做好企業檔案管理工作的幾點思考

曾曉琛

摘 要：做好企業檔案管理工作是優化企業管理和提高企業經濟效益的重要舉措。自新中國成立以后，我國的檔案管理工作得到了很大的發展，從檔案工作的管理原則、管理體制、管理內容到管理方法、管理手段都發生了很大變化。《檔案法》、《檔案管理條例》、《國家8號令》的相繼出臺，為企業檔案管理工作提供了法律保障。隨著企業的發展，檔案數量不斷增加，如何做好企業檔案管理工作是擺在檔案部門面前的首要任務。本文就此展開了論述，以供參閱。

關鍵詞：企業;檔案管理

引言

企業檔案管理承載著企業生產、經營、管理等活動信息的整理及傳遞的任務。企業檔案不僅記載了企業發展史上的優秀成果，還為企業進行科學分析、揚長避短，制定發展方向提供第一手資料。因此，檔案管理是企業日常運行管理過程中的一項重要工作。特別是在市場競爭激烈的今天，更需要檔案管理工作全面、真實地反映好企業各個階段的工作狀況和工作成果，為促進企業科學發展發揮好信息中心的作用。

1 企業檔案管理工作的意義

第一，加強企業檔案管理工作是提高企業管理水平的需要，企業檔案是對企業日常生產活動最真實、最直接的記錄，只有通過的檔案才能明確企業內部領導以及員工的工作情況，檔案管理工作是確保企業管理工作的基礎，企業檔案管理工作也是評判一個企業綜合管理水平的重要標準，如果一個企業就連檔案都無法管理好，就無法談及其他各項事業的管理。第二，管理好企業檔案才能為企業的發展提供有價值的情報信息，企業只有充分開發與利用這些信息資源，才能創造出更多的經濟利潤，而且企業只有通過對檔案中信息資源的對比、分析、整理和研究才會找出行業內部所隱含的規律，以便制定正確的企業發展目標，實現企業經營的穩定性和長久性。

2 企業檔案管理的策略

2.1加強檔案培訓，提升業務素質

檔案管理工作人員專業的業務素質對于工作的順利開展具有非常重要的意義，有很多企業的檔案管理工作沒有發揮出應有的效果，除了領導意識上的不重視外，和不專業的工作人員也有著密切的關系。因為檔案管理工作是為其他部門服務的，本身不能產生經濟效益，檔案工作人員的聘用也沒有那么嚴格。通過對檔案管理工作實踐的總結，可以得出檔案管理技能一方面來源于實際崗位，一方面需要通過培訓、交流、考察等方面進行提升。企業應組織檔案管理專職和兼職人員參加各類檔案管理人員的培訓和指導，要加強他們的基本理論知識的學習，督促他們掌握更多先進的管理技巧，提升檔案管理員的綜合素質和管理技能;組織檔案管理人員到優秀的檔案管理單位考察、交流、學習取經，借鑒同行經驗;每年請專職檔案員定期對單位全體檔案員開展培訓，學習資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，提高檔案員的業務水平。在狠抓檔案管理培訓的同時，需要注意的是，要注重實效和針對性，要根據本單位特點、檔案管理需求組織培訓學習，避免形式和走過場。

2.2健全企業檔案管理制度

正所謂“無規矩，不成方圓”，只有制定了一定的制度作為管理基礎，才能有效進行管理，要不然只會如散沙一般，管理起來一團糟，毫無重點。因此，作為企業檔案管理部門的管理者要根據相關的法律法規制定適合工作開展的制度，健全管理制度，這樣才能使管理工作有章可循，讓檔案的管理工作能夠順利進行。否則，管理工作出現錯誤必然會使整個檔案共組出現混亂，讓企業對檔案的真實性產生懷疑，嚴重者甚至會給企業的發展帶來無法彌補的錯誤。由此可見，健全檔案管理制度，以制度為工作基礎，按制度所規定的法規辦事對檔案的管理有著一定的作用。

2.3創新工作思路，提高檔案利用率

拓展服務功能是促進企業檔案工作發展的前提。企業檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理人員要更新思想觀念，解放思想，破除“看攤守業”的思想觀念，要及時“換腦筋”，破除自我封閉，因循守舊，安于現狀的舊觀念，樹立敢想、敢闖、敢冒風險的大膽開拓精神，不斷為企業檔案工作注入新的活力與動力，堅持以利用為中心的業務指導思想，拓展企業檔案工作的新領域走向經濟建設的主戰場，在處理好企業檔案利用和安全保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。創新是企業檔案管理工作實現跨越式發展的基石，傳統的檔案管理觀念、開發和利用等服務模式已不能滿足現代企業檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須進行創新。一方面要充分利用現代科技，豐富服務內容。檔案管理人員利用現代技術對已收藏的檔案進行分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編制成各種檔案參考資料，通過企業檔案室內部局域網及時公布相關信息，實現檔案信息的網上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面立足檔案，拓寬服務領域。加強橫向聯合，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，實現企業檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理。企業檔案人員要有效的管理和利用在科研、生產及管理等各個領域形成的大量電子文件和電子檔案，提高工作和管理效率。

2.4實現檔案管理的信息化

利用現代科技手段實現檔案管理的信息化是當前和今后一階段檔案管理工作的必由之路。實現檔案管理的信息化要著重從3個方面入手，一是建立電子檔案。所有檔案在紙制檔案的基礎上要建立相應的電子檔案。對歷史資料要重新整理，補齊電子檔案，使所有檔案資料都能夠以文字、圖片、視頻等多媒體形式得以呈現，為實現檔案管理信息化奠定堅實基礎。二是要實施編碼管理。按照編碼管理的要求，對所有電子檔案分門別類進行認真整理、科學編碼，并合理設置子根目錄進行存放，實現電子檢索，便于查看、調閱。三是要重視開發使用電子檔案管理系統。要發揮企業的實踐優勢和科研機構的技術優勢，協作開發有針對性和實用性的電子檔案管理系統，真正實現檔案管理的信息化、現代化，提高檔案管理的精確度。

結束語

總而言之，作為企業管理體系的重要組成部分，企業檔案管理對于企業的運營和發展起到了至關重要的作用。因此，為了進一步提升企業檔案管理質量，還需要企業檔案管理人員能夠全面收集各種類型的檔案資料，不斷完善自我，提升綜合素質;同時企業需要及時轉變管理理念，建設現代化自動化的檔案管理方式，從而使檔案資源更好的服務于企業各項工作。

參考文獻

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