淺談法院檔案信息化

徐祗勇 王保嶺

摘 要：檔案工作是人民法院的一項重要基礎(chǔ)性工作，是審判工作不可分割的組成部分。本文旨在通過對基層法院檔案管理工作存在問題的分析，提出針對性解決問題的對策措施。從而提高基層法院檔案管理工作水平，促進(jìn)人民法院整體工作同步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層法院;檔案管理工作;問題;對策

人民法院檔案室主要負(fù)責(zé)歷年辦結(jié)的訴訟檔案、文書檔案的管理和利用，其中占絕大部分比例的訴訟檔案是國家重要的專門檔案之一，是人民法院審判活動所形成的最客觀、全面的真實記錄，是人民法院進(jìn)行審判工作的重要依據(jù)和必要條件。近年來，人民法院案件數(shù)量大幅增長，直接導(dǎo)致訴訟檔案數(shù)量急劇增長，“案多人少”的矛盾越來越突出。另一方面，隨著科技與社會的飛速發(fā)展，新形勢下對檔案管理工作的要求也越來越規(guī)范，這就對檔案工作提出了更高的要求。

一、當(dāng)前的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）伴隨法院案件大幅上升，檔案數(shù)量同步大量激增。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展進(jìn)入轉(zhuǎn)型期，各類社會矛盾疊加和凸顯，訴至法院的糾紛也在不斷增長。同時，2007年4月1日實施的《訴訟費用交納辦法》降低了訴訟費用收費標(biāo)準(zhǔn)，從而使基層法院受理案件數(shù)量大幅度增加，與此同時，檔案數(shù)量也隨之急速遞增。以筆者所在的法院為例，1950年至1990年庫存檔案數(shù)量為13810卷;1991年至2000年庫存數(shù)量為35623卷;2001年至2010年庫存檔案數(shù)量達(dá)到93579卷。截止到2018年10月31日，全院庫存檔案總量高達(dá)194768卷，增長勢頭極為迅猛。

（二）人員配備不足且能力素養(yǎng)參差不齊。一是人員缺口大。目前基層法院因為案多人少，大量的人力物力集中到審判執(zhí)行部門，一般只會配備檔案員1-2名。而根據(jù)《人民法院檔案工作規(guī)定》第十一條規(guī)定：“各級人民法院應(yīng)當(dāng)根據(jù)本院檔案工作的實際需要配備專職檔案工作人員，根據(jù)保管檔案的數(shù)量適當(dāng)增配人員，增配人員的標(biāo)準(zhǔn)為，以保管檔案—萬卷設(shè)專職檔案工作人員一人為基數(shù)，每超過二萬卷增配一人”，以筆者所在的法院為例，室藏訴訟檔案已達(dá)19萬卷，只配備了2名檔案員，有的法院檔案員還身兼數(shù)職，承擔(dān)著信訪接待、案件咨詢等工作。人員與工作量的增長成反比，導(dǎo)致檔案工作人員疲于應(yīng)付日常工作，無暇顧及檔案的信息化、科學(xué)化管理。二是能力素質(zhì)不適應(yīng)。在全部檔案員中，臨聘人員及服務(wù)外包人員占比大，很多缺乏專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，實際工作中這些人員并不能很好地適應(yīng)檔案管理工作。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用不充分。檔案部門與當(dāng)事人、公安、檢察、律師等群體接觸緊密，可從訴訟檔案認(rèn)知一個區(qū)域不同時期在經(jīng)濟、法治等方面的面貌，但檔案歸檔后僅提供檔案查閱業(yè)務(wù)，統(tǒng)計、編研、開發(fā)利用工作相對滯后，使得檔案的價值無法得到充分的發(fā)揮。

