如何做好鄉鎮衛生院的檔案管理工作

王福皓

摘? 要：當前，我國正在全面推進醫藥衛生體制改革，隨著新型農村合作醫療制度的不斷深入實施，國家基本藥物制度的推進，鄉鎮衛生院的業務收入突飛猛進的增長，同時醫療、藥品，預防保健、及行政管理都有了很大的發展，而檔案管理作為衛生院管理的重要組成部分，卻未與醫院的各項管理工作同步發展，現簡述衛生院病歷檔案管理的現狀和改進措施。

關鍵詞：鄉鎮衛生院;檔案管理;創新

1目前存在的問題——缺乏健全的檔案管理制度，而且檔案管理員的業務水平有限

目前，我國的鄉鎮衛生院基本上都沒有建立比較完善的檔案管理制度，所以在工作中沒有嚴格的制度約束，使檔案管理工作出現檔案分類不細、檔案不齊全、檔案利用率低等現象，造成了檔案管理的混亂。另外，大部分從事鄉鎮衛生院檔案管理工作的從業人員都沒有經過正規的考核，有的不僅不是檔案管理專業人才還沒有經過相關的培訓，由于缺乏專業知識，所以其業務水平自然不高。在檔案管理工作中僅依賴于往日的經驗，需要從意識和管理方法方面有所創新和提高。

2鄉鎮衛生院檔案管理工作的創新策略

2.1提高檔案管理工作的重視程度

不僅要提高檔案管理部門的檔案管理意識，還要提高鄉鎮衛生院各部門以及領導對檔案管理工作的重視程度，要清楚地認識到檔案管理工作的重要性，了解其在各部門的所直到的協調作用，只有這樣才能使各部門很好地配合檔案管理部門的工作，有利于檔案管理工作的順利展開。

2.2建立完善的檔案管理制度

首先，鄉鎮衛生院要建立完善的檔案管理制度，并構建一套完善的檔案管理體系，只有這要才能使衛生院檔案工作更加規范。在制定和完善鄉鎮衛生院檔案管理制度時一定要嚴格依據我國相關的檔案法以及衛生院檔案管理辦法的相關規定，只有這樣才能使檔案管理制度具有較高的科學性和可行性。

2.3培養員工的檔案意識

以科學的檔案管理制度為指導，注重培養鄉鎮衛生院檔案管理員的檔案意識，這樣不僅可以提高檔案管理員的專業水平，還有利于提高檔案的利用率。鄉鎮衛生院的檔案管理工作要求一定要嚴格遵循檔案管理制度，還要盡力激發鄉鎮衛生院檔案管理員的檔案管理意識與檔案利用意識，使鄉鎮衛生院的檔案管理從業人員能夠正確地處理檔案管理與人事管理、醫療管理以及行政管理間的關系，使檔案管理工作能夠充分地發揮其自身的作用。

2.4及時更新檔案管理硬件設備

要想使鄉鎮衛生院的檔案管理工作有所創新，就需要更新檔案管理的硬件設備，這也是引進先進管理技術的前提條件，是實現檔案管理現代化的基礎。首先，鄉鎮衛生院要準備足夠的檔案管理空間、空調等配套硬件設施;在軟件方面，衛生院要努力完成檔案資源的數字化、網絡化建設，構建一個系統的檔案管理數據庫，這樣既使檔案管理擁有多樣化的儲存方法，又能夠推動檔案管理的現代化建設，并有效地提高檔案的利用率，也能夠大大地節省檔案的傳遞和查找時間;同時，鄉鎮衛生院還要加強對檔案管理從業人員的培訓工作，為檔案管理員提供更多的學習機會，可以通過針對性的培訓或集中學習培訓、定時組織不同部門與醫院進行學習交流活動等多樣化的方式對鄉鎮衛生院的檔案管理員進行培訓，不斷提高和更新鄉鎮衛生院檔案管理從業人員的專業知識、道德素養以及技能水平，使檔案管理員素質得到全面的提高，有利于提高鄉鎮衛生院檔案管理工作的效率。

2.5加大衛生院網絡體系的構建

構建鄉鎮衛生院網絡管理體系，有利于實現集中領導、統一操作和分組負責的檔案管理體系。通過建立網絡管理系統，更方便各級部門的統一領導和監管，能夠有效地提高各部門從業人員的工作熱情，同樣也能夠提高檔案管理從業人員的工作主動性和積極性，有利于提高檔案管理工作的效率。同時，鄉鎮衛生院還要鼓勵檔案管理從業人員進行檔案資源的開發工作，不斷地拓寬檔案資源的開發渠道，可以通過網絡與不同的鄉鎮衛生院合作，以達到部分檔案資源共享的目的，從而有效地提高檔案資源的利用率，實現檔案資源利用的最大化。鄉鎮衛生院的檔案管理工作的有效開展，不僅能夠促進人事管理和行政管理工作的順利進行，也能夠為鄉鎮衛生院的醫療以及科研工作提供可靠的依據。所以，鄉鎮衛生院一定要提高對檔案管理的重視程度，不斷地完善檔案管理制度，還要能夠利用先進的科學技術合理地利用和開發檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率和檔案工作的效率，只有這樣才能使檔案管理工作充分發揮其自身的作用，以推動鄉鎮衛生院內部各項工作穩定、迅速的發展。

3做好鄉鎮醫院醫療設備的檔案管理

醫院作為救死扶傷的地方，醫療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件，此時醫院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環節，卻常被各醫院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發揮其應有的作用[1]。現就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。

1首先認識建立設備檔案的重要性醫療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養記錄、計量設備的相關合格證）等。

如何管好用好醫院醫療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對經常出現故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現象及維修經過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據，此時，設備檔案顯得尤為重要。

2其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。

衛生院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網絡。利用制定的監督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內容的檢查，將檢查結果納入科室每月的綜合質量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優掛鉤。衛生院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網絡。

3設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續。監督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。