岣邫n案工作的服務(wù)質(zhì)量，當(dāng)然必須要考慮到網(wǎng)絡(luò)安全，做好保密工作。

3.如何能更好實(shí)現(xiàn)檔案管理的初步數(shù)字化

3.1對(duì)于管理類檔案，采用“兩條腿”的方法

形成紙制檔案材料按件裝盒成檔，又按照檔號(hào)采集數(shù)字信息，錄入“辦公”、“學(xué)校檔案”模塊，進(jìn)行“數(shù)字化”管理。

3.2對(duì)于實(shí)物類檔案，按年度整理歸檔

采用大流水號(hào)，將學(xué)校建校以來(lái)所獲得的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物進(jìn)行梳理、編號(hào)，錄入“辦公”、“學(xué)校檔案”模塊，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”管理。

3.3借助計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)

隨著“數(shù)字化”管理檔案的逐年推進(jìn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索，在檔案查閱方面大大節(jié)省了查找名錄的時(shí)間，方便了閱檔，提高了檢索準(zhǔn)確率和利用效率;將傳統(tǒng)的紙制檔案變?yōu)閿?shù)字化機(jī)讀檔案后，避免了因多次復(fù)印而造成的紙張浪費(fèi)，對(duì)檔案原件起到了保護(hù)作用，檔案的使用更加安全，提高了檔案的利用率和管理效率。

3.4努力提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案材料利用率

檔案工作者要在扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)上，要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的手段和先進(jìn)的管理方法，努力使自己成為適應(yīng)數(shù)字化和現(xiàn)代化檔案建設(shè)需要的復(fù)合型人才。檔案工作者需要極大的細(xì)心和耐心面對(duì)各種檔案材料整理、統(tǒng)計(jì)、檢索等，容易產(chǎn)生職業(yè)疏遠(yuǎn)感和壓抑、失落的心理。需要檔案工作者實(shí)時(shí)調(diào)整自己的心理狀態(tài)，從自身認(rèn)知上改變傳統(tǒng)工作模式，提高檔案責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)自身積極性，用開(kāi)拓創(chuàng)新的精神去開(kāi)展工作，煩躁的心理就會(huì)自然消退。

總結(jié)

綜上所述，信息化背景下，高校教學(xué)檔案的管理的方式和管理技術(shù)需要不斷強(qiáng)化和轉(zhuǎn)變，這樣不僅能夠有助于教學(xué)管理水平的提升，更有助于檔案管理工作的創(chuàng)新，對(duì)高校教學(xué)檔案工作的發(fā)展具有積極影響。

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