高校財務實行網約報銷的優勢、衍生的問題及對策

陳 琳

隨著教育經費加大投入、科研經費加速增長、日常管理多校區運行，高校財務報銷業務量也日益增大。傳統模式下報銷人員在報銷大廳排隊等待接單，前臺審核人員接單后既要審核原始票據，又要審核審批手續，手工錄入相關信息編制記賬憑證后報銷人員才能離開，事后復核人員如果發現其他不合規的問題還要報銷人員來回往返修改。一方面報銷人員排隊等候時間長、滿意度低，另一方面財務人員工作量大、效率低。在互聯網發展和財務信息化變革的新形勢下，部分高校開始改變財務傳統報銷模式開始實行網上預約報銷系統；網約報銷逐漸成為全面各地高校財務報銷的主流趨勢，并逐步替換傳統窗口現場報銷得到全面應用推廣。

一、南京工業大學全面網約報銷模式

南京工業大學通過多年的窗口排隊報銷模式后，于2016 年5 月推行網上預約“無等候”報銷模式，并在2018 年4 月1 日起全面實行網上預約報銷模式。全面網約后開設3 個網約接單窗口，專門安排4 個制單人員在后臺做賬，對無法網約的內部轉賬、退押金、借住院費等特殊業務可在任何一個窗口快速辦理2018 年年底日接單量最高達1500 筆，在實行全面網約過渡期還保留1 個窗口排隊現場審核制單。報銷人員將報銷單提交接單窗口初審后即可離開，制單人員在后臺做賬后出納直接將錢支付給預約的銀行賬戶，單據處理的速度和準確性極大的提升。相對每天限號200 號并叫號排隊報銷的模式，減少了報銷大廳的人流量，縮短了報銷人員排隊等候的時間，提高了財務人員的接單和制單效率。

南京工業大學依托由財務查詢系統、網約報賬系統、網約授權系統、物流管理系統、財務管理系統、酬金管理系統、無現金支付系統和國庫支付系統構成的財務信息化平臺，全面實行網上預約報銷模式。第一，高級財務平臺。針對報銷人員的開放的系統，由財務查詢、網約報賬、網約授權系統組成。主要功能包括網上填報、修改、撤銷和打印報銷單，查看明細信息、查看報銷物流，管理員授權無限額經辦人和限額經辦人網約報銷，查詢項目到款、酬金、項目余額等。第二，物流管理系統。主要功能是通過掃描單據條形碼進行報銷單接收、分配、退回和查詢。第三，財務管理系統，主要功能是報銷單轉入、酬金轉入后自動錄入憑證，修改、查詢和復核憑證，付款信息輸出至無現金支付系統和匹配國庫支付系統，項目查詢和管理等。第四，酬金管理系統。主要功能是對勞務酬金報銷單進行酬金審核、刪除，酬金輸出至無現金支付系統，對人員酬金信息進行查詢等。第五，無現金支付系統。主要功能是銀校直聯按憑證付款和酬金批量支付，銀行收支明細查詢、支付失敗處理、賬戶管理等。第六，國庫支付系統。主要功能是在下達的項目中申請用款計劃、在用款計劃額度內申請支付，生成支付憑證并提交銀行，查詢付款信息，打印國庫付款回單等。

財務信息化管理下全面網約報銷實現了基礎數據采集信息化、單據流轉系統化、會計核算智能化、資金結算電子化。網上預約具體報銷模式：報銷人員整理好票據后登錄網約報銷系統→申請報銷單→填寫相關信息并提交→選擇預約時間地點→打印報銷單→報銷單簽字蓋章→報銷單投遞報銷窗口→接單人員初審→通過物流管理系統接單并分配→制單人員通過酬金管理系統轉入酬金、通過財務管理系統導入單據并制單→審核人員復核憑證→出納人員通過無現金系統和國庫系統進行付款（具體報銷流程見圖1）。

