辦公自動化環境下醫院檔案管理研究

計曉麗

[摘 要]當前社會經濟的發展非常迅速，各行各業的檔案管理工作也逐漸趨向于自動化。這種管理模式提高了檔案管理工作的效率，而且在進行管理的過程中，還可以對各項問題進行更好的解決。當前醫院進行檔案管理工作時，也開始根據時代的要求，對管理工作進行了相應的改變，因為醫院的檔案管理工作對于醫院的日常經營活動有著非常重要的意義，在進行日常經營的過程中，提高對醫院檔案管理工作的重視程度，可以提高醫院自身的管理水平和工作效率。文章就辦公自動化環境下醫院檔案管理進行相關的分析和研究。

[關鍵詞]辦公自動化 醫院 檔案管理 分析

中圖分類號：G271；R197.3 文獻標志碼：A

現代科技的不斷發展，對社會各行各業都產生了一定的影響，尤其是計算機技術和互聯網技術已經廣泛應用到人民群眾的日常生產生活中，創建了辦公自動化環境。醫院在進行檔案管理的過程中，應用自動化管理模式，可以提高檔案管理工作的效率，也可以更加方便地進行檔案查找，進而提高醫院的運行效率。但是因為辦公自動化環境的建設還存在一定的問題，醫院在進行檔案管理的過程中存在一定的不足，需要對管理過程中的問題進行深入的分析，并且采取有效的措施來解決這些問題[1]。

一、醫院檔案管理工作的重要性

（一）提高醫院運行效率

醫院在運行的過程中，檔案管理工作是非常重要的，其可以提高醫院的運行效率，因為對于醫院的日常醫療活動來說，很多醫療活動都需要通過檔案管理工作的支持來進行，甚至有些重要的資料都存在檔案中。檔案的有效利用可以使醫院在進行各項醫療活動的過程中更加準確，在進行一些重大疾病診斷時，更加快速，可以為患者帶來更加優質的服務[2]。

（二）提高檔案查找率

在進行檔案管理的過程中，由于很多檔案都是以紙質的方式存在的，所以查找檔案時面臨一定的困難。在現代科技的發展下，醫院在進行檔案管理工作時，可以應用現代化技術，來查找這些檔案，還可以將紙質的檔案材料轉換為電子模式，讓檔案查找更加準確快速，而且在數據查找的過程中，還可以擴大搜索范圍，使得檔案的價值提高，日常經營活動更加便利[3]。

（三）提高檔案管理工作的安全性

醫院在進行檔案管理工作時，應用自動化管理模式，可以提高檔案管理工作的安全性。因為在進行檔案管理的過程中，需要建立一個綜合的系統，通過系統對各項檔案進行管理，而且可以對檔案進行備份，使得各項檔案材料更加安全，避免因為一些意外導致材料的丟失，而且備份還可以對檔案進行雙重保障，能夠延長管理壽命[4]。

二、我國醫院檔案管理工作現狀

（一）管理人員能力不足

當前很多醫院管理人員自身的能力不足，而且綜合素質比較低。在進行檔案管理工作的過程中，檔案管理人員是非常重要的，但是有些醫院在選用檔案管理工作人員時，為了降低自身的成本，選用一些其他人員來兼職檔案管理工作，這就導致檔案管理工作的有效性大大降低。而且醫院的領導層認為檔案管理工作并不需要技術含量，在進行管理的過程中，僅僅是保證材料的安全就可以，并沒有認識到檔案管理工作的重要性。在辦公自動化環境下，一些管理人員自身并不具備相應的專業知識，也不具備操作計算機的能力，無法做好檔案管理工作[5]。

（二）缺乏完善的管理制度

當前醫院在進行檔案管理工作時，因為并沒有重視這項工作，所以也沒有建立一個完善的管理制度，導致各項管理工作比較混亂，在進行管理的過程中，無法發揮檔案的有效作用。實際上，醫院的檔案管理工作比較復雜，會涉及各項內容，在進行管理的過程中，資料的數量也比較大，類型比較多，管理起來難度也比較大，很多資料都比較混亂，在進行資料查找的過程中，會耗費大量的時間和人力，因此降低了檔案管理工作的工作效率，使得檔案管理工作水平下降，嚴重影響了醫院的日常經營活動[6]。

