網上不等候報賬模式在高校財務中的應用

谷靜

摘要：傳統的報賬模式已經不能滿足高校日常核算工作的需要，網上不等候報賬模式應用而生。通過探討高校不等候報賬模式在實際應用中遇到的主要問題，并針對這些問題提出進一步梳理各類業務掛單、退單的原因;建立有效暢通的信息宣傳、溝通渠道等建議，以期優化高校財務信息化建設，提高高校財務的管理水平，更好地服務廣大師生。

關鍵詞：高校;不等候報賬;掛單率

中圖分類號：F239 ? 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2019）09-0089-02

隨著國家對高等教育投入的不斷增加，高校各項經費呈多元化增長趨勢，隨著高校教學和科研水平的迅速發展，高校財務核算工作中出現的問題日益突出：報銷業務量較大，而高校財務人員的編制有限，報賬人員排隊等待時間過長，財務人員工作環境嘈雜，審核工作繁重，身心壓力過大等。這一系列問題既影響了教學和科研的開展，又制約了高校財務工作的發展。隨著網絡信息技術的迅猛發展傳統報銷模式向網上不等候報賬模式的轉變迫在眉睫。

教育部、財政部發布《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》中42條要求：“高校應逐步轉變傳統的資金收付方式，借助銀行卡、網上銀行等先進手段，大力推行資金收支業務的電子劃轉，最大限度地減少現金流動;高等學校應全面推進財務管理的信息化和網絡化，充分利用現代信息技術，實現統一核算和實時監控，提高財務管理水平和會計信息質量。”，高校推行無現金報賬模式也是積極順應國家政策的要求。

一、實施網上不等候報賬模式存在的主要問題

K大學自從2014年實施網上不等候報賬模式以來，減少了廣大師生排隊等待時間，緩解了財務人員現場的工作壓力，但是在不斷推進的過程中，發現這一報賬模式也不盡完美，還存在一些問題，主要表現在以下幾個方面。

（一）“掛單率”嚴重影響工作效率

實施不等候報賬模式以來，報銷人員只需將報銷單及相關票據投遞后即離開，一般情況下不再直接面對財務審核人員。但是由于財務科研助理的人數有限，教師平時忙于教學與科研，對財務報銷的政策不夠了解，導致報銷單填寫不規范、報銷材料準備不齊、簽字審批手續不全等問題時有發生。據不完全統計，K大學每日收到的報銷單約有30%的掛單率。所謂“掛單”是指財務核算人員在審核的過程中發現部分業務單可能由于附件不完整、發票不規范，超范圍開支等無法正常處理，這些問題單就會被掛起，需要會計審核人員通過系統短信或電話聯系經辦人，經辦人補充、完善相關手續才能進行處理。聯系過程既耗費時間也可能因為系統短信通信不暢等原因而達不到效果，導致師生多次往返于財務部門，嚴重影響了雙方的效率。同時，問題單如果不能及時處理，堆積在財務審核人員手中，也容易造成單據混亂或丟失。

（二）缺乏暢通的溝通渠道

現場傳統的報賬模式下，報賬人員只需要手工填寫報銷單，并且報銷時，相關問題可以與財務人員進行面對面及時溝通。而在不等候報賬模式下，由于報賬人員需要在網上分模塊填寫報銷單，初次填寫的過程中會遇到很多問題，并且投遞完之后即離開，加上科研財務助理人數有限，報賬人員財務知識缺乏，報賬人員流動性較大，財務人員與報賬人員對政策理解的信息不對稱等導致電話、現場等咨詢業務劇增。

（三）簽字審批手續沒有真正實現網上預約

大部分高校推行網上不等候報賬模式后，報賬人員需打印報銷單，簽字審批仍然需要走紙質流程。如果業務較復雜或是大額資金，一筆業務可能需要項目負責人、單位負責人、財務領導，分管校領導等多人簽字，需要報賬人員往返多個部門很多次，只要其中哪一個部門的領導因出差開會等原因不在，就可能延誤報賬時間，報賬人員辦理簽字審批過程中耗費了大量的時間和精力，容易引起師生的抱怨，既不利于不等候報賬模式的推廣，又影響了工作效率。

（四）不等候報賬系統有待進一步提高

雖然經過一段時間的運行，K大學網上不等候報賬系統的使用日趨成熟，但是還存在一定的問題，一是系統的個性化設計難以滿足，個性化程度不高，系統的便捷性存在不足之處。二是穩定性，由于校園網絡以及系統維護等問題，隨著網上不等候報賬業務量的不斷增多，導致同一時間集中訪問財務報賬系統，使得系統經常癱瘓。三是多系統的銜接性，實行網上不等候報賬后，應做好網上不等候報賬系統與賬務處理系統、無現金支付系統以及勞務填報系統等的銜接問題，促進高校財務的信息化、智能化。四是由于財務數據的敏感性，系統的安全性也是一個值得關注的重點問題。

二、優化不等候報賬模式的建議

（一）梳理各類業務掛單、退單的原因

較高的掛單率是影響不等候報賬模式效率的最主要問題，要降低掛單、退單率，就要分析它們發生的主要原因。實踐中發現，K大學主要是以下原因導致問題單：一是缺乏簽字審批手續。如項目負責人沒有簽字，大額資金需要院負責人簽字的沒有簽批等。二是附件材料不完整。如物資采購達到一定金額沒有合同、采購申報表、物資驗收單、材料出入庫單等。三是報銷單填寫不規范。如報銷單上面填寫金額與所附發票的金額不一致，教師出差結算方式應該勾選公務卡還款而沒有勾選等。四是超標準開支。如差旅費中住宿費超標，主辦會議人均會議費超標等。五是開支內容不合理、不合規、無相關預算等。六是票據不規范，如發票沒有蓋發票專用章、票據抬頭錯誤等。

