企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的研究

曹紅環(huán)

【摘 ?要】本文首先分析了檔案精細(xì)化管理的重要意義，接下來詳細(xì)闡述了新時期檔案精細(xì)化管理影響因素，最后對檔案精細(xì)化管理的實踐應(yīng)用做具體論述，希望通過本文的分析研究，給行業(yè)內(nèi)人士以借鑒和啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理;檔案管理;實踐應(yīng)用

引言

精細(xì)化管理是基于現(xiàn)代社會分工精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對新時期管理的現(xiàn)實需要，通過系統(tǒng)化規(guī)則、程序化運行和標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用為載體，使管理中的每個流程精準(zhǔn)、高效和協(xié)調(diào)運行。全過程控制是指依據(jù)文件生命周期，將能夠預(yù)先設(shè)定的質(zhì)量監(jiān)控和檔案管理業(yè)務(wù)嵌入到文件形成、運行及管理的每個環(huán)節(jié)，運用精細(xì)化管理理念和完善的規(guī)章制度及方法和技術(shù)手段，實現(xiàn)檔全過程的檔案精細(xì)化管理。

1檔案精細(xì)化管理的重要意義

1.1推動企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步

精細(xì)化管理是一種全新的管理方式，將精細(xì)化管理合理的應(yīng)用在檔案管理中，有利于實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。企業(yè)檔案不僅僅記錄企業(yè)生產(chǎn)、運行等各種活動和發(fā)展經(jīng)歷，還為企業(yè)發(fā)展決策提供依據(jù)和參考，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新進(jìn)步的重要資源，它能悄無聲息地對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生影響。由于企業(yè)檔案中詳細(xì)、全面地記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的各種數(shù)據(jù)、資料、信息以及文件憑證等，作為企業(yè)檔案的管理人員，要善于從檔案中尋找有用的內(nèi)容并加以總結(jié)，通過對檔案內(nèi)容的精細(xì)化管理，明確檔案管理工作的目標(biāo)和自身的工作價值，實現(xiàn)對企業(yè)效益的促進(jìn)作用，進(jìn)而為企業(yè)下一步發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

1.2實現(xiàn)企業(yè)管理的科學(xué)化

企業(yè)內(nèi)部任何一項工作的順利進(jìn)行都離不開人的作用，而人的行為導(dǎo)向需要相應(yīng)的規(guī)章制度，不僅約束行為，還有利于提升工作效率。因此，對于企業(yè)的檔案管理人員，需要建立精細(xì)化管理制度，一方面滿足檔案管理工作中的各方面要求，另一方面明確檔案管理的意義和作用，讓負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員認(rèn)識到自己的責(zé)任，提高工作積極性，這樣才能推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2新時期檔案精細(xì)化管理影響因素

2.1檔案精細(xì)化管理水平有待提高

檔案管理的環(huán)節(jié)眾多，參與的人員也較為復(fù)雜。從檔案資料形成之初到后期的檔案資料查詢利用，都需要各個參與部門的共同參與。此外，全過程檔案管理，從檔案資料形成、入卷歸檔，到后期的查詢利用等，周期性長。此外，檔案管理人員的流動性大，機(jī)關(guān)部門常將更多的人力、物力和財力投入到業(yè)務(wù)工作中，對于檔案精細(xì)化管理的意識不強(qiáng)，影響了檔案資料收集的完整性、歸檔的及時性和整理的規(guī)范性。

2.2檔案精細(xì)化管理效率有待提高

我國在檔案領(lǐng)域陸續(xù)出臺了《檔案法》《保密法》《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等，為檔案管理提供了較為完善的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但與精細(xì)化管理所需的完備的體制機(jī)制相比，還存在一定差距。以項目檔案管理為例，全過程管理的精細(xì)化檔案管理應(yīng)從項目之初的立項、審批，以及后期的設(shè)計，包括后期的項目審計等，每個階段都應(yīng)將精細(xì)化管理理念融入到檔案管理之中。但從現(xiàn)實來看，由于缺少精細(xì)化的檔案管理體制機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理存在部門職責(zé)不清，人員責(zé)任不明確，影響了全過程檔案精細(xì)化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

