企業檔案管理中推行精細化管理的研究

曹紅環

【摘 ?要】本文首先分析了檔案精細化管理的重要意義，接下來詳細闡述了新時期檔案精細化管理影響因素，最后對檔案精細化管理的實踐應用做具體論述，希望通過本文的分析研究，給行業內人士以借鑒和啟發。

【關鍵詞】精細化管理;檔案管理;實踐應用

引言

精細化管理是基于現代社會分工精細化，以及服務質量精細化對新時期管理的現實需要，通過系統化規則、程序化運行和標準化應用為載體，使管理中的每個流程精準、高效和協調運行。全過程控制是指依據文件生命周期，將能夠預先設定的質量監控和檔案管理業務嵌入到文件形成、運行及管理的每個環節，運用精細化管理理念和完善的規章制度及方法和技術手段，實現檔全過程的檔案精細化管理。

1檔案精細化管理的重要意義

1.1推動企業的發展和進步

精細化管理是一種全新的管理方式，將精細化管理合理的應用在檔案管理中，有利于實現企業效益的最大化。企業檔案不僅僅記錄企業生產、運行等各種活動和發展經歷，還為企業發展決策提供依據和參考，是企業可持續發展和創新進步的重要資源，它能悄無聲息地對企業經濟效益產生影響。由于企業檔案中詳細、全面地記錄了企業發展過程中的各種數據、資料、信息以及文件憑證等，作為企業檔案的管理人員，要善于從檔案中尋找有用的內容并加以總結，通過對檔案內容的精細化管理，明確檔案管理工作的目標和自身的工作價值，實現對企業效益的促進作用，進而為企業下一步發展打下堅實的基礎。

1.2實現企業管理的科學化

企業內部任何一項工作的順利進行都離不開人的作用，而人的行為導向需要相應的規章制度，不僅約束行為，還有利于提升工作效率。因此，對于企業的檔案管理人員，需要建立精細化管理制度，一方面滿足檔案管理工作中的各方面要求，另一方面明確檔案管理的意義和作用，讓負責檔案管理的工作人員認識到自己的責任，提高工作積極性，這樣才能推進企業檔案管理工作的順利進行。

2新時期檔案精細化管理影響因素

2.1檔案精細化管理水平有待提高

檔案管理的環節眾多，參與的人員也較為復雜。從檔案資料形成之初到后期的檔案資料查詢利用，都需要各個參與部門的共同參與。此外，全過程檔案管理，從檔案資料形成、入卷歸檔，到后期的查詢利用等，周期性長。此外，檔案管理人員的流動性大，機關部門常將更多的人力、物力和財力投入到業務工作中，對于檔案精細化管理的意識不強，影響了檔案資料收集的完整性、歸檔的及時性和整理的規范性。

2.2檔案精細化管理效率有待提高

我國在檔案領域陸續出臺了《檔案法》《保密法》《歸檔文件整理規則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》等，為檔案管理提供了較為完善的法律法規和技術標準，但與精細化管理所需的完備的體制機制相比，還存在一定差距。以項目檔案管理為例，全過程管理的精細化檔案管理應從項目之初的立項、審批，以及后期的設計，包括后期的項目審計等，每個階段都應將精細化管理理念融入到檔案管理之中。但從現實來看，由于缺少精細化的檔案管理體制機制，導致檔案管理存在部門職責不清，人員責任不明確，影響了全過程檔案精細化管理目標的實現。

3檔案精細化管理的實踐應用

3.1運用精細化理念做好檔案整理和歸檔工作

管理人員首先應確保所搜集檔案資料的科學性和完整性，然后結合各種類型的檔案運用多樣化的方式或方案對各種檔案進行管理，以此確保檔案類別的清晰。同時，就各種等級或類別的檔案，應將檔案歸檔的全過程完整記錄好，防止損害、丟失檔案，從而確保檔案檔案后期使用的準確性和便利性。最后，運用精細化方式展開檔案的歸檔工作，檔案管理人員應確保檔案歸檔的條理性，并根據完善的企業檔案管理模式，竭盡全力提高自身的檔案管理水平，為企業醫療工作的順利開展提供方便。

3.2建立健全檔案管理流程

隨著社會的不斷發展以及科學技術的進步，檔案工作的任務、管理方式、服務對象、工作環境等均發生了極大的改變，在檔案工作中開始廣泛應用現代技術。所以，建立一支高素質的檔案管理隊伍，是加強檔案管理的重要任務。使檔案工作的標準化和規范化順利實現的主要目標就是將檔案保管利用價值最大化、案卷完整化、檢索利用便捷化。對文件立卷歸檔的實效性進行嚴格把握，只能對完成的現行文件材料和文件任務進行歸檔或立卷，沒有完成的不能歸檔、立卷;展開合理的立卷分工，對歸檔的重點予以明確。不斷深化改革，使檔案管理工作發生了極大的改變。在新時期、新任務背景下，檔案管理工作顯得尤為重要。

3.3提高企業檔案管理工作者的職業技能

要想實現信息化管理精細化，必須做到如下幾點：第一，要對信息化管理的特征予以確定，也就是網絡立足于節點傳播、網絡大數據的集成化利用、網絡具有安全風險等，對這些特征的產生和發展原因進行分析，將相關的管理計劃制定出來。第二，就檔案管理信息化的特征對崗位責任進行劃分，使各個崗位工作人員的職業技能精細化順利實現。不管是對信息化管理的特征進行分析，還是使專崗專責專人的精細化順利實現，都需要檔案管理工作者的職業技能和需要相符，所以，將企業檔案管理工作者的職業技能提高成為促進精細化管理順利實現的重要途徑，建議企業對檔案管理工作者展開專職培訓，也就是借助相關的測試和考核對現有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進行分析，如硬件監督檢查的能力、網絡安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據當前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關職業技能培訓，讓他們可以在適合的崗位上充分發揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網絡完全管理等，應引入專業人才。

結語

隨著社會的發展，檔案精細化管理已成為當前企業檔案管理工作的重要方法。企業重視檔案管理，培養管理與利用的服務意識，需要檔案管理人員在工作中，結合企業的實際情況，積極探究檔案精細化管理實踐應用方法，完善檔案管理體系，充分發揮出檔案管理的作用和意義，進而為企業的持續發展創造更好的條件。

參考文獻：

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[2]盧瑤.探析企業檔案精細化管理措施[J].辦公室業務，2019（06）：122.

（作者單位：華能河南中原燃氣發電有限公司）