淺析企業(yè)制度下的檔案管理工作

劉維紅

【摘 要】在企業(yè)的管理過(guò)程中，檔案管理工作是整個(gè)企業(yè)管理活動(dòng)中十分重要的組成部分，對(duì)企業(yè)今后的發(fā)展十分關(guān)鍵。論文就企業(yè)制度下的檔案管理工作進(jìn)行了分析和討論，首先對(duì)現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容進(jìn)行了概述，然后對(duì)企業(yè)制度下的檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了剖析，最后就現(xiàn)有的問題進(jìn)行了對(duì)策探究。

【Abstract】In the management process of enterprises， archives management is an important part of the management activities of enterprises， and it is very important for the future development of enterprises. This paper analyzes and discusses the archives management work under the enterprise system. This paper firstly summarizes the content of modern enterprise system， then analyzes the problems existing in the archives management work under the enterprise system， and finally， the related countermeasures are explored.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)制度;檔案;管理;工作

【Keywords】enterprise system; archives; management; work

【中圖分類號(hào)】F279.23? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）08-0001-02

1 引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸滲透到社會(huì)的各行各業(yè)中，很多企業(yè)逐漸建立起完善的現(xiàn)代企業(yè)管理制度，這樣的制度模式給企業(yè)的檔案管理工作提出了更加具體的要求。就檔案管理工作而言，企業(yè)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行內(nèi)容的改進(jìn)與完善以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，充分借助現(xiàn)代化的手段和技術(shù)，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用，體現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)今后的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升[1]。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度概述

現(xiàn)代企業(yè)制度就是針對(duì)國(guó)有企業(yè)制度創(chuàng)新發(fā)展提出的全新發(fā)展概念，具體的概念內(nèi)容為：以企業(yè)法人制度為主體，確立清晰的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、明確權(quán)利和義務(wù)、政企分開，保證企業(yè)自主經(jīng)營(yíng)和市場(chǎng)主體地位[2]。

國(guó)有企業(yè)確立現(xiàn)代企業(yè)制度是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，該類制度的內(nèi)容能夠充分激發(fā)國(guó)有企業(yè)的內(nèi)在活力，是公有制企業(yè)充分融合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的有效措施與必要保障，在公有制經(jīng)濟(jì)企業(yè)中進(jìn)行現(xiàn)代管理制度的融合，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來(lái)的發(fā)展提供保障。

3 企業(yè)制度下的檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識(shí)有待提升

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，與企業(yè)的其他工作內(nèi)容相比，企業(yè)的檔案管理工作人員普遍得不到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，雖然很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，也針對(duì)現(xiàn)階段的管理工作模式做出了部分改變和調(diào)整，但是并沒有對(duì)檔案管理的根本內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化與完善，也沒有真正解決存在的深層次問題[3]。企業(yè)沒有足夠的檔案管理意識(shí)，企業(yè)在發(fā)展階段將大部分的精力放在經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)效益的提升上，從主觀方面對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生忽視心理。

3.2 檔案管理人員水平有待提升

隨著信息化的不斷發(fā)展，給企業(yè)的檔案信息安全也提出了全新的要求，檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，提升自身的工作能力和水平，能夠?qū)I(yè)性的管理知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際的企業(yè)檔案管理工作中。造成檔案管理問題的主要因素是企業(yè)管理人員水平不夠，國(guó)內(nèi)專業(yè)的檔案管理人員人數(shù)較少，專業(yè)人員的培養(yǎng)工作不到位。很多高校重視培養(yǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展性人才，開設(shè)就業(yè)較為熱門的專業(yè)，但是沒有足夠重視檔案信息管理的人才培養(yǎng)，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)構(gòu)建不牢靠，專業(yè)能力不強(qiáng)[4]。

3.3 檔案管理手段落后

檔案管理手段落后是造成企業(yè)檔案管理工作發(fā)展緩慢的關(guān)鍵制約因素，很多企業(yè)的檔案管理還是采用傳統(tǒng)的管理模式，設(shè)備老化、管理人員手動(dòng)輸入、人工進(jìn)行信息數(shù)據(jù)檢索等情況普遍，在檔案管理中沒有運(yùn)用信息化手段，人工工作會(huì)整體制約企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。在管理工作中，由于人工因素會(huì)導(dǎo)致實(shí)際的工作內(nèi)容存在疏漏，導(dǎo)致檔案信息記錄不完整，進(jìn)而影響到最終信息的正常查詢[5]。

