培訓服務經營臺賬管理系統創建研究

司麗娟 鄭廣全 李高合 潘禎

【摘要】費用臺賬管理一直是賬目管理中的一個難題，本文通過對培訓服務經營臺賬管理系統進行深層次的剖析和思考并結合某單位的實際運行和作者自身的工作經驗及專業技能，提出了一套培訓服務經營臺賬管理系統創建的思路。

【關鍵詞】臺賬管理?管理信息系統?創建

目前，臺賬管理信息化還處于比較薄弱的階段，為了更好的完成培訓服務成本管理相關工作，規范工作流程，提高工作效率，加強成本管控，需要創建經營臺賬管理系統，用于管理所有費用支出臺賬。本系統主要包括臺賬記錄、臺賬審核、對比分析、事項提醒、管理提升建議、報表中心、系統管理等功能。系統要保證不同人員對信息維護的便捷、及時和準確;強化信息查詢功能，根據統計、分析要求，實現不同人員、層次、角度和目標的快捷查詢和統計功能，具有數據批量導入、導出功能和批量選擇刪除功能;通過不同權限支持文件共享;增強系統易用性，建立完備的操作提醒機制。此管理系統將作為培訓服務規范管理、提升經營品質的重要手段和工具。

1?系統設計描述

1.1臺賬記錄

臺賬分類包括：人工成本費用、食材采購費用、低值易耗費用、布草洗滌費用、水費、電費、燃氣費、工程維修費用、園林綠化費用、電梯維保費用、物業費用、綠植租賃費用、安全管理費用、接待量臺賬、合同信息管理、證照信息管理等。

用戶登錄管理系統后，能根據臺賬的分類，把臺賬信息填寫到相應類別的臺賬中。一條臺賬信息填寫完畢后，可以對信息進行暫存。在暫存期間，可以對填寫的信息進行查詢、修改和刪除。臺賬信息填寫無誤后，可以將此臺賬信息提交。（不同角色的用戶有操作不同類別臺賬的權限，同一角色的用戶只能填寫自己負責的臺賬，不能填寫其他角色負責的臺賬，臺賬信息添加相關的驗證）。

1.2?臺賬審批流轉

臺賬信息確認提交后，轉入臺賬審核階段;信息首先流轉到部門主管，部門主管點擊“待審批”按鈕，可以查看詳細的臺賬信息，同時可參照上月和去年同期數據（或任意時間數據）對信息進行審核。如果信息審核通過，則數據流轉到中心領導，并可附備注信息，中心領導點擊“審核”按鈕，可以查看詳細的臺賬信息，同時再次對信息進行審核。如果信息在某一級未通過審核，則需要填寫駁回原因后，再點擊“駁回”按鈕，數據只返回上一級。臺賬信息需要通過兩級審批通過后，才可進入臺賬數據庫保存，任何一級駁回，都需要用戶重新修改臺賬信息后，重新提交。

在臺賬審核的過程中，臺賬填寫人員可以登錄系統，查看臺賬的審核進度。臺賬信息經過部門主管和中心分管領導的審核通過后，提交到臺賬數據庫，不得再進行修改和刪除。（審批中領導添加的備注同時保留在臺賬數據中）

1.3?臺賬對比分析功能

查看審核通過的臺賬信息時，點擊“費用臺賬查詢分析”按鈕，可以進入對比分析的頁面。在此頁面中，可以通過指定起止時間，篩選出需要分析對比的歷史數據，同時顯示柱形圖，柱形圖上標注數值，顯示“同比”、“環比”和最后一條數據與第一條數據對比結果。

1.4?事項提醒功能

合同管理人員根據需要創建合同信息條目，條目中顯示合同主體、涉及內容概述、合同簽訂時間和生效期，下拉菜單選擇涉及部門。系統根據合同管理員設定的付款時間對擁有查看合同權限的用戶進行提醒，提醒內容設置“已知悉”按鈕，用戶點擊后，系統不再針對本條信息對該用戶進行提醒，否則每次登錄都提醒。證照信息管理流程同合同信息管理流程。

1.5?管理提升建議

通過發站內信的形式，用戶提交合理化建議，該建議所有用戶皆可查看，領導采納的建議進行特殊設置。

1.6?報表中心模塊

報表中心為各項確認后的數據最終流向，擁有不同權限的操作員對數據進行查看，并可根據需要的條件進行篩選查詢、打印和導出。功能包括：按供應商進行匯總，按臺賬類別進行同比和環比，按供應商進行同比和環比。

1.7?系統權限管理

負責管理部門和人員，部門的管理關系，角色定義、角色與功能點的關系、角色與人員權限分配等功能。

2?軟件技術要求

信息錄入實現標準化控制，盡可能多的提供輔助錄入和自動糾錯功能，如設計下拉選單，建立標準數據字典等。系統需對所有流程從執行效率、實現環節、流轉等方面進行設計。管理員能夠調整流程，數據導入和導出有明確的提示和確認。系統數據庫要符合現有信息化建設標準，避免形成信息孤島及垃圾數據。系統要具備良好的開放性，在進行設計時，要充分考慮到將來擴充的可行性，并能夠將各種格式的信息集成在管理信息平臺上。

3?結束語

通過信息化手段研發經營臺賬管理系統，實現經營臺賬信息共享，為成本管控、降本增效和科學決策提供依據，能夠進一步提升培訓服務管控水平和經營成效。

參考文獻：

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