淺析新時(shí)期人事檔案的發(fā)展方向

孫笑鷗

摘要：企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步在很大程度上取決于人力資源管理工作，人力資源管理是提升員工工作積極性、提高工作效率的重 要途徑。人力資源管理手段必須與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，做到以人為本，進(jìn)行人性化管理，關(guān)心員工的工作和生活。 人事檔案管理工作是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分之一，和員工的聘用、培訓(xùn)、考核與升職貶職有著直接的關(guān)系。本文 對(duì)新時(shí)期人力資源管理中如何做好人事檔案管理工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;檔案管理;效率

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-5853（2018）01-0178-01

1 人事檔案管理概述

所謂的人事檔案管理，指的是收集、整理、保管和調(diào)用 企業(yè)工作人員個(gè)人檔案的一項(xiàng)復(fù)雜工作，在人力資源管理的 諸多組成部分之中，人事檔案管理是不可忽視的一個(gè)。人事 檔案包括企業(yè)員工的全部信息，包括工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)背景、 生活狀況等，其信用程度、在工作中得到的獎(jiǎng)勵(lì)、因失誤受 到的懲罰都在人事檔案中有著明確的體現(xiàn)。一般來說，企業(yè) 的人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案的記錄與管理，并以員工的表現(xiàn) 作為員工升職或加薪的主要根據(jù)。

2 目前企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 人事檔案在分類歸檔、具體利用等方面的缺陷

一方面大多數(shù)企業(yè)目前還普遍地存在著檔案資料紙張 大小不一、裝訂順序混亂以及檔案的隨意分類歸檔等問題， 使得相關(guān)人員難以對(duì)檔案材料進(jìn)行及時(shí)有效地查閱以及訂 正。另一方面，企業(yè)在對(duì)人事檔案進(jìn)行保存的過程中，還由 于某些檔案存在著字跡不夠清晰和耐久，以及手續(xù)不夠完備 等問題，從而導(dǎo)致長(zhǎng)時(shí)間以后此份檔案喪失了存在的意義。 再一方面，企業(yè)不能夠及時(shí)地針對(duì)各種人事變動(dòng)對(duì)檔案材料 進(jìn)行有效的補(bǔ)足及更新，這樣就使得在具體利用受到了諸多 的阻礙。

2.2 人事檔案得不到有效的利用

一些人員擁有正式存檔的資格，但是因?yàn)闄n案工作基本 都是兼職人員，使得某些資料不能及時(shí)歸檔，致使人事檔案 不能最大程度的利用，不能發(fā)揮人事檔案在人員招聘、升職 加薪等方面的參考和借鑒價(jià)值。人事檔案的初衷在于進(jìn)行人 力資源管理，而當(dāng)前的人事檔案卻不能發(fā)揮任何權(quán)威作用， 可謂是形同虛設(shè)。

2.3 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高

當(dāng)前，許多企業(yè)根本不重視人事檔案管理工作，甚至許 多檔案管理工作被當(dāng)做兼職來做，加之人事檔案管理人員和 崗位經(jīng)常處于變動(dòng)之中，而接任的人事檔案管理人員不愿意、 不主動(dòng)接受專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和教育，對(duì)人事檔案管理工作的 相關(guān)要求和重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在工作的時(shí)候由于業(yè)務(wù)知識(shí)的 缺乏不能做到得心應(yīng)手，錯(cuò)誤百出，甚至連最基本的存檔、 歸檔工作都難以勝任。

2.4 檔案室缺乏必要的檔案管理設(shè)備

由于檔案管理工作不能引起高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此，人 力資源部自然而然不會(huì)將大量的金錢花在檔案的存儲(chǔ)上，檔 案室的設(shè)備屈指可數(shù)，設(shè)備極其簡(jiǎn)陋，導(dǎo)致檔案受潮、受熱 甚至被盜竊，影響企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)。

2.5 檔案管理手段和方法不夠先進(jìn)

檔案管理人員科技素質(zhì)較低，對(duì)科學(xué)技術(shù)和信息化的認(rèn)識(shí)不夠充分，人力資源部對(duì)于信息化的運(yùn)用僅僅限于對(duì)員工個(gè)人信息的錄入，而信息的檢索和調(diào)度卻不能對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)予以利用，與無紙化閱檔差距甚遠(yuǎn)。而對(duì)于原件的一次又一次的調(diào)用，使得紙張變薄，導(dǎo)致檔案被損壞，影響檔案的美觀程度，降低檔案保存質(zhì)量。

