企業養老保險檔案管理的有效途徑

李鵬

摘 要：要想解決企業養老保險檔案管理工作中存在的問題，必須先完善管理機制，而后，依照規定和提出的要求，加強管理和監督，推動檔案管理工作規范化進行，避免出現檔案丟失的情況，使檔案內容具有完整性。此外，還應做到與時俱進，積極運用先進的信息技術，高效整理養老保險檔案，進一步提高檔案管理的效率，促進社會保障機制得以落實。

關鍵詞：企業養老保險;檔案管理;途徑

引言

現如今，企業在發展過程中不僅要注重獲取經濟效益，還應高度重視開展養老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認真歸檔的人員，按照規定予以嚴厲處罰，起到警示作用，使負責整理檔案的人員增強責任感，明確做好本職工作的重要性，從而認真、負責分類、備案、整理養老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質量。

1以往企業養老保險檔案管理現狀

以往企業發展過于關注效益，忽視加強管理檔案工作，由于疏于監管，沒有發現管理工作中未結合不同的檔案分類整理其中的內容，致使各種檔案混亂，當需要某個檔案資料時，不能快速找到職工文件，出現檔案丟失的問題，進而難以依據檔案內容進行相應的決策，有損職工的根本利益。然而，對于這一現狀，很多企業沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應遵守的規定，無法增強約束力，久而久之，檔案管理工作中經常出現不規范的行為，針對不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導致一些有價值的資料不齊全，內容不完整，不能盡快核對職工的情況，不利于企業的發展。再就是所運用的管理方式不先進，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費時間，還不利于提高效率。

2企業養老保險檔案管理的有效途徑

2.1健全檔案管理制度

當前，企業在發展各個時期，對于養老保險檔案管理工作應提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實際的工作中應遵守規章制度，嚴格依照規定規范工作行為，認真歸類各種檔案，并根據職工養老保險所交的費用，詳細記錄，以便于日后查找與核對，體現出檔案管理人員認真負責對待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識到檔案丟失需承擔責任，才能明確管理職責，落實完善的監管制度，時刻約束和管理自我，工作中依據檔案法和管理機制中提出的要求，結合職工繳納養老保險的時間以及基本信息，整理成文件，而后，統一歸檔、分類，當需某個檔案時，就可快速找到文件，依據資料顯示的內容，在規定的日期發放養老金，促使職工的根本利益得到保護。

2.2規范管理程序

依據《檔案法》和新出臺的《社會保險法》等法規政策，制定社會養老保險檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔。社會養老保險檔案必須適應、尊重參保群體的多樣性、差異性和流動性。

2.3強化管理意識

利用各種宣傳手段和宣傳渠道，提高每一位公民特別是領導干部的社會保障意識，加大對城鄉居民社會養老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對這項工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題，為建設和完善城鄉居民社會養老保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織經辦工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

2.4采用信息化的管理方式

隨著科學技術的發展，逐漸推出了信息技術，廣泛應用于企業養老保險檔案管理之中，創新了管理模式，在整理檔案時，減輕了人力負擔，管理人員無需浪費很長時間歸檔，通過運用先進的信息技術，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質的檔案，長時間保存會泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時難以快速找到所需的檔案，在短時間內無法確定應發放多少養老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應緊跟時代發展的步伐，積極運用信息技術，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實際的工作中，可以發揮計算機的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細的養老金，根據現實的數據信息，發放相應的養老金，體現出采用信息技術管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。

2.5做好檔案分類和整理工作

建立一套包括“一賬一袋三冊”（登記臺賬、動態管理檔案袋、登記資料冊、變更登記冊、注銷登記冊）的檔案資料，企業在進行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強的管理人員，確保管理過程中不出現違規現象，推動檔案管理工作規范化開展。管理時認真分類，結合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規定進行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現出檔案管理工作效率有所提高，可節省大量的時間，辦理業務、發放養老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個環節，應依據檔案內容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。

2.6提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質以及技能水平直接影響了檔案管理的質量，所以，基層城鄉居民社區檔案管理部門的領導者應該定期對檔案管理人員進行專業培訓，使其掌握最新的檔案管理技術以及方法，這樣才能提高檔案管理的質量。檔案管理人員應該具有較高的安全意識，還要認識到檔案管理的重要性，做好檔案防水、防火、防盜措施，提高自身素質與能力，這樣才能保證城鄉養老保險檔案管理事業更好的發展。

結束語

現如今，企業在發展過程中不僅要注重獲取經濟效益，還應高度重視開展養老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認真歸檔的人員，按照規定予以嚴厲處罰，起到警示作用，使負責整理檔案的人員增強責任感，明確做好本職工作的重要性，從而認真、負責分類、備案、整理養老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質量。

參考文獻：

[1]王麗雯.城鄉居民養老保險檔案管理的現狀與對策[J].才智，2018（11）：203.

[2]努爾堅？阿合麥特汗.加強養老金社會化發放管理“四策”[J].企業改革與管理，2018（07）：212-213.

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