高校異地多校區檔案管理一體化研究

文/山東大學（威海） 顧煒 趙林林

一、問題的提出

21世紀以來，隨著我國高等教育改革步伐的加快，很多高校為了解決在發展中遇到的土地、規模、空間等問題，加之地方政府有依托大學品牌優勢盤活資產、提升經濟的動能，異地辦學逐漸成為潮流。據筆者統計，截至2019年1月，原“985”高校中有31所高校在主校區所在城市之外建設（或合并）了另一個或多個校區（不包括獨立學院），承擔培養本科生或研究生的功能。高校異地辦學的一個基本特征就是異地校區距離主校區所在的城市較遠。根據百度地圖的計算值，異地校區距離主校區所在城市的平均距離為1100余公里，距離較近的如浙江大學海寧校區，距離主校區80余公里；距離較遠的如清華大學深圳研究院，距離主校區2200余公里。盡管這一舉措解決了高校發展中空間不足的問題，但是隨之而來的新問題也越來越突出，比如行政管理難、資源整合難、學科融合難、人心凝聚難、整體規劃難等。本文僅就檔案管理方面存在的突出問題梳理如下：

（一）亂。一般情況下，主校區由于存在時間較長，管理制度較為完善，檔案和檔案管理比較完善。但是在異地的校區，尤其是創建時間較早的異地校區，由于創建初期沒有將檔案管理延伸到日常的基本建設、招生、遷院、學生管理、招標等工作中，導致歸檔不全、管理散亂等現象較為普遍。

（二）散。囿于異地多校區的基本現實，對多校區如何實現良性的檔案管理，很多高校缺乏較為成熟、可資借鑒的科學管理制度，往往局限于解決具體問題，導致檔案管理較為分散，很多應該由學校統一管理的檔案，多散落在異地校區的學院或部門，管理不規范成為常態。

（三）低。由于多校區辦學，校區分散導致檔案收集、整理、歸檔、數字化等各項工作時間拉得較長。而檔案利用工作是建立在上述基礎工作之上的，基礎工作薄弱，導致檔案利用效率較為低下。比如，一位主校區的畢業生要在異地校區打印自己的成績畢業證明，特別是畢業時間較長的情況下，在當前很多異地辦學高校就無法實現，只能耗費大量時間和精力到主校區辦理。雖然部分高校已經開始提供部分檔案的遠程利用服務，但是對于很多異地辦學高校來說，校區間的檔案資源共享、互認等依然存在壁壘。

二、原因分析及解決思路

前文所述的三種突出問題很大程度上由于以下兩方面的原因造成：

（一）理念的落后。檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，是一項長期性、基礎性的工作，但與學科建設、教學管理、科學研究等顯性工作相比較，也存在著沒有外來經費、沒有評價權重、沒有突出業績的隱性特點，這也導致很多高校對于檔案工作的認識并不到位。由于理念落后，很多高校對檔案工作的資金投入不足，檔案信息化建設不到位，從事檔案工作的具體人員專業素養不高，檔案工作整體地位邊緣，并逐漸形成不良循環。

（二）管理的差距。高校異地多校區辦學管理體制、機制、人員、投入的差異，也直接或間接導致校區間檔案管理水平的差距。通常來說，主校區的檔案管理制度相對更加完善、管理更加規范，信息化水平和數字化程度更高。而異地校區起步晚、底子差、人員少、投入少，檔案工作水平往往相對落后。

歸結起來，無論是思想觀念還是管理方式很大程度上是由于時代的局限造成的。從國家發展的角度看，自新中國成立以來我國始終處在建設初期，對高校經費的投入不足使得高校在所有工作的排序中，往往將檔案工作向后順延。隨著國家進入中國特色社會主義，進入了新時代，對教育特別是高等教育的重視和期待達到一個新的高潮，與之相伴的是對高等教育的投入不斷加大，尤其是對“雙一流”建設高校的支持力度更是空前，這為檔案工作水平提升提供了機遇。從時代趨勢的角度看，進入21世紀，信息化的發展日新月異，數字化、網絡化、智能化是新一輪科技革命的突出特征，也是新一代信息技術的核心。數字化強調對數據的收集、聚合、分析與應用，網絡化為信息傳播提供物理載體，其發展趨勢是信息物理系統（CPS）的廣泛采用。把握這些根本特征，將之貫徹到檔案管理工作中，就能為高校異地多校區檔案管理提供金鑰匙。對于異地辦學高校的檔案管理工作，我們認為應該樹立一個理念，即不管是主校區或是異地校區，檔案工作的要求必須是一體化。所謂的一體化，就是檔案工作的各個環節必須遵循統一的制度、執行統一的標準、實現統一的目標，這三個統一是破解前文所述的異地多校區檔案管理問題的關鍵。統一的檔案工作制度，可以讓各校區的檔案工作不再是一盤散沙，有法可依、有法可循，才能為后續的檔案開發利用打下基礎。統一的檔案工作標準是指在實體檔案的管理比如收集、整理、鑒定、保管、利用等工作環節，在遵照國家統一要求的前提下，在具體操作層面，各校區應細化實行統一的標準。統一的工作目標，是指檔案工作最終是為了更好地服務學校、服務師生，服務社會，這既包括及時、準確地保存信息，存史資政；也包括高效、便捷地利用檔案，讓檔案“活起來”。

