新時期會議全過程管理問題探究

金佳

摘要：在改變當前“會而不議”和“文山會海”問題上，國有企業(yè)應(yīng)做出表率。企業(yè)作為市場經(jīng)濟主體，其行為偏好的內(nèi)在邏輯應(yīng)放在“效率”二字。本文主要分析探討了新時期會議全過程管理相關(guān)問題，以供參閱。

關(guān)鍵詞：新時期；會議；全過程；管理

新時期的會議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進行會議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會議管理思維和管理模式符合當前的時代要求，從而全面提高會議全過程的工作優(yōu)化，同時要從會議形式、會議核心價值等方面入手，構(gòu)建完整的會議流程，根據(jù)會議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會議管理工作，加強會議管理的執(zhí)行力度，從而保證會議全過程的高效運行。

1會議管理的重要性

會議是組織內(nèi)不可或缺的溝通方式和管理手段，組織的經(jīng)營運行都需要通過會議來決策、溝通和貫徹，會議的效率直接體現(xiàn)組織效率。會議具有系統(tǒng)性、積累性、頻繁性的特點。但如果事事僅停留在“會”開了沒有，而不是“事”辦了沒有的程度，那么會議本身就是流于形式，成了為“開會而開會”，而開會這個動作就會成為組織內(nèi)部極大的官僚主義、形式主義。現(xiàn)階段會議廣泛存在著隨意性、反復性、成本浪費嚴重、信息傳遞失真、落實跟蹤不到位等問題，已經(jīng)成為制約組織正常運轉(zhuǎn)的掣肘。總結(jié)深層次的原因有如下幾點。從管理理念來看，會議往往被作為管理者實施管理和權(quán)威的一種工具，信息傳遞多為自上而下，信息流向極為單一，造成管理者和參會者信息不對稱，這種根深蒂固的管理思維阻礙組織對會議管理模式的改進和提升。從管理要素來看，會議涉及到人、事件、時間、地點等多維度多場景，同時會議的種類層級以及對應(yīng)的形式和內(nèi)容都不固定，很難找到通用的方法和方案去一治百病。從管理工具來看，會議管理的動作貌似簡單，但要實現(xiàn)各環(huán)節(jié)各流程各要素高效集成統(tǒng)一是非常不容易的，模型構(gòu)建需要參考的因素較為復雜。會議管理這項如此頻繁、復雜且重要的必修項目，直接反映了一個組織、團隊的基礎(chǔ)管理水平。如何確定會議的必要性、如何選擇議題和參會人、如何安排會議議程、如何組織討論達到預計目的、如何達成并落實決議，以及會議過程中的各種操作技巧，都是會議管理中核心的環(huán)節(jié)。只有形成一套真正借用科學化管理思維的方法和工具，才能優(yōu)化會議管理模式，提高會議管理效率，使會議成為各類決策、溝通和貫徹的效率倍增器。

2當前會議過程管理中存在的難點

2.1會議人員結(jié)構(gòu)復雜

會議管理承擔的工作量較大，因此其會議工作人員較多既有會議現(xiàn)場的主持人員、操作人員也有專門的管理人員同時這些人員的素質(zhì)和學歷各不相同給會議全過程管理管理工作的開展帶來了困難。通過對某會議現(xiàn)場人員的調(diào)查顯示在會議中參與會議的人的學歷較為復雜對于構(gòu)建合理的管理機制帶來了困難。

2.2會議的頻繁性

當前我國的會議頻繁性較大，會議的頻繁性較強，參與會議的隊伍通常會隨著會議項目而不斷流動，雖然會議現(xiàn)場的會議時間固定，但是由于會議現(xiàn)場管理的混亂，造成了會議效率低下，同時下屬的會議管理部門也根據(jù)會議項目的具體情況而組建，從而造成了管理機構(gòu)的不確定，造成了管理工作難以開展。此外會議隊伍人員的頻繁性較強，往往會議項目的位置發(fā)生變動，其會議隊伍也會相應(yīng)發(fā)生變動。

2.3會議評價信息的收集困難

會議的目的是通過會議評價信息的收集來完成決策的科學性的評估同時傳達相關(guān)的政策信息但是在當前的會議管理中存在著會議評價信息收集困難的現(xiàn)象為會議全過程管理帶來了諸多的不便。尤其是在一些會議中由于缺乏有效的溝通和交流方式會議管理機構(gòu)的各項管理措施很難及時傳達到會議現(xiàn)場此外這些會議現(xiàn)場的監(jiān)督力量較為薄弱缺乏有效的監(jiān)管也造成了會議全過程管理全面評價的困難。

3定位驅(qū)動下的會議全過程管理途徑構(gòu)建

3.1事前會議管理途徑

從企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特征出發(fā)，在控制會議數(shù)量上可以從采取多種會議形式，以及充分利用電子商務(wù)平臺來解決點對點聯(lián)系上來做文章。對于前者而言，可以借助電視電話會議來完成總廠與分廠的目標管理工作；對于后者來說，則可以采取電子郵件、數(shù)字辦公平臺來完成部門與部門之間的即時信息溝通。這樣一來，再根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要建立起定期會議制度，從而使參會人員能對會議召開進行充分準備。

3.2事中會議管理途徑

會議的事中管理重點應(yīng)放在會議時間控制和會議決議的形成上，為此，可以在會議召開伊始就對會議流程和議程公開闡述，并通過書面形式來傳達到各個會議者手中。對于某些議程難以在短時間內(nèi)進行決策，則可以在遵循“先易后難”的原則，在會議之后再進行點對點的信息溝通。

3.3事后會議管理途徑

事后會議管理的重點在于督促會議決議的執(zhí)行上，這也是國企在會議管理中的短板。對此，應(yīng)根據(jù)企業(yè)決議執(zhí)行制度和績效管理辦法，對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤督查，并將督查結(jié)果納入到對部門負責人的年終績效考核之中。

3.4增強企業(yè)會議管理工作的規(guī)范化水平

制定科學合理規(guī)范的企業(yè)會議流程，能對提升現(xiàn)代企業(yè)會議效率發(fā)揮積極作用。會議流程應(yīng)明確主題，同時領(lǐng)導與主持人應(yīng)控制議題的數(shù)量，要先行討論典型性、緊要的重要議題，次要的議題可在重點問題結(jié)束后探討。企業(yè)會議的規(guī)范化要求還體現(xiàn)在會議規(guī)模、與會人數(shù)、參與部門等，應(yīng)加強規(guī)劃，針對議題內(nèi)容通知相應(yīng)部門參加，以免無關(guān)部門參與，浪費時間與企業(yè)成本。

3.5建立領(lǐng)導能力強的管理層

會議的管理者是會議的導航者，引導著會議向著正確的方向發(fā)展，管理者的素質(zhì)直接決定了會議管理制度的質(zhì)量，一個優(yōu)秀管理層能把會議在爭端的邊緣拯救回來，并繼續(xù)發(fā)展壯大，相反，一個不合格的管理層會把會議帶入混亂中。因此，會議要任用優(yōu)秀的高層管理人才，對于會議的管理制度要加強全過程管理，保證會議在正常的軌跡上發(fā)展。

4結(jié)束語

總之，新時期的會議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進行會議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會議管理思維和管理模式符合當前的時代要求，從而全面提高會議全過程的工作優(yōu)化，同時要從會議形式、會議核心價值等方面入手，構(gòu)建完整的會議流程，根據(jù)會議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會議管理工作，加強會議管理的執(zhí)行力度，從而保證會議全過程的高效運行。

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（作者單位：國網(wǎng)遼寧省電力有限公司）