如何做好紙質文件與電子文件歸檔整理工作

丁傳紅

隨著信息技術的快速發展和社會的全面普及應用，傳統的辦公模式已經不適應社會發展的要求，已經被計算機和網絡技術來實現和代替。但是，由于網絡安全、電子文件的法律效力、檔案屬性等因素的影響，在相當長的時間內電子文件與紙質文件將同時存在，相互補充。這就給我們檔案工作提出了一個新問題，即如何改革文書檔案傳統的整理模式，做到電子文件與紙質文件整理方法的科學統一，使其最大限度地發揮各自的優勢。

一、編號的統一

歸檔紙質文件與歸檔電子文件采取統一的編號方法可最終實現相互間一一對應關系，對保證檔案的安全，發揮檔案的法律效力，實現檔案信息化，提高檔案利用效果將發揮重要作用。歸檔紙質文件在每份文件首頁上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、作者、保管期限、件號等必備項。電子文件的編號應在電子文件形成過程中完成，其年度、作者、保管期限由擬文部門填錄，發文序號由文書部門填錄，件號由計算機系統按分類方案和排列順序自動生成。在設計辦公自動化系統時，應做到電子文件的歸檔號能自動生成，實現紙質文件與電子文件歸檔檔號的一一對應。比如：件號：歸檔文件的排列順序號。同一保管期限內的歸擋文件，按年度一作者—發文順序大流水編號，即年度內大流水。發文機關采用部門代字內編制發文序號（小流水）時，其作者的排列順序應按本機關制定的公文處理辦法規定的文件代字順序排列，并依次編制件號。再比如：盒（盤）號：在同一保管期限內，按件號順序并結合年度、作者特征依次裝盒（組盤），跨年度編寫盒（盤）號。

二、排序的統一

電子文件的排列應運應與之對應的紙質文件排列需要，改革立卷方法采取文件級整理并運用計算機檢索后，其文件排列的順序也就沒有必要太多地考慮文件之間的有機聯系，如請示與批復等，完全可以按保管期限和發文字號來排列，以簡化整理方法。我們可以設想，在同一保管期限內，將同一年度、同一作者的紙質文件按印發時間的先后順序（即發文字號的順序）排列起來后直接裝盒將會節約檔案人員多少精力和時間。對電子文件來講，也可以充分利用電子文件制發過程中形成的成果，簡化組盤程序。簡單的說，就是將歸檔文件在同一保管期限內按發文字號來排列。

三、分類方案的統一

歸檔紙質文件的分類規范標準主要是按年度—機構（問題）一保管期限或保管期限—年度—機構（問題）。這種分類方案比較適應政府機關紙質文件的手工管理，也比較適應文檔一體化及現在的電子文件與紙質文件的手工管理，也比較適應文檔一體化及現在的電子文件與紙質文件對應的一體化管理，它的分類原則是遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管利用。

機關事業單位的檔案分類原則是以單位全部檔案為對象，依據管理職能，結合檔案內容及其形成的特點。由于這一規則是按管理職能分工設置一級類目，按管理職能和檔案特點設置二級類目，按問題設置三級類目，這樣就做到了將不同作者而反映同一職能、同一項工作、同一個問題的所有文件匯總到一起，較好地保持了文件間的有機聯系，方便了保管和利用。這種分類方法盡管繁瑣、復雜、隨意性較大，但在手工模式上實現對全部紙質文件實體的集中統一管理，提高查準率、查全率和相對的快速檢索不失為一種很好的方法而被許多單位采用。

電子文件由于具有數字化信息形態、載體的非直讀性、物理結構與邏輯關系的復雜性、信息與載體的相分離性以及信息的不全性和易更改性等特點，因此在編制其分類方案時要考慮歸檔后電子文件的原始性、真實性和完整性，以滿足檔案屬性的要求。計算機的高智能信息處理功能對滿足檔案的查準率、查全率和快速檢索是很容易做到的，這也就沒有必要在分類方案中再過多地考慮歸檔文件的形成規律和有機聯系問題。

不論是目前辦公自動化系統，還是正在興起的數字化檔案館，電子文件與紙質文件將在相當長的時期內并存（即“雙軌制”）。辦公自動化系統中本單位制發的電子文件和上級網上發送的電子文件可下載制成紙質文件，上級印發的紙質文件可通過掃描形成電子文件進入辦公自動化系統閱辦，使用統一的分類方案沒有問題。原紙質文件掃描轉化成電子文件時，就不能不考慮原紙質文件的分類方法與現行紙質文件分類方法的銜接問題，以方便原紙質文件的查閱。

依據以上分析，編制電子文件與紙質文件統一的分類方案的思路是：1.按保管期限設置第一個層次，便于光盤和紙質載體文件銷毀;2.按年度設置第二個層次，便于紙質文件的排序管理和光盤的組盤管理;3.按作者（發文機關部門代字）設置第三個層次，便于減少電子文件的重新組合范圍和紙質文件排序的工作量。其分類方法為保管期限一年度一作者。每份歸檔文件的檔號結構為全宗號一保管期限—年度—作者一種號一盒（盤號）。

四、編目格式的統一

紙質的檔案編目是對檔案著錄、標引和組織、編制目錄的工作，其主要目的是為檔案保管和查閱提供方便。電子文件和計算機管理下的紙質文件完全可以實現智能管理和高效率多種組合條件的檢索和查詢，因此也就沒有必要再編制用于手工的多層次多種類檢索工具，完全可以利用計算機系統中的“樹型” 目錄結構建立單一、對應、統一的目錄格式。所謂單一，是指目錄種類單一，只編制歸檔文件目錄。所謂對應，是指電子文件歸檔目錄與對應的紙質歸檔文件目錄的對應。所謂統一，是指目錄著錄項盡量統一，當然電子文件歸檔目錄中要著的“樹型”目錄結構建立單一、對應、統一的目錄格式。在辦公自動化條件下，電子文件的著錄、標引項目應在電子文件的制發階段完成，需歸檔的保密文件由擬（收）文部門負責在網上著錄和標引。檔案部門在對電子文件進行整理歸檔時按其分類方案和件號順序打印出歸檔電子文件目錄，以此目錄作為紙質文件分類、排序及編號的依據，最終實現電子文件與紙質文件檔號的一一對應。

在電子文件與紙質文件同時存在的情況下，電子文件是主要利用渠道，應是檔案管理主體，紙質文件主要是對電子文件的原始性、真實性、完整性、法律效力及網絡安全發揮“驗證”和“備查”作用。因比我們應改變傳統的檔案管理觀念，積極探索網上辦公時代檔案管理的新模式，以適應檔案信息化對我們的挑戰，滿足社會對檔案信息的要求，更好地發揮檔案的價值和作用。