圖1 南京工業大學網上預約報銷流程圖

二、高校財務實行網約報銷模式的優勢

（一）單據填寫、票據遞交更簡便

網約報銷系統中設置了“日常報銷”、“國內旅費業務”、“暫借款業務”、“勞務酬金及獎助業務”四個業務大類，報銷人員可以隨時登錄系統按票據類型申請報銷單。每個費用項都有詳細說明和報銷要求，報銷人員只需按照票據類型填入金額，通過錄入工號或姓名自動匹配銀行卡號，如有未沖銷的借款，在申請報銷時系統還能自動提示，這使報銷人員填寫單據更為簡單明了。票據遞交也更為方便，不需要報銷人員排隊等候。打印出來的報銷單簽字蓋章審批后與原始票據一起遞交財務接單窗口初審掃描后報銷人員即可離開，報銷大廳人流量減少，報銷速度和服務滿意度大幅度提高。

（二）項目使用、資金結算更安全

網約報銷模式下項目經費預算同步控制，項目負責人或被授權網約人員能夠在可用余額和費用項額度內隨時進行預約，預約后資金實時凍結，避免了報銷制單時項目余額不足的問題。項目負責人能全面監管經費，可以實時查詢可用余額、凍結情況、往來情況，授權網約經辦人等。項目使用必須由項目負責人或者被授權的經辦人操作，能夠有效避免項目經費報銷他人冒領冒用的現象。網約報銷后現金網上預約報賬系統與財務管理系統、無現金和國庫支付系統進行了連接，報銷單轉入通過制單和復核后，資金直接支付給網約的銀行卡中，有效避免了資金漏付、重付、錯付的風險。

（三）會計核算、內部管理更高效

網約報銷模式下費用項目、摘要、金額和銀行賬戶等信息由報銷人員在網上自主錄入，在制單時能根據報銷人員填報的報銷單轉入自動生成記賬憑證。報銷單由接單窗口統一接單、平均分配、后臺集中做賬，報銷業務實現流水化作業。涉及國庫資金的經費制單時能直接匹配國庫系統的對應項目，出納人員不需選擇錄入相關信息，只需要進行核對后進行提交，提高了會計核算的效率和準確度。通過物流系統掃描條碼接單和分配報銷單，實時跟蹤報銷單的進度，報銷人員在網上系統中能隨時查詢接單、分配、復核、支付等步驟。項目經費的開支明細、資金流向全程電子化，為項目結算、財務審計、決算提供了基礎，也提升了財務內部管理水平。

三、高校財務實行網約報銷衍生的問題

（一）系統設計不完善，更新維護不及時

首先，網約系統申請報銷單時，不同項目號必須分開預約，同一個項目號的不同業務大類如日常報銷、暫借款不能同時預約，對私支付和對公支付的單據也不能同時預約，增加了網約填單的時間和難度。其次，修改報銷單或更改預約時間會產生新的預約號替換掉原來的預約號，必須重新打印報銷單遞交財務，報銷人員往往容易遺忘。最后，實行新的政府會計制度后財務管理系統設置了收支類型和經濟科目，網約系統模板內容的更新和維護不及時，報銷單轉入后無法自動生成正確的憑證，報賬人員在網約時往往對“辦公費”、“材料費”、“設備費”等費用項區分不準確，制單人員需要大量修正，這樣反而增加了工作量、降低了業務處理的效率。

（二）報銷單發現問題滯后，增加退單風險

實行網約報銷后，接單窗口對報銷單的經費使用范圍、審批簽字和發票現場進行初審，但是對發票的金額不進行計算核對。報銷金額與發票金額不一致、電子發票未簽字承諾、材料發票未附明細、住宿費超標等問題往往傳遞到制單或復核人員時才被發現，發現問題滯后導致接單人員需要通過電話重新聯系報銷人員修改，整個單據的報銷時間就延長了。對于無法報銷的票據要退回報銷人員，物流系統要進行退單操作，報銷人員如果沒有及時去報銷大廳將其領回，退單過程中存在票據丟失的風險，進一步引發財務人員和報銷人員之間的矛盾。