3檔案精細(xì)化管理的實踐應(yīng)用

3.1運用精細(xì)化理念做好檔案整理和歸檔工作

管理人員首先應(yīng)確保所搜集檔案資料的科學(xué)性和完整性，然后結(jié)合各種類型的檔案運用多樣化的方式或方案對各種檔案進(jìn)行管理，以此確保檔案類別的清晰。同時，就各種等級或類別的檔案，應(yīng)將檔案歸檔的全過程完整記錄好，防止損害、丟失檔案，從而確保檔案檔案后期使用的準(zhǔn)確性和便利性。最后，運用精細(xì)化方式展開檔案的歸檔工作，檔案管理人員應(yīng)確保檔案歸檔的條理性，并根據(jù)完善的企業(yè)檔案管理模式，竭盡全力提高自身的檔案管理水平，為企業(yè)醫(yī)療工作的順利開展提供方便。

3.2建立健全檔案管理流程

隨著社會的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、管理方式、服務(wù)對象、工作環(huán)境等均發(fā)生了極大的改變，在檔案工作中開始廣泛應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。所以，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是加強(qiáng)檔案管理的重要任務(wù)。使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化順利實現(xiàn)的主要目標(biāo)就是將檔案保管利用價值最大化、案卷完整化、檢索利用便捷化。對文件立卷歸檔的實效性進(jìn)行嚴(yán)格把握，只能對完成的現(xiàn)行文件材料和文件任務(wù)進(jìn)行歸檔或立卷，沒有完成的不能歸檔、立卷;展開合理的立卷分工，對歸檔的重點予以明確。不斷深化改革，使檔案管理工作發(fā)生了極大的改變。在新時期、新任務(wù)背景下，檔案管理工作顯得尤為重要。

3.3提高企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能

要想實現(xiàn)信息化管理精細(xì)化，必須做到如下幾點：第一，要對信息化管理的特征予以確定，也就是網(wǎng)絡(luò)立足于節(jié)點傳播、網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的集成化利用、網(wǎng)絡(luò)具有安全風(fēng)險等，對這些特征的產(chǎn)生和發(fā)展原因進(jìn)行分析，將相關(guān)的管理計劃制定出來。第二，就檔案管理信息化的特征對崗位責(zé)任進(jìn)行劃分，使各個崗位工作人員的職業(yè)技能精細(xì)化順利實現(xiàn)。不管是對信息化管理的特征進(jìn)行分析，還是使專崗專責(zé)專人的精細(xì)化順利實現(xiàn)，都需要檔案管理工作者的職業(yè)技能和需要相符，所以，將企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能提高成為促進(jìn)精細(xì)化管理順利實現(xiàn)的重要途徑，建議企業(yè)對檔案管理工作者展開專職培訓(xùn)，也就是借助相關(guān)的測試和考核對現(xiàn)有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進(jìn)行分析，如硬件監(jiān)督檢查的能力、網(wǎng)絡(luò)安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據(jù)當(dāng)前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們可以在適合的崗位上充分發(fā)揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網(wǎng)絡(luò)完全管理等，應(yīng)引入專業(yè)人才。

結(jié)語

隨著社會的發(fā)展，檔案精細(xì)化管理已成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的重要方法。企業(yè)重視檔案管理，培養(yǎng)管理與利用的服務(wù)意識，需要檔案管理人員在工作中，結(jié)合企業(yè)的實際情況，積極探究檔案精細(xì)化管理實踐應(yīng)用方法，完善檔案管理體系，充分發(fā)揮出檔案管理的作用和意義，進(jìn)而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。

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（作者單位：華能河南中原燃?xì)獍l(fā)電有限公司）