試論房地產檔案管理存在的問題及對策

邵云飛

摘 要：房地產檔案主要是指房地產行政管理部門在房屋管理中，通過收集整理按照一定方式反映房屋及土地狀況的材料和記錄，對于房屋管理、房地產事業的發展以及經濟建設具有重要意義。房地產檔案信息錯綜復雜，信息量巨大，其中包括了房屋位置、產權信息、房屋狀況及修繕信息等等，通過文字、圖紙、音像等多種方式承載。對于如此大量的檔案管理，給管理人員帶來了巨大的壓力和挑戰。為了促進房地產檔案管理健康有序發展，找到檔案管理中存在的問題，并解決問題，才能促進正常發展。

關鍵詞：檔案管理;房地產;檔案管理分類;解決辦法

一、房地產檔案管理概述

房地產檔案管理是指對房屋檔案進行有序管理的統稱，在房屋檔案的形成過程中，需要通過對產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況收集整理等過程，最終通過文字材料、圖紙音像等各種載體內容的文件材料進行歸檔保存的管理制度。房地產檔案管理是否有序，對促進房地產事業健康發展具有與重要作用。

二、房地產檔案管理內容

（一）檔案收集

房地產檔案的收集，是整個管理過程的第一步，是起點和基礎，也是不可或缺的重要環節。在收集過程中，要把分散的，以及散落在其他部門的各類檔案進行集中整理，通過歸檔的方式集中處理。這些文件要包含產權登記、變更及涉及產權活動的所有文件材料，要對檔案載體實現多元化管理，對影視、音像等材料著重整理，避免載體單一化。

（二）檔案整理

在房地產檔案整理過程中，兩項重要工作分別是分類和立卷。分類時要做到分類科學、排列有序，使檔案能夠后期查找方便。在立卷整理時，要將文件作者、標題信息、日期等信息填寫清楚，擬好標題，盡量簡潔，裝訂整齊牢固，注明保管期限。初步整理之后，將材料進行分類組合，編號處理。兩項工作緊密配合，密不可分，才能保證檔案管理的合理性和穩妥性。

（三）檔案保管

檔案的保管分為短期、長期和永久保存三中類型，對有長期參考價值、16-50年及15年以下的檔案，進行分類保管，目的是為了提高檔案的使用年限，維護檔案的完整性，最大程度的保證檔案免遭損壞。

（四）檔案利用

隨著科技的進步，互聯網的使用，房地產檔案管理正在向線上方式轉移，數字化建設是檔案管理下一步實現的目標。房地產檔案除了提供查詢、復制和借閱等服務之外，也要積極向社會宣傳房地產檔案，為經濟建設和社會發展提供有效增值服務。

三、房地產檔案管理分類

（一）前期材料

前期材料主要包含房屋建設立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，規劃報建文件，專業報建文件，開工復審文件，管線報建文件，竣工驗收文件和項目證件，這些材料主要可用于證明房屋權限，設計、施工的合理合法性，多屬于永久保存文件。

（二）施工過程材料

此類檔案包含設計圖、施工圖和竣工圖，具體包括建筑結構、水電、消防、景觀設計、總規、和竣工圖，除設計圖為長期檔案之外，剩余兩項均屬于永久保存檔案。

（三）竣工后期文件

竣工后期檔案包含行政文件類，如對外部政府行文、紅頭文件，內部行文、備注，會議紀要和工作計劃等，工程類合同，如售樓處合同，設計、施工、開發商合同和銷售合同等等。

（四）監理及影像資料

主要跟包括公司營業執照和公司合同，現場施工相關視頻、音頻等材料。

四、房地產檔案管理的重要性

（一）為房地產項目管理提供理論依據

房地產檔案中，記錄了大量信息，為房地產日常管理、轉讓、擴建、新建等提供了科學依據。作為房地產檔案中的重要部分，產權信息是房產依法獲得或消失的有效法律證據。由于房主個人改建、或是房屋產權糾紛等等，借助房地產檔案中的信息作為依據，就會減少很多無謂的工作，提高工作效率，杜絕虛假的欺瞞詐騙行為。

（二）為宏觀經濟發展、城市建設提供有力保障

在城市、農村建設中，宏觀的規劃一定要做到科學、精準，需要以大量的信息作為決策的基礎。房地產檔案歷時長、信息量大，若保存完好將對決策起到巨大的幫助作用。此外，在城市的建設中，環保、消防、水電、交通等各項層層相扣、密切相關。要對區域進行合理規劃，提高土地使用效率，不可避免地就要對舊城區、危房區進行改造。為了保證拆遷的合理性、公平性，就要借助房地產檔案查詢房屋產權問題、建筑問題，保證拆遷過程中問題最小化，保證各部門親密協調，只有資料準確性高，才能保證工作的順利進行。

