新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策

張玲

【摘要】檔案的收集作為檔案工作的起點，起著重要的作用，但檔案的收集成為企業不確定檔案工作的障礙。原因是檔案的宣傳不足、企業職能部門、業務單位對檔案的重要性、歸檔要求、檔案資料的收集等。對企業知識的了解不多，對檔案收集的認識不夠強。然而，作為新時期的現代企業，隨著國家檔案制度的逐步完善和檔案工作的大力宣傳，檔案工作逐漸得到一些領導和工作人員的認可和重視，檔案意識得到了極大的提高。因此，本文主要對新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策進行了詳細分析。

【關鍵詞】新時期 ?企業 ?檔案收集 ?問題

一、企業檔案收集工作中存在的問題

（一）領導對檔案收集的重視度不夠

企業的管理和經濟收入通常是企業領導者的管理重點，往往忽視了企業的檔案管理，甚至一些管理人員也會選擇放棄檔案管理的崗位設置來節省費用，有些企業有相關的檔案管理系統，但尚未嚴格執行，因此許多企業出現了混亂甚至空白檔案管理的現象，不利于企業的長期發展。因此，企業必須高度重視檔案管理。

（二）檔案收集管理制度不完善

一些企業認為，檔案的收集是一種人力物力的浪費，是一項不必要的工作，沒有制定一套完善的檔案管理體系，工作人員不重視檔案的收集，企業檔案的收集工作采取了一種混亂的方式，大量的企業檔案沒有及時收集，很多檔案都沒有歸檔。造成企業檔案的混亂。

（三）人員流動頻繁，檔案的收集難度增加

企業檔案管理人員的頻繁流動使得企業檔案管理工作的難度越來越大。一方面，當許多檔案管理者改變自己的職位或辭職時，他們不進行相關的工作對接，這導致了后續工作人員對檔案進行管理的困難。另一方面，由于人員的流動過于頻繁，新聘用的員工不熟悉檔案的管理過程和具體工作，因此在檔案管理的過程中很難處理。

（四）檔案的收集工作人員缺乏工作主動性

在企業中，檔案管理沒有受到管理者的重視，相關檔案管理人員的積極性不高，員工下屬也可以采取自由放任的管理模式。因此，大多數檔案收集工作人員缺乏主動工作，從不主動收集數據，往往處于被動狀態，相關人員要上交檔案整理和歸檔工作，沒有人上交檔案丟失。因此，企業檔案收集工作不及時，許多重要檔案丟失，給企業的發展造成了嚴重的損失。

二、新時期解決企業檔案收集工作問題的對策

（一）完善歸檔制度

檔案資料的收集是否完整，主要取決于檔案系統是否完善。沒有規矩不成方圓，每一項工作都需要規章制度，否則就不能保證其質量。因此，檔案部門需要根據具體情況，建立完善的檔案制度，定期進行檢查，具體落實到每一個職工身上。企業在完成建設項目驗收過程中，應將全部圖紙和文字資料移交，同時檔案管理人員也需要參與驗收工作，一旦資料有缺陷，工程驗收不合格或不支付工程款項。因此，企業必須建立和完善檔案制度，以保證檔案的收集能夠遵循。

（二）設置檔案收集人員且維持其工作穩定

企業應根據檔案管理的具體情況，設置適當的檔案收集員，確保其工作的穩定性，以保證企業檔案的長遠發展。此外，保持檔案收集人員的穩定和持續工作，可以為企業培養一大批高度專業化的檔案收集人員。一方面，它可以充分激發收集人員的積極性，另一方面，它也可以增強收集人員的使命感和責任感。此外，維護企業檔案收集人員的穩定可以提高他們的專業技能和專業素質。檔案收集高度專業化。剛參加工作的員工要花很多時間才能掌握業務。因此，只有當他們的工作是穩定的，他們才能充分發揮自己的作用，做好企業檔案收集工作，為企業和社會提供服務。

（三）采取多元化方式開展檔案收集工作

很多企業的不同檔案資料其收集方式也會有所不同，企業檔案收集方式必須靈活多變，針對不同的檔案資料運用不同的收集方式，以確保資料的及時性、真實性和完整性，以及檔案管理工作的高效進行，多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎上出色地完成檔案的收集工作，并保證資料的完整。由于企業各類檔案資料是專業的，各種檔案資料的整理和歸檔方法也不同，因此，具有相應的專業知識，掌握這類檔案的形成規律的企業技術人員，有必要承擔檔案資料的收集、積累、歸檔和歸檔工作。如果將企業各部門的檔案資料交給企業檔案存檔，既辛苦又費力，案件檔案的質量得不到保證。同時，對于一些特殊部門或特殊情況，檔案工作者也可以幫助做好檔案材料的積累、收集、歸檔和歸檔工作，使企業檔案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式，從而保證了檔案的完整。

（四）加大檔案宣傳力度，增強檔案意識

檔案管理部門要想取得系統、完整、規范的效果，單靠檔案管理部門的努力是非常困難的，需要相關人員的配合、理解和支持。因此，企業檔案管理應采取多種方式，向領導、各部門和企業員工宣傳檔案工作的重要性和作用，調動全企業職工的檔案意識，盡力爭取領導和管理部門的支持積極配合，使全公司上下都意識到檔案工作的重要性，以及檔案歸檔作為一個人的職責和義務。企業可以定期舉辦檔案展，對員工進行檔案知識培訓課程，開展檔案知識競賽等，提高員工的檔案意識。

（五）構建高素質的檔案管理隊伍

檔案工作離不開專業人員的綜合素質，因此，企業建立一支綜合素質的檔案管理隊伍是實現企業檔案工作有序發展的重要內容。企業可以通過對檔案收集者的培訓，提高檔案收集者的綜合素質。檔案管理部門應建立健全培訓制度，確保培訓工作能按照相關制度定期開展。培訓內容以專業知識為主，包含了大量的專業素質和職業道德教育。一方面，檔案人員可以勝任館藏工作，另一方面，他們可以適應新時代的發展。

三、結語

總之，隨著檔案在企業管理中的日益重要，企業對檔案的要求越來越高，檔案類型從單一的紙質文件擴展到各種檔案。在新的形勢下，檔案的收集是不可避免的，檔案的收集應當采取主動態度，從宏觀整體的整體規劃中逐步擴展到微觀和細節上。檔案工作者應履行服務各部門的職能，把以人為本、協調發展、可持續發展的理念納入檔案收集，為檔案工作的可持續發展奠定堅實的基礎。如何及時、全面、更好地發揮企業檔案在企業服務中的作用，驗證企業歷史的作用，是每個檔案工作者應不斷追求和探索的重要主題。

參考文獻：

[1]王淑改.新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地，2012，（2）.

[2]陸華.新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2014，（13）.