三、可行的路徑

在檔案管理一體化的思路下，應該探討實現這一理念的具體路徑，筆者認為可以借助信息化的手段來實現，即通過建設統一的檔案管理系統（Unified Archives Management System，簡稱UAMS）來實現存量數字化、增量電子化、利用網絡化的要求。

（一）主要內容。UAMS包括檔案管理（Archives Administration，即AA）和檔案利用（Archives Utilization，即AU）兩個子系統。1.AA子系統主要是針對檔案資料的整理和歸檔。通過將原有的檔案資料進行電子化的技術處理，比如掃描、翻錄、影像等，使其轉為由計算機存儲的信息，達到存量數字化的要求。這對于建校時間較長的高校特別是這些高校的主校區尤為重要。通過建設AA系統，高校可以根據檔案的重要程度、損毀程度、利用頻率等設定統一的要求，逐步推進館室藏檔案的數字化。隨著近些年高校信息化建設的加快，各種辦公自動化系統得到了充分運用，比如人事、財務、科研、教學、公文處理等各項重要工作都建設了自己的管理系統，文件、數據、材料等都實現了電子化存儲，這一部分的新增檔案只要做好與AA系統的對接就可以方便實現數據的共享。2.AU子系統主要是針對檔案資料的利用。AA系統的建設成效直接關系檔案利用網絡化的實施效果。作為創新源頭的高校應該緊緊抓住信息化的大趨勢，堅決推進檔案利用網絡化，盡量避免翻閱故紙堆的檔案利用方式。高校檔案利用的主體是師生和校友，在設計AU系統時，應當基于用戶身份和需求設計不同的查詢、利用通道。如教師主要對科研檔案、教學檔案、文書檔案等利用率較高，而學生（含校友）則對學籍檔案、學位檔案等利用率較高，那么AU系統就應當在入口設置身份確認環節，并自動對應相關的數據庫，提供快速查詢、打印等服務，從而提升檔案利用效率和服務效果。同時，隨著信息化時代的發展，智能終端設備比如手機已滲入到整個社會生活的方方面面。為了應對這一趨勢，檔案的網絡化利用不能忽視移動終端設備的應用。利用學校APP平臺提供接入AU端口（或者自建檔案查詢、利用的APP）是檔案利用網絡化的一個新趨勢。

（二）需注意的問題。1.統一的接入門戶是前提。既然是一體化管理，那么不管是主校區或是異地校區，不管是在接入AA還是AU系統時，無論是檔案管理者還是檔案利用人，都應呈現統一的入口。當然，各自的入口針對的具體項目設計是不一樣的，AA端的入口可設有檔案上傳、審核、入庫等具體項目；AU端的入口可設有檔案查詢、出具證明、館藏展示等。通過統一門戶建設，既是落實統一的管理制度要求，也使得各校區檔案工作貫徹統一的標準。基本可以用下圖。2.高校的信息化建設支撐。UAMS的建設應當在高校信息化建設的統一規劃中實施。當下，各高校都很重視信息化建設，并投入大量的精力與經費，教務、資產、人事、科研、圖書、辦公自動化等業務管理基本都有信息系統。但不可否認的是，各個信息系統之間缺乏互動，數據孤島現象十分嚴重。歸根結底是由于高校對于信息化建設缺乏完整的規劃和科學的頂層設計。在建設UAMS系統時，要將之放到學校的信息化建設的大背景下，在保證信息真實性、完整性、安全性等前提下，實現與學校各個業務系統的對接、兼容、一鍵歸檔。3.檔案的安全管理是保障。隨著信息化步伐的加快，檔案的安全管理特別是電子檔案的安全成為一個重要問題。建設UAMS要充分考慮海量數據的安全問題。數據安全大致可以分為存儲、傳送、管理安全三個方面。各高校對檔案的安全管理方面都比較重視，在物理措施、訪問限制、數據加密、電腦防毒方面都有比較具體的規定，各校區應當認真貫徹落實并加強日常檢查。值得一提的是，在存儲安全方面，高校可以充分發揮多校區辦學的優勢，在一個或多個校區建設數據分中心，實行異地備份，甚至多地備份，防止遇到突發事故造成系統崩潰、數據丟失損毀等后果。