3 新時(shí)期人事檔案的發(fā)展方向

3.1 完善管理制度的建立，增強(qiáng)執(zhí)行力度

建立相應(yīng)責(zé)任制度，明確各級(jí)各類檔案管理的工作人員責(zé)任，確切落實(shí)獎(jiǎng)罰分明，不包庇，不假公濟(jì)私等舉措，進(jìn)而保證人事檔案建設(shè)的管理制度嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行。成立相應(yīng)的人事檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，分管領(lǐng)導(dǎo)親自任組長(zhǎng)，落實(shí)責(zé)任制，強(qiáng)化人事檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。提高人事檔案的工作質(zhì)量、拓展收集渠道，保證材料的真實(shí)性和保存性，從根本上加強(qiáng)人事檔案的水平。

3.2 組織培養(yǎng)、培訓(xùn)隊(duì)伍，提高管理人員業(yè)務(wù)能力

一個(gè)團(tuán)隊(duì)的實(shí)力取決于隊(duì)員之間的合作配合能力，而人 事檔案的管理層次則取決于管理人員的業(yè)務(wù)能力。所以組織 培養(yǎng)、培訓(xùn)隊(duì)伍是關(guān)鍵，首先應(yīng)保證培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)支出，企業(yè) 方面也要加大力度投入精力，安排檔案管理人員參加各種政 府舉辦的關(guān)于檔案信息建設(shè)的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)。提倡自主學(xué)習(xí)， 自覺安排業(yè)余時(shí)間，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)人事檔案管理的未來 方向、發(fā)展趨勢(shì)，更要及時(shí)掌握人事檔案管理最新的相關(guān)規(guī) 定。

3.3 提高管理人員的職業(yè)道德，加快企業(yè)人事改革

作為原始數(shù)據(jù)，檔案是最真實(shí)、完整且最具權(quán)威性，堪 比憑證作用的初始固化信息。就針對(duì)檔案信息的要求來講， 具有開放性以及機(jī)密性。然而檔案的開放性要求在于開放的 檔案信息應(yīng)簡(jiǎn)單明了、容易調(diào)出和查閱，努力做到手續(xù)簡(jiǎn)潔 快捷。而檔案的機(jī)密性則要求在于具有保密價(jià)值的檔案信息 應(yīng)保證安全、機(jī)密的性質(zhì)，杜絕保密檔案信息泄露到外事情 發(fā)生。所以提高管理人員的職業(yè)道德是必然要求，加快企業(yè) 人事改革制度也是至關(guān)重要的。

3.4 人事管理中的改革與創(chuàng)新

創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理理念加強(qiáng)人事檔案工作的知識(shí) 宣傳，使企業(yè)全體職工從思想上充分意識(shí)到人事檔案管理的 重要性，做好企業(yè)人事檔案管理的基礎(chǔ)性資料收集、匯總、 分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、科技檔案在 推動(dòng)企業(yè)發(fā)展方面的作用。同時(shí)，企業(yè)要改善員工的工資待 遇，改善員工的工作環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)檔案管理人員的工 作積極性，加快促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化。加強(qiáng)企業(yè)人事 檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)水平首先，將 信息化培訓(xùn)培訓(xùn)納入企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，定期對(duì)人事檔 案管理人員進(jìn)行培訓(xùn);其次，培養(yǎng)人事檔案管理人員的求實(shí) 和敬業(yè)精神，以提高企業(yè)人事檔案的使用價(jià)值及檔案管理人 員的工作效率;再次，積極搭建各類檔案數(shù)據(jù)庫，提高計(jì)算 機(jī)在檔案管理中的使用，提高管理人員對(duì)檔案信息的采集、 著錄、檢索、傳輸、服務(wù)等環(huán)節(jié)的工作能力;最后，引進(jìn)專 業(yè)化的信息技術(shù)人才，提高人事檔案管理的專業(yè)水平。

4 結(jié)語

在新的現(xiàn)代信息發(fā)展中，以科學(xué)發(fā)展為中心走企業(yè)人事檔案信息資源整合之路。選擇適合企業(yè)人事檔案的信息資源管理的方法和手段，從經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中使得企業(yè)人事檔案信息資源變得更有發(fā)展前景，所以關(guān)于企業(yè)人事檔案的深度優(yōu)化也是明確的選擇。

參考文獻(xiàn)

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