（三）管理工作技術水平比較低

當前很多醫院在進行檔案管理工作時，并沒有融入現代科技，也沒有進行信息化建設，很多醫院的檔案管理工作技術水平都比較低，無法實現信息化管理。實際上，自從辦公自動化技術出現以來，檔案管理已經進行了信息化建設，但是因為部分醫院自身發展水平不足，在進行檔案管理的過程中，對于信息化的認知程度不足，也沒有進行相應的技術研發和設備選購，在進行管理的過程中會面臨更大的困難。甚至在進行檔案管理信息化建設時，無法提供相應的設備和技術，在建設的過程中會面臨更大的困難，也無法達到預期的建設效果，這是制約醫院檔案管理發展的一個重要因素[7]。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理措施

（一）加強對檔案管理人員的培養，建立專業的管理團隊

當前醫院在進行檔案管理工作的過程中，應該加強對管理人員的培養。首先要根據辦公自動化建設需求來選用相應的管理人員，還需要對管理人員進行崗前培訓，確保管理人員具備相應的管理知識和實踐操作能力。因為在進行醫院檔案管理的過程中，涉及的內容比較繁雜，如果管理人員自身能力無法滿足建設需求，就會影響檔案管理工作水平。在進行人員培訓的過程中，還需要提高管理人員的綜合素質，需要培養管理人員的管理意識，建立一個科學有效的檔案管理體系，對管理人員的行為進行約束。在進行人員選擇的過程中，應該選擇一些責任心比較強、學習能力比較好的人員，確保這些人員在進行管理的過程中能夠不斷地提升自己，能夠根據時代的要求，更好地進行檔案管理工作。其次，建立一支專業的管理團隊，才能促進管理工作更好地發展，并且對管理過程中存在的各種問題更好地進行解決[8]。

（二）建立完善的檔案管理制度

醫院在進行檔案管理工作的過程中，還需要建立一個完善的檔案管理制度。首先，要提高對這項工作的重視程度，結合國內外的先進管理經驗，根據實際管理情況，建立一個符合醫院運行情況的檔案管理制度，對管理人員的行為進行約束和管理，確保管理人員能夠嚴格按照制度的要求來進行各項操作，才能更好地進行檔案管理工作。其次，在進行制度建設的過程中，還需要進行標準化管理，確保管理人員的各項操作能夠更加有序，在進行管理工作時，能夠對各項業務進行規范化操作，還需要充分了解一些先進的技術，在進行管理的過程中，如果出現了突發情況，能夠及時進行解決[9]。

（三）進行檔案管理信息化建設

醫院在進行檔案管理的過程中，需要融入現代的一些科技，并且購買一些自動化辦公設施，使其在進行管理的過程中能夠發揮更大的作用。另外，還需要建立一個專業的管理部門以及一個綜合系統，才能對檔案進行更好的管理，并且充分發揮檔案材料的價值，促進醫院更好地發展。在進行檔案管理的過程中，需要對一些重要的材料進行識別，并且將其進行共享，使其能夠發揮更大的價值[10]。

四、結語

辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作必須改變傳統的管理模式，對管理工作進行相應的變革和創新，并且根據時代的要求，對管理內容進行相應的改變。醫院需要融入現代科技，建立自動化辦公系統，在應用系統的過程中，還需要對各項問題進行優化和解決，才能促進檔案管理工作更好地發展，并且為醫院的醫療服務提供一個更好的支持。在進行檔案管理的過程中，還需要對各項工作進行規范，使得檔案管理工作能夠趨向標準化。

參考文獻：

[1]張曉燕.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性及可行性[J].信息記錄材料，2019，20（4）：175- 176.

[2]陸春娜.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性分析[J].辦公室業務，2019（1）：121- 124.

[3]陳曉玉.淺談辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性[J].辦公室業務，2018（21）：172.

[4]李穎.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業務，2018（13）：133.

[5]劉浩然.辦公自動化環境下醫院檔案管理風險管控體系研究[J].辦公室業務，2018（9）：182.

[6]呂琳琳.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的研究[J].辦公室業務，2018（6）：162.

[7]于麗.辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的相關要點探討[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（100）：188.

[8]李暉華.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業務，2018（5）：123.

[9]郭蕊.基于辦公自動化分析醫院檔案管理工作的改革途徑[J].辦公室業務，2017（23）：143.

[10]潘湛暉.辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的不足及完善的策略[J].醫療裝備，2017，30（22）：71- 72.