計劃生育檔案管理的數字化建設

司香香

摘要：現階段，隨著社會的不斷進步和經濟的快速增長，我國的計生檔案管理工作也在不斷創新，正朝著信息化、科學化和數字化的趨勢發展。本文概述了我國計劃生育檔案管理創新的重要性和創新內容，分析了計劃生育檔案管理在數字化建設中存在的問題，提出了加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法，從而為進一步開展好我國計生檔案管理創新工作，提高我國計生檔案管理的數字化建設程度，提供一些理論性參考。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；數字化建設

引言

創新對國家的發展來說尤為重要，它體現著一個國家的經濟與科技發展水平，體現著國家的綜合實力，對國家的長遠發展有著至關重要的作用，創新還能夠體現國家的綜合國力。計劃生育檔案管理要不斷創新，提高適應性，更好地為社會服務，更好地適應未來發展的社會主義市場環境。計劃生育檔案管理要更好地為我國計劃生育工作服務，為計劃生育檔案管理創新研究和數字檔案分析管理提供強大動力，適應數字化計劃和信息技術檔案管理發展的要求，合理解決計劃生育檔案管理創新和數字檔案管理存在的問題。

1數字化應用的必要性及優勢

1.1數字化檔案方便快捷

隨著市場經濟的發展和城市化進程的加快，人口流動大而頻繁，跨省跨地區的人口眾多，增加了計劃生育檔案管理的工作量和難度。特別是大量農民工離開家鄉謀生，增加了計劃生育管理部門的工作負擔。在農村和鄉鎮，只有紙質登記記錄，不能保證及時管理。此外，由于管理不善，紙質登記處容易受到損害和丟失等問題。其次，由于計劃生育檔案管理項目和內容眾多，需要一定的空間和空間進行保存。在環境、溫度、濕度的影響下，文件容易發霉變質損壞檔案。同時，由于數量多，急用某一個檔案時候也不容易找到。此外，計劃生育檔案的歸檔要求因地而異，尤其是檔案管理人員的頻繁更換，不同時期的歸檔要求也不盡相同，這造成了檔案工作效率低下，存放方式紛雜。

1.2有效提高管理效率

實施檔案信息管理是提高檔案管理效率的有效手段。總之，檔案的網絡化和數字化管理。實施互聯網和數字檔案雙重管理手段，將為計劃生育檔案管理工作提供極大的便利。信息技術的應用促進了計劃生育檔案管理工作的飛速發展，提高了檔案的質量和檔案的規格，促進了檔案管理內部的良性循環。同時使用數字化技術可以減少文件管理人員的工作量，使其更快、更高效的為文件需求的用戶提供方便。

2計劃生育檔案管理數字化建設問題

2.1檔案管理數字化建設資金不足

由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。

2.2數字化建設管理工作缺乏統一標準和檔案管理制度

計劃生育檔案管理標準還沒有統一的規范，尤其在數字化建設過程中對檔案管理缺乏系統要求和標準，導致各地的計劃生育數字化檔案管理工作各自為政，沒有統一的協調和管理。計劃生育單位管理制度不完善，沒有明確的職責規定和職能要求，且外調的工作人員責任意識不強，權責不明的情況下，對檔案管理的數量、存儲、使用、保密意識不到位，發生問題時一般難以找出負責人。

3計劃生育檔案管理數字化建設創新策略

3.1加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備

在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。

3.2建設規范的檔案管理制度，為數字化建設提供制度保障

檔案管理部門對計劃生育檔案管理工作制度應該加強審視，對以往工作中導致檔案管理工作落實不到位的、存在疏漏的制度進行規范，并結合數字化建設工作，制定信息化檔案管理的制度，規范不同崗位人員的管理行為，確保檔案資源的真實性，提高工作效率，為數字化建設打下重要基礎。

3.3提高計劃生育檔案管理人員的水平和裝備水平

要定期開展專業培訓和計劃生育管理，不斷改革計劃生育檔案管理人員，增強計劃生育檔案管理人員的專業技能和解決問題的能力。就目前而言，我國的計劃生育檔案管理水平還處在落后狀態，所使用的設備也存在諸多問題，國家要加強在這方面的資金投入。近年來，互聯網與計算機技術的飛速發展，使得各行各業都煥發出新的生機，計劃生育檔案管理也不例外，計算機互聯網技術對計劃生育檔案管理發揮著至關重要的作用，對提高計劃生育工作效率的檔案管理、建立檔案管理系統起著非常重要的作用。

3.4加強情報監控

加強計劃生育檔案的情報監控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展。

3.5做好計生檔案信息的虛擬化工作

計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展。

結語

計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化不僅有助于計劃生育檔案管理規劃的改良和革新，并對我國計劃生育工作的有序開展起到了很大的幫助作用，同時對計劃生育檔案管理工作中存在的問題進行合理的解決，從而促進了計劃生育檔案管理工作的發展和創新。計劃生育檔案管理人員應當努力學習專業知識和技能，并通過實踐將學習的知識和技能進行應用，從而更好地實現檔案信息的有效增值，使得檔案工作能夠發展迅速。對于檔案管理工作在信息社會中的發展起到極大的促進作用。計劃生育檔案管理人員應當對專業知識進行應用從而對檔案管理系統的增長模式、管理方法、管理優勢進行深入的研究和分析，從而做到迅速、準確地為計劃生育檔案管理系統提供有效的數據，并為人力資源檔案參考價值和權威性的提升起到貢獻作用，從而實現檔案信息資源的合理分配，最終提高計劃生育檔案管理的實用價值和檔案管理的工作效率。