針對上述原因引起的掛單、退單問題，我們可以通過以下方式進行改進、優化。一是以上問題的大部分原因還是報賬人員對財務政策不夠了解，信息不對稱造成的，我們可以借助不等候報賬系統，分業務模塊整理出報銷注意事項，在報賬人填制報銷單時將報銷注意事項嵌入相應模塊，在報銷單填制過程中進行提示。如在填寫材料費報銷時，填寫到附件張數時，系統會自動提示需附材料列表、填寫到金額時會自動鏈接到出入庫單表格，填制差旅費報銷業務時，如果住宿費超標系統會進行提示自動扣減等。二是利用現代網絡技術，通過多種渠道多種方式，加強報銷注意事項和財務政策法規的宣傳。財務部門可通過微信公眾平臺、短信平臺、校園網絡平臺、群發郵件等現代科技手段，將財務政策法規、報銷注意事項分類發布供教職工查閱參考。三是總結梳理某一類型經濟業務報銷“掛單率”較高的業務。例如，出國費用的報銷，通過多種方式、多種渠道有針對性地做好宣傳，使廣大師生都能知曉制度，從而才能更好地執行制度，減少問題單的發生。四是積極發揮科研財務助理的作用，使科研財務助理不僅僅是報賬員，還是教師與財務、學院的聯絡員及財務政策的宣傳員，培養學生報賬員，壯大科研財務助理的隊伍。

（二）建立有效暢通的信息宣傳、溝通渠道

咨詢業務較多的根本原因是財務報銷流程、財務政策法規制度宣傳不到位，廣大師生不能從自己方便的渠道獲得相關信息。報賬人員和財務人員建立有效的溝通，不僅可以增加相互理解，相互尊重和支持，得到廣大師生的認可，還能體現出財務人員的服務意識，使管理于無形中。一是財務部門應該利用好校園網絡平臺、微信平臺、短信平臺、群發郵件、舉辦業務培訓會等多種方式及時宣傳學校財務的規章制度和政策法規，總有一種方式會得到某些教師的關注。二是財務部門可以將報銷流程、網上填報操作方法、報銷注意事項及附件材料等相關信息，制作成手冊分發給廣大師生或是制作成視頻供師生下載學習。三是建立多種咨詢渠道，滿足廣大師生的需求。高校財務部門可以通過在主頁上設置問答模塊、微信平臺留言、微信群交流平臺、電話及現場等多種渠道提供業務咨詢服務，滿足廣大師生的需求，分解咨詢壓力。財務部門還可以將咨詢常見問題及解答整理歸類推送到公眾號、問答模塊或是嵌入到報銷業務的相應模塊供教師查詢了解，這在一定程度上可以緩解咨詢壓力，提高服務水平。

（三）實現經費審批的網絡化

高校財務部門可以參照OA網上辦公系統的簽字審批流程，梳理出不同業務的簽字審批手續，將設計思路反饋給系統維護人員，按照系統設定的審批流程及報銷時間先后自動將報銷單及票據影像發送至相應的審批人并同時發送電子郵件提示審批，審批不過自動退回并通過系統短信或是電子郵件提示報賬人原因，進行修改，若審批通過自動進入下一審批環節。

通過增加網上審批模塊，不僅能夠實現審批人無論在什么地方，只要登錄系統就能在網上進行審批，還極大地方便了報賬人員，提高了工作效率。但是在審批模塊時應按照高校自身制定的審批流程進行流轉。

（四）實現財務信息化向智能化的轉變

財務人員多是會計專業出身，專業系統維護人員缺乏。高校可以通過公開招標方式，公開招標一家經驗豐富、實力雄厚的網上預約報賬軟件公司，并且可以滿足其個性化要求對該系統進行升級維護。財務相關人員應及時記錄該系統在使用過程中存在的問題，及時反饋給系統開發商，以便進一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統。或是該系統可以設置一個專門問題反饋模塊，廣大師生在使用過程中遇到的問題可以進行反映，對于較好的建議可以采納優化，加強網報系統的用戶體驗及操作功能。同時，軟件開發人員應通過專業措施加強數據保密工作，在確保信息安全，系統穩定的情況下，實現與單位賬務處理系統、無現金支付系統、預算系統等其他相關系統的有效無縫對接。但是高校也不能過分依賴軟件系統開發人員，財務部門應該培養自己的系統管理員，在系統出現故障時，可以及時處理問題，能夠解決一些常規的技術問題，精通財務系統的操作方法，對財務信息化系統進行日常維護，確保網上報賬系統的正常高效運轉。

高校推行網上不等候報賬模式以來，財務人員的工作效率和報賬人員的滿意度都得到了較大的提升，但是在運行過程中，仍存在一些問題，不能滿足各方面需要，因此，在實踐中高校財務以及相關部門要善于發現問題、提出問題，利用現代化技術手段，找出對應的處理方式，逐步優化網上報賬系統，完善信息支撐系統，逐步實現財務智能化，以提高高校的財務管理水平，更好地服務于廣大師生。

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[責任編輯：王 旸]