行政辦公室工作問題分析及解決方案

楊淑萍

摘要：行政辦公室作為企業(yè)內(nèi)部以及政府內(nèi)部的關(guān)鍵職能部門，在整體運(yùn)作，以及對其他部門的總體指揮等方面都有著十分重要的作用。但是就目前情況來看，行政工作行政辦公室內(nèi)部仍然存在一系列的問題，導(dǎo)致行政辦公室工作效率相對較低，員工積極性不高，整體服務(wù)性較差，筆者擬將就本文針對行動(dòng)行政辦公室工作問題進(jìn)行分析，并且提出相應(yīng)的解決方法，意在提高行政辦公室工作效率，改善行政辦公室工作情況及外部環(huán)境。

關(guān)鍵詞：行政辦公室；工作分析；問題分析；解決方案；分析研究

一、行政辦公室工作特點(diǎn)分析介紹

（1）行政辦公室工作內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性

行政辦公室主要的特點(diǎn)就是其高度的嚴(yán)謹(jǐn)向這是行政辦公室工作內(nèi)容中的重點(diǎn)要求，需要相關(guān)工作人員認(rèn)真處理好自己分內(nèi)的工作，并且保證工作的準(zhǔn)確性，以及嚴(yán)謹(jǐn)性。行政辦公室工作內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性也為相關(guān)工作人員提出了更高的要求，需要行政辦公室內(nèi)部工作人員處理好自身的心態(tài)，以及其他方面的問題，保證行政辦公室工作的順利進(jìn)行以及其嚴(yán)謹(jǐn)性能夠達(dá)到相關(guān)要求。然而目前行政辦公室工作中仍然存在一些工作人員態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，對于工作效率提升發(fā)展很是不利。

（2）行政辦公室工作內(nèi)容具有服務(wù)性

行政辦公室行政工作雖然是管理部門，但是仍然是有一定的服務(wù)性的，行政辦公室工作內(nèi)容的服務(wù)員體現(xiàn)在行政辦公室工作人員對于文件的處理以及相關(guān)方面的管理工作服務(wù)。行政辦公室工作人員主要是為各個(gè)部門提供工作匯集信息，并且處理好相應(yīng)的職能信息，同時(shí)行政辦公室也需要營造良好的工作環(huán)境來調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，為工作人員提供良好的工作條件，做好對工作人員的人文關(guān)懷工作。此外，行政辦公室工作的服務(wù)性還體現(xiàn)在人員設(shè)置以及功能性設(shè)置，對于相關(guān)工作的有效處理和及時(shí)上報(bào)也是其需要做的，通常工作人員會進(jìn)行一定的信息處理與優(yōu)化，針對相關(guān)文件以及數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，而這種工作內(nèi)容則需要工作人員具有良好的服務(wù)意識，只有其自身意識到服務(wù)理念，功能性服務(wù)才會隨之進(jìn)行，從而為現(xiàn)代化行政辦公室工作提供良好的基礎(chǔ)人員保障。

（3）行政辦公室工作內(nèi)容的復(fù)雜性

行政辦公室工作內(nèi)容的另一個(gè)特點(diǎn)就是它的復(fù)雜性，由于行政辦公室工作較為繁瑣，且十分的煩雜，所以造成了相關(guān)工作人員的工作量較大，工作范圍也較廣，而且由于行政辦公室的工作范圍廣造成的情況多變以及聯(lián)絡(luò)問題等，都將會對行政辦公室工作提出更高的要求。行政辦公室工作人員需要處理工作人員間的協(xié)調(diào)關(guān)系，同時(shí)也要樹立單位組織的形象，所以多角度來看，行政辦公室工作內(nèi)容相對來說較為復(fù)雜。因此，需要針對相關(guān)行政辦公室工作內(nèi)容進(jìn)行全面優(yōu)化，包括簡化機(jī)構(gòu)設(shè)定，優(yōu)化工作流程等等。

二、行政辦公室工作問題的主要內(nèi)容分析

1、行政辦公室工作人員綜合能力難以滿足整體工作需求

由于行政辦公室工作會涉及到多個(gè)方面，涉及范圍較廣，且涵蓋專業(yè)較全，不但涉及到人力資源管理也關(guān)系到了企業(yè)整體運(yùn)營等多個(gè)方向，所以行政辦公室工作人員的綜合能力會直接影響到行政辦公室的工作效率。因此，需要針對辦公人員綜合能力進(jìn)行大力整改和優(yōu)化，提升相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)與能力，確保其能夠滿足現(xiàn)代行政辦公需要。