4 提升企業(yè)制度下檔案管理水平的途徑

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

企業(yè)的管理領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性。在整個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理水平的提升能夠幫助企業(yè)增強(qiáng)綜合實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該以身作則，帶頭學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，不斷提升企業(yè)的檔案管理水平，在企業(yè)內(nèi)部形成一種重視檔案管理的工作氛圍[6]。重視對(duì)檔案管理工作人員的日常培訓(xùn)，增加有關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的整體知識(shí)儲(chǔ)備。采用多樣化的知識(shí)學(xué)習(xí)方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)的進(jìn)一步升級(jí)，提升檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)針對(duì)性以及學(xué)習(xí)效果，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員對(duì)于工作的責(zé)任感以及認(rèn)同感。

4.2 提高專業(yè)性

針對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理水平不高的問題，應(yīng)該逐步提升企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，在完善知識(shí)儲(chǔ)備的前提下，不斷挖掘工作人員的潛力。企業(yè)可以采用人才引進(jìn)的方式完善企業(yè)檔案管理人員的崗位設(shè)定，在企業(yè)人才招聘過(guò)程中，可以在招聘的硬性指標(biāo)中增加檔案專業(yè)人員，充實(shí)企業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)[7]。

對(duì)于現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，相關(guān)管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該將日常的學(xué)習(xí)融入實(shí)際的工作中，投入更多的精力進(jìn)行人才培養(yǎng)，創(chuàng)造更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)與實(shí)踐機(jī)會(huì)，使檔案管理人員能夠滿足社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的需要，提升檔案管理人員的能力，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)檔案管理模式的革新，最終推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開展。

4.3 引入現(xiàn)代化的工作設(shè)備

現(xiàn)代化的技術(shù)手段已經(jīng)融入企業(yè)的發(fā)展中，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用也應(yīng)該同企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，運(yùn)用全新的技術(shù)能夠讓企業(yè)的檔案管理更加快捷也更加安全。企業(yè)的檔案管理可以借鑒工業(yè)、農(nóng)業(yè)等領(lǐng)域的先進(jìn)電子信息技術(shù)，從而提升企業(yè)的整體管理效率，逐步展現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中解決問題、彌補(bǔ)缺點(diǎn)。將現(xiàn)代化的技術(shù)引入企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到引入的意義所在，只有在檔案管理過(guò)程中引入信息化設(shè)備，才能保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的效率和水平。

4.4 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中需要長(zhǎng)時(shí)間的準(zhǔn)備和鋪墊，想要解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，可以采用一種現(xiàn)代管理手段同人工手動(dòng)操作結(jié)合的方式進(jìn)行檔案管理，可以從辯證思維角度入手對(duì)信息化檔案工作進(jìn)行分析，讓人工參與到基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容中，例如，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、信息的真?zhèn)闻卸ǖ葍?nèi)容[8]。企業(yè)的管理負(fù)責(zé)人不能片面地看到信息化手段的便捷優(yōu)勢(shì)，將手工信息收集完全摒棄，應(yīng)該在不斷引入全新技術(shù)的同時(shí)，進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化和完善，更好地處理現(xiàn)存的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，有效地解決兩者之間的矛盾，將手工操作與信息化的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行集中展現(xiàn)，并將兩者之間的問題逐步化解[9]。

5 結(jié)語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理模式也應(yīng)該根據(jù)社會(huì)的發(fā)展需要進(jìn)行進(jìn)一步的完善與提升，善于應(yīng)用全新的信息化發(fā)展思維進(jìn)行管理模式創(chuàng)新，有效提升企業(yè)整體檔案管理水平，不斷提高檔案管理人員的積極性以及工作責(zé)任感，以此來(lái)提高企業(yè)檔案管理工作的工作效率[10]。

【參考文獻(xiàn)】

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