淺談互聯網時代社保檔案管理面臨的挑戰與對策

馬先孝

摘 要：在網絡技術和信息技術飛速發展的今天，社保檔案管理工作的重要性日益突出。傳統的社保檔案管理工作已經開始趨于數字化、信息化、和數據化的潮流中。但是互聯網時代帶來機遇的同時也帶來了諸多挑戰，本文以門源縣社會保險服務局檔案管理工作為例，闡述互聯網背景下社保檔案管理面臨的挑戰以及解決的對策，我們應該對其帶來的挑戰進行思考和研究，為今后的檔案管理工作做好充足的準備。

關鍵詞：互聯網;社保檔案管理;挑戰;對策

引言

社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。數據時代的全面來臨，意味著各級社保單位必須緊跟步伐開展信息化建設，加快檔案管理工作數據化、信息化。但目前依托互聯網技術進行檔案管理還面臨很多的挑戰，本文將以門源縣社會保險服務局檔案管理工作為例，淺談互聯網時代社保檔案管理面臨的挑戰和解決的對策。

一、互聯網背景下門源縣社會保險服務局檔案管理面臨的挑戰

（一） 對檔案管理方式的挑戰

門源縣社保局對社保檔案保管采取了諸多措施：一是設立專項檔案室，由專人保管鑰匙。二是制定了一系列社保檔案管理的規章制度，例如在借檔和還檔的過程中必須有檔案管理人員的簽字。三是為了避免社保檔案的遺失和破損，未在社保管理單位報備的檔案不能隨意流傳。在檔案的管理方面更加注重檔案的詳細分類和歸檔工作，這種管理方式在大數據時代顯得比較單一，雖然經過不斷地改進已經趨于成熟，對于個人保險關系轉移和基金的轉入轉出手續、離退休人員的社會化服務與管理等這些詳細的個人檔案，在一定程度上有效的確保了檔案的完整性、安全性和真實性。但是檔案殘缺、丟失的情況也常有發生，對于長期保管來說不現實。另外紙質檔案的查閱方式比較繁瑣，尤其是社保檔案體量大、時間跨度大、內容多，多次查閱容易造成原件的受損。

（二） 對檔案管理思維的挑戰

門源縣人力資源和社會保障局社保檔案管理方式單一的原因還在于檔案管理人員思維陳舊，在傳統檔案管理思維的影響下，一方面對社保檔案管理工作的重視程度不夠，認為傳統的管理方式已經滿足了日常工作需要。另一方面思維過于狹隘，長期形成的思維定式使得社保檔案管理人員缺乏對市場和社會發展狀況的了解，過于追求檔案資料的完整性和保管性從而忽略了檔案的利用性和服務性，大量的檔案資料無法得到規范化的管理和充分有效的利用，滿足不了社會大眾對個人檔案資料的需求 。

隨著互聯網浪潮的席卷，傳統以檔案實體為對象的管理方式不斷受到沖擊也面臨著極大的挑戰，社保檔案電子化是社保檔案實現“信息導向”的重要途徑。

（三） 對檔案管理人員職業素養的挑戰

傳統的社保檔案管理方式對管理人員的專業素養要求不高，導致管理人員對現代化管理知識的匱乏。門源縣社會保險服務局由于工作的特殊性和重要性，使得社保檔案信息化領域的人才比較緊缺，專業人員的儲備也比較困難。大量的社保檔案數字化工作必須依靠熟悉社會保險工作各項業務的專業人員，而目前的檔案管理人員多缺乏管理經驗。其次由于編制限制、社保檔案管理人員常常身兼數職。沉重的工作任務之下根本沒有多余的時間和精力去加強自己的專業素養。

（四） 互聯網時代下的網絡安全挑戰

門源縣社保局檔案數字化管理時對于網絡安全問題只依賴于網絡防火墻。主要原因是硬件設施比較落后，網絡建設不完善，由于計算機網絡具有很高的開放性，易造到網絡病毒的入侵，導致檔案資料的泄露，還有檔案管理人員的安全意識薄弱，嚴重威脅到部分具有保密性的電子文件的安全。使用電子文件對檔案的真實性和完整性具有挑戰。不同于傳統的紙質檔案，電子檔案進行刪改是不留痕跡的，極易給別有用心之人留下可乘之機。另外電子文件對系統的依賴性強 ，但是現有設備老舊，后期的維護和系統升級跟不上，常常出現計算機及其應用軟件的不兼容給文件的交換使用造成很大的困難，需要通過保留不同的計算機軟硬件系統來適應新系統的轉換及遷移工作，才能保持文件的可讀性。

二、互聯網背景下門源縣社會保險服務局局社保檔案工作的對策分析

（一）擺脫思維定式，培養創新意識

在前文中我們已經分析了對社保檔案管理思維存在的弊端，想要打破這種局面，首先社保檔案管理人員要加強對檔案管理工作的重視，必須清楚的認識到社保檔案作為個人歷史活動的真實記錄，具有其他各種信息資源所不能替代的特殊價值與作用，所以必須重視社保檔案管理工作。其次要培養創新意識，服務意識。敢于擺脫思維定式將互聯網與自身工作相結合，轉變角色以用戶思維開展工作，主動參與到檔案資料的準備工作中，做好社保檔案服務，破除傳統的以“藏”為主，以“用” 為輔的思想觀念。

（二）“傳統 +現代”雙軌制，多種手段綜合管理

要想社保檔案管理工作實現現代化就必須尋求多種有效科學的管理手段，電子文件相比較于紙質文件在載體、儲存空間、檢索利用等方面都具有質的優越性。其虛擬化的特征，可以在不同的載體之間進行轉換。存儲高密度性的特點對于大數據，可以建立數據庫來存儲海量文件，大大的減少了紙質文件占用空間的問題。電子文件在信息檢索技術上更加便利快捷，檔案內容也可以隨時的添加和修改，減少了管理人員的工作負擔提高了工作效率?，F代化的檔案管理方式盡管來勢兇猛，但普及度還不高，就目前來說，在相當長的一段時間里傳統檔案管理方式仍然占據主導地位，但隨著互聯網普及度的提高社保檔案管理工作會呈現出“傳統+現代”兩種管理方式，二者取長補短，相互融合使社保檔案管理事業更加科學嚴謹。

（三）建設高質量的檔案管理人才隊伍

為了不在時代的浪潮中被淘汰，首先社保檔案管理人員要認清檔案管理工作已經由檔案實體管理向檔案信息管理轉變的事實，要拓寬視野，及時了解自己工作領域的最新動態，充實理論知識，通過不斷地學習強化自身的專業素養，其次各級社保單位要引進人才，壯大隊伍，采取專人專用的方式，讓社保檔案管理方面的專業人才學有所用。對于原有的管理人員，各級社保單位統一組織通過培訓、講座、實習、研討等方式進行時間短、效率高、針對性強、形式靈活的繼續教育。最后，還可學習、借鑒國內外檔案管理工作的先進經驗，結合自身特點，走一條具有特色的個性化管路之路。