2、行政辦公室工作人員工作不夠細(xì)致，工作效率不高

上面已經(jīng)提到過行政辦公室工作較為繁雜，涉及范圍較廣，且對細(xì)節(jié)處理的要求較高，所以行政辦公室工作人員的細(xì)致程度直接決定了行政辦公室工作效率，以及企業(yè)整體運(yùn)營情況。一些行政辦公室人員在工作時(shí)，常常會出現(xiàn)各種各樣的問題，除上述內(nèi)容之外甚至出現(xiàn)待辦事項(xiàng)忘記處理，記錄事件與內(nèi)容忘記上報(bào)等情況，而這種狀態(tài)的產(chǎn)生多半是由于其自身工作態(tài)度以及工作意識出現(xiàn)問題，需要相關(guān)部門以及管理者進(jìn)行更好的管理與引導(dǎo)，幫助其擁有良好的工作態(tài)度與積極性，避免出現(xiàn)效率低下問題，讓行政辦公室工作成為真正對社會發(fā)展有益且高效的存在。

3、體系尚不完善

對于現(xiàn)代化行政辦公室工作來說，高薪低效的現(xiàn)象仍然存在，而之所以存在這樣的問題，很大程度上在于行政辦公室工作體系不完善。一些行政人員在進(jìn)行工作時(shí)，不能分清主次，對于事情處理的態(tài)度較差，而上層建筑中沒有將整個(gè)獎(jiǎng)懲制度以及相關(guān)辦事制度體系完善，很大程度上會導(dǎo)致這樣的現(xiàn)象變多且愈加難以管理。因此，相關(guān)部門和管理者需要進(jìn)行行政辦公室工作體系強(qiáng)化與完善，針對個(gè)別人員提出更高要求，促使整體行政辦公室工作效率能夠得到提升。

三、行政辦公室工作問題的解決方案探究

1、打造外部良好環(huán)境，全面提高行政辦公室工作人員的工作效率及工作能力。

行政辦公室工作中，為了能夠更好地促進(jìn)相關(guān)工作人員辦事效率，提升其工作積極性，需要打造外部良好環(huán)境能夠?yàn)樾姓k公室內(nèi)部人員營造良好的工作氛圍，從而營造行政辦公室工作環(huán)境，進(jìn)而使得相關(guān)工作者能夠以一個(gè)積極的態(tài)度來面對行政辦公室的工作。此外，針對相關(guān)工作人員開展定期和不定期的素質(zhì)培訓(xùn)，針對教育內(nèi)容可以選擇工作相關(guān)以及素質(zhì)相關(guān)，促使相關(guān)工作人員能夠有效提升辦事效率以及提升工作能力。

2、增強(qiáng)行政辦公室工作人員的服務(wù)意識，樹立全局觀念

為解決部分行政辦公室工作中服務(wù)態(tài)度較差問題，需要增強(qiáng)行政辦公室工作人員的服務(wù)意識，要讓行政辦公室內(nèi)部工作人員意識到行政辦公室不僅僅是一個(gè)管理部門，更多的是一個(gè)服務(wù)部門，要樹立工作人員的全局觀大局觀，以開闊的視角去看待行政辦公室工作的一系列問題，保全大局，以企業(yè)整體利益為重。對相關(guān)行政辦公室工作者進(jìn)行知識講座開展，增加其服務(wù)觀念以及提升其對工作的熱情，進(jìn)而為行政辦公室服務(wù)態(tài)度改善提供意識保障，之后進(jìn)行相關(guān)規(guī)章制度設(shè)定，對相關(guān)工作人員起到約束作用，為行政辦公室服務(wù)態(tài)度完善做出貢獻(xiàn)。

3、處理好行政辦公室職能以及結(jié)構(gòu)問題，使行政辦公室工作變得簡潔高效。

相關(guān)部門需要在進(jìn)行職能管理以及結(jié)構(gòu)創(chuàng)設(shè)中注意合理性，同時(shí)也要在管理機(jī)制以及結(jié)構(gòu)安排方面處理好行政辦公室的框架問題，在對相關(guān)職能進(jìn)行明確和有效設(shè)立之后，進(jìn)一步對行政辦公室的職能部門進(jìn)行簡化，保證指令傳達(dá)能夠高效迅速準(zhǔn)確。對各個(gè)部門以及上下級進(jìn)行簡化，可以使行政辦公室工作變得準(zhǔn)確高效。

4、完善行政辦公室工作體系，建立健全相關(guān)工作規(guī)章要求。

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行良好的行政辦公室工作體系創(chuàng)設(shè)，確保其能夠促使行政辦公室工作效率提升。針對辦公室作風(fēng)以及行政效率方面提出規(guī)劃，包括對于服務(wù)態(tài)度、工作理念以及行為模式等方面提出要求，滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展中行政辦公室工作需求，為社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

【總結(jié)】

行政辦公室工作問題解決的首要一點(diǎn)就是要打造外部的良好環(huán)境，在此基礎(chǔ)上全面提高行政辦公室工作人員的工作效率及工作能力，這是從根本上解決行政辦公室工作效率不高問題的重要舉措。隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，行政辦公室工作將會越來越人性化，越來越符合社會發(fā)展，本文主要針對行政辦公室的工作內(nèi)容進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)改進(jìn)策略，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)工作者與管理者提供一些幫助。

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