（四）硬件設(shè)備投入缺乏。各種因素影響下，基層法院檔案管理工作在硬件的投入上往往存在許多短板。有的建設(shè)規(guī)劃期對檔案數(shù)量激增判斷不足，場地設(shè)計已經(jīng)無法適應(yīng)案件儲存的需要;有的檔案管理的設(shè)備陳舊，環(huán)境惡劣，存在較多安全隱患;有的沒有及時更新管理理念，不能適應(yīng)新變化，對新出現(xiàn)的影音視頻等電子產(chǎn)品、設(shè)備管理不善，導(dǎo)致?lián)p壞，造成了不可逆轉(zhuǎn)的后果。

二、做好基層法院檔案管理工作的對策和建議

（一）加強檔案隊伍建設(shè)，提高檔案管理水平。各級人民法院應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入人民法院發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，制訂切合本單位實際的檔案管理制度。根據(jù)訴訟檔案的特點，配備既具有法律知識又具有檔案專業(yè)知識的檔案員，積極參加各類檔案工作培訓(xùn)。組織兼職檔案員進(jìn)行檔案信息化相關(guān)培訓(xùn)，督促其熟練掌握歸檔流程及電子檔案系統(tǒng)操作，全面實現(xiàn)通過數(shù)字系統(tǒng)查詢檔案。所有檔案員都要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的指導(dǎo)培訓(xùn)，通過自主學(xué)習(xí)，不斷更新檔案管理知識體系，掌握檔案管理的未來發(fā)展方向和問題，提高整個法院檔案管理隊伍的事業(yè)心和責(zé)任感。

（二）多措并舉，破解當(dāng)前制約檔案管理的瓶頸問題。一是對于場所不能適應(yīng)新需要的，積極爭取財政支持，爭取項目立項，新建或改造庫房。二是理順工作機制，積極與當(dāng)?shù)貦n案局協(xié)調(diào)溝通，共建檔案移送寄存機制，將一些使用頻率不高但屬于永久和長期保管的檔案移送至檔案局庫房。三是成立鑒定、銷毀工作小組，制定方案和標(biāo)準(zhǔn)，確定銷毀范圍，將一部分已經(jīng)到達(dá)保管期限的檔案經(jīng)逐卷、逐件、逐頁地認(rèn)真審閱鑒定后進(jìn)行銷毀。

（三）探索多元化服務(wù)機制，多途徑優(yōu)化檔案管理。檔案管理部門在做好傳統(tǒng)查閱業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，還要堅持高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)理念，積極探索檔案開發(fā)和利用渠道，切實滿足人民群眾司法需要。深入貫徹落實“最多跑一次”的改革精神，堅持“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓當(dāng)事人少跑腿”的服務(wù)宗旨與理念。充分利用掃描儀、電子文檔、數(shù)字影像視頻數(shù)據(jù)、存儲系統(tǒng)以及軟件處理系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將立案、審理、執(zhí)行、歸檔全過程進(jìn)行數(shù)字化檔案管理。開展網(wǎng)點式跨區(qū)域異地辦理訴訟事務(wù)，提供遠(yuǎn)程查閱檔案服務(wù)，讓當(dāng)事人或有關(guān)單位工作人員在異地就可以查閱案件材料，有效減輕當(dāng)事人的負(fù)擔(dān)。

三、結(jié)語

檔案工作是一項立足當(dāng)下著眼未來的事業(yè)，隨著各項工作規(guī)范化程度要求越來越高，我們要把法院檔案工作與法院科學(xué)發(fā)展緊密聯(lián)系起來，積極利用電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化管理水平，開創(chuàng)嶄新的檔案管理模式，同時，重視檔案的開發(fā)利用效益，充分發(fā)揮檔案的巨大潛力，推進(jìn)司法工作的發(fā)展進(jìn)步，滿足人民群眾的司法需求。

參考文獻(xiàn)

[1]檔案工作實務(wù)[M].浙江大學(xué)出版社，2014.

[2]人民法院檔案工作規(guī)定（法辦〔2012〕11號）.

[3]人民法院訴訟檔案管理辦法（法〔2013〕283號）.