淺析如何加快機關檔案管理信息化建設

后智勇　陸權

摘 要：計算機技術與網絡信息技術的廣泛應用標志著人們已經進入信息化時代，信息化建設成為國家現代化建設的重要內容，作為機關單位的檔案人員應順應時代發展需要，積極探索加快機關檔案管理信息化建設的有效途徑，促使機關檔案工作水平不斷提升。

關鍵詞：機關;檔案管理;信息化

引言

隨著辦公自動化、O2O平臺和互聯網+等技術手段在機關工作中的使用，機關工作出現高效的新面貌，檔案管理信息化以信息海量、傳播廣泛、交互快捷、高效靈活等優勢，指明機關檔案管理的發展方向，加快推進檔案管理信息化建設勢在必行。但是目前機關檔案管理面臨數字化處理不到位、安全保障不足、人員素質不夠高等不足，阻礙檔案信息化建設，急需改進和強化。

一、加強檔案數字化處理，促進資源共享

檔案管理信息化建設內容不但涉及到對新的電子文件存檔，還涉及到對傳統紙質檔案實施數字化處理，并歸檔。在對機關單位的紙質檔案進行數字化處理時，可按照本單位的工作和紙質檔案的數量逐步分批次實現數字化處理，保證檔案質量[1]。在掃描檔案之前可按照檔案工作情況適當整理紙質檔案，規范檔案目錄內容;對于有嚴重破損的、不能直接掃描的紙質檔案材料應先修復，在修復完以后掃描;根據紙質檔案對掃描件編號，使其保持和紙質檔案的同步;掃描紙質檔案應完成一卷就驗收一卷，核對無誤之后單位主管領導要審批簽字，驗收合格的檔案數字化信息要備份，避免數據丟失，奠定檔案資源共享基礎。

在對機關檔案進行數字化處理時，應基于信息技術解決檔案查詢難題，準確定位利用者所需檔案，促進檔案資源的共享。如果條件允許應為利用者提供檔案信息一站式服務，方便利用者查詢所需信息，并獲得有效憑證;檔案部門應和機關單位其他部門實現數據新舊銜接，整合各部門的文件資源，方便利用者開展檔案業務工作，提升檔案管理效率;借助檔案網絡方便和快捷的優勢，開發檔案信息的自助查詢和網絡利用等新模式，發揮檔案的價值，確保檔案信息及時被相關人員利用，更好地服務于機關各項業務工作的開展。

二、增強檔案的安全意識，提升系統安全

檔案管理信息化建設的一個重要原則就在于確保信息系統安全，特別是機關檔案通常會涉及到國家機密、公民隱私等，現階段的科技水平還無法確保檔案信息系統的信息絕對安全，并且檔案管理信息系統可能會遭受一些惡意攻擊，當系統無法正常運轉時，就可能造成整個機關業務的滯留、癱瘓，給機關與公眾生活產生惡劣影響，損害機關的信譽程度、公眾的滿意度。因此，在加快檔案管理信息化建設時務必要注重安全問題，并且安全建設是一場持久戰，應打造堅實的安全保障，對檔案管理信息系統進行實時監控，盡可能降低風險;實時監控檔案管理網絡，制定嚴密的技術措施，預防黑客攻擊;充分認識并了解計算機病毒、網絡病毒，掌握應對技術、應對方法。

除此以外，檔案數據備份是機關檔案管理信息化建設的安全保障之一，因為系統本身就可能發生故障，外部因素也會干擾系統，威脅檔案數據信息的安全性，備份不可缺少[2]。機關檔案管理信息化建設的安全監督機制還必須和國家法律法規結合在一起，針對那些惡意攻擊檔案管理信息系統或盜取機關檔案信息的勢力或個人，一經發現并查實罪行，必須嚴懲不貸，使其接受法律的制裁。

三、注重檔案人員的培訓，提高隊伍素質

高素質的檔案工作隊伍是發揮機關檔案開發利用和綜合服務職能的保證，應根據檔案管理潮流加強對人員的繼續教育和培訓。具體而言，針對機關檔案人員的培訓應以檔案實務知識、業務操作技能等為重點，更新檔案崗位培訓內容，向檔案人員系統介紹檔案管理專業知識和先進技術手段，為其提供理論與實踐先導;根據面向實戰和講求實用、追求實效的基本原則，在機關檔案部門建立業務培訓基地，利用規范化的技術示范和教育提升機關檔案管理隊伍的信息素質;提升檔案信息化培訓的針對性，在崗位培訓中對檔案人員確定檔案學習計劃，持續提升檔案管理隊伍的整體能力和素質;組織檔案人員參觀、學習、考察，或者召開研討會、協作會、舉辦培訓班或研討班等，開展檔案網絡遠程教育，促使檔案人員更新知識、開闊視野，了解最新的檔案管理理念和信息技術、網絡安全技術，適應持續改革和發展的機關檔案管理需要。

總而言之，加快機關檔案管理信息化建設事關機關事業的長遠發展，是機關工作的重要部分，是機關實現現代化、科學化發展的必經之路。機關檔案管理千頭萬緒，傳統工作模式難以適應新的時代發展形勢，所以檔案管理信息化變成主流趨勢，機關檔案部門務必要加強對檔案資源的數字化處理，有意識地加強檔案信息安全管理，同時加強人員培訓，大大提高檔案管理工作效率，更好地發揮檔案的價值，助力機關為社會提供更高效優質的服務。

參考文獻

[1]劉永祥.機關檔案信息化建設淺析[J].城建檔案，2018（08）：38-39.

[2]高金娥.新時期機關檔案信息化管理的創新探究[J].辦公室業務，2018（01）：54.