（三）為房產交易提供保證

按照我國現行法律的相關規定，房地產證書和檔案作為鑒定房屋歸屬的有效證據。隨著房屋流通速率的加快，房屋主人將進行頻繁的變更，只有房地產檔案的有效管理，才能保證購房者和賣房者的合法權益。購房者通過對房地產檔案的借閱，可了解到房屋是否存在產權問題，是否被凍結，是否不存在違建等等，以此作為是否購房的重要依據。通過檔案管理部門提供的相關記錄，了解到產權證書的真偽，在核實無誤后，方可進行交易。

（四）為日后司法鑒定提供保證

房屋作為一項不動產，存在交易價值，只要有交易，就會存在風險。若房地產商逃避檢查違規操作，日后出現房產糾紛，房產檔案管理部門可配合司法機關工作，積極提供相關房地產檔案，若核實無誤，將對房屋進行重新評估，若記錄有問題或房屋存在抵押等行為，房地產檔案部門也應承擔責任。一切都已房地產檔案中記錄為依據，為所有的產權轉移、司法鑒定提供理論事實依據。

五、房地產檔案管理存在的問題

（一）人員素質較低

房地產檔案管理中，對于工作人員要求較高，一方面要求有極高的專業技能，要懂得檔案管理的基本知識，同時要懂得測繪、法律、音像、管理等多面的技能，在實際工作中，由于缺乏系統的培訓導致檔案管理工作人員缺乏專業技能的培訓及檔案管理工作中的重點要點培訓，無法適應房地產檔案管理工作中的繁雜及強度。

（二）管理設備落后

由于房地產檔案過于復雜，信息量過于龐大，如果沒有數字化的管理將出現極其低下的管理效率。在檔案管理過程中，應將紙質檔案上傳至電子檔案，并保持雙方的統一，之后再不斷進行檔案的更新和完善補充，這就要求檔案管理設備要能實現新舊數據的統一和更新，另一方面不同部門在操作過程中容易導致存儲分散、數據丟失等突發情況，導致檔案管理的失敗。此外，檢索體系對于普通群眾或其他非管理人員至關重要，沒有有效的、快速的檢索體系將導致檔案管理的毫無意義，無法檢索到有效信息。

（三）檔案材料收集不齊全

房地產檔案中設計到的內容眾多，從建筑用地審批到規劃設計、到施工、到竣工、再到銷售、交付等環節眾多，其中一個環節對接不上就容易導致檔案斷層。檔案材料對于齊全的標準、規范性、準確性，還應制定更統一的標準，確保檔案材料前期收集的準確性和完善性。

（四）檔案材料利用率低

房地產檔案的建立，一方面為了保存相關材料，以便后期城市規劃建設;一方面為了做好備份工作，確保房地產市場的有序進行;另一個重要方面就是方便用戶的查詢。現實中，用戶對于檔案的查詢、借閱率非常低，即便是發生司法糾紛，進行相關查閱由于檢索體系的不完善，也是非常困難。所以房地產檔案在綜合利用率上，還有待提高。

六、房地產檔案管理中存在問題的解決辦法

（一）軟件設備改善

包括信息上傳系統、檢索系統、不同部門的協同辦公系統等等應進行統一的軟件上新，通過檔案的分類整理，重新上傳，解決無法檢索或檢索困難的問題。此外增加檢索方式，建立檢索標準將有效提高檢索功能，保證用戶在查詢房地產信息時更加便利，通過線上搜索和人工搜索相結合，是檔案管理部門為用戶提供最有效、最準確的服務。

（二）備份保存

由于檔案管理線上部分借助計算機完成，計算機作為機器設備不可避免的會出現故障或者信息丟失，為了最大程度的保障信息的安全性，要定期對電腦設備進行檢查，同時要進行文件的備份，以備不時之需。

（三）前期控制

由于檔案前期的收集過于繁瑣，工作量過大，可以通過相關標準的制定，人員的完善等方式，抓好前端，保證檔案收集的完整性和準確性，在收集之后做好整理、分類工作，之后再進行線上電子檔案的整理將做到無縫連接，只有做好前期控制，才能保證后期工作的有序進行。

（四）人才培養

房地產檔案管理工作中的每一項都需要人工的參與，提高工作人員的整體素質、業務能力，才能保證房地產檔案管理工作的正常進行。通過技能的培訓，老員工帶動新員工等方式，進行人才梯隊管理。此外，作為檔案管理工作人員的一份子也要積極充實自己的專業知識，提高道德品質和敬業精神，在房地產檔案管理工作中站好每一班崗。

七、結論

房地產檔案管理在城市的綜合建設，宏觀布局、房地產行業健康發展中均發揮著不可替代的作用，對房地產檔案的有效管理體現著一個管理部門的工作能力，也體現著管理部門對于行業、群眾的責任意識。雖然房地產檔案管理中存著著或多或少的問題，但是通過工作人員的不斷努力，問題都將得到迎刃而解，而房地產檔案管理這項工作本身，將發揮更大、更多的作用，為城市建設、經濟發展出一份力。

參考文獻：

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