（三）財務報銷存在淡旺季，不能體現網約報銷的優勢

高校財務一般每學期開學前以及寒暑假財務報銷人流量少，處于報銷淡季；全面網約過渡期保留的1 個非網約報銷窗口和網約報銷窗口的業務量差別較小，非網約報銷窗口不需排隊可以直接現場做賬后付款，而網約報銷的單據需要報銷人員在網上錄入信息由接單人員分配后做賬，付款時間也相應靠后。每年年底12 月份和1 月份，財務關賬前、開賬后報銷處于旺季；隨著全面網約的推行，網約報銷的人數增加，網約報銷窗口也需要進行排隊，排隊時間有可能超過非網約窗口。相比之下，不能體現網約報銷的優勢，降低報銷人員網上預約積極性。

（四）簽字審批沒有電子化，延誤報銷時間

項目經費的報銷，需要相關學院（部門）負責人簽字審批、項目負責人簽字、經辦人簽字，部分經費報銷需要多個部門的領導簽字審批、學院院長和副院長雙簽審批。簽字審批過程會耗費報銷人員大量的時間和精力，網約模式下報銷人員還是和傳統報銷一樣，報銷人員無法在報賬大廳現場預約后交單，需要將打印出來的報銷單及所附的發票拿去找相關人員簽字。如果其中一個人出差在外報銷過程就會中斷，必須等其回來簽完字報銷單才能遞交到財務，可能延誤報銷時間，“簽字難”的問題使得網約報銷“無等候”的優勢沒有充分發揮出來。

四、高校財務網約報銷的優化對策

（一）及時進行系統更新升級，提高系統安全性和穩定性

隨著政府會計制度和個人所得稅制度改革，高校財務管理系統的項目經費、經濟科目等都進行了重新設置，對接的網約報銷系統、酬金管理系統也需要進行更新升級。高校的財務系統一般是委托外部單位開發，在實際操作中遇到的新問題需要及時反饋給開發商，以便進一步修改程序，完善系統業務功能。同時，隨著網約報銷的全面推廣，使用網約報銷系統的教職員工也會越來越多，在相對集中的時間同時訪問網約報銷系統，需要強大的服務器準確進行存儲、計算和傳輸財務數據。此外，通過下發詳細的系統操作指南，安排專人進行系統的維護，加強項目授權用戶權限管理控制，提高系統在使用過程中的安全性與穩定性。

（二）完善網上簽字審批功能，實現經費審批電子化

為了解決網約報銷“簽字難”的問題，可以開發網約手機微信客戶端，在系統中增加網上手寫板簽字審批功能。報銷人員在網約系統中申請報銷單、上傳原始單據電子照片作為附件、選擇審批人后，系統自動向審批人發出微信提醒。審批人不受時間和空間限制，隨時登錄系統可以查看相關的詳細信息并進行電子簽字和審批，線上和線下簽字同樣有效，對于緊急業務也能快速簽批。票據電子化，系統中存儲的報銷單和原始發票掃描件等信息可以存入系統數據庫作為電子檔案進行保存，便于今后檔案的查閱。經費審批電子化，能有效解決報銷人員簽字難的問題，節約了工作時間，提高了工作效率。

（三）加強財務報銷知識宣傳，全面推行網約報銷

利用信息化手段加強財務報銷知識宣傳力度，通過學校財務網站、QQ 群、微信群、微信公眾號等網絡平臺及時發布網約報銷業務指南和新的規章制度等。成立“財務宣講團”走進每一個學院開展報銷宣傳講座活動，詳細介紹常見經費科目報銷和網上預約操作過程中的要點，對網約報銷實際操作過程中的問題進行答疑。推行“學生報賬員”和“科研財務助理”，對項目授權網約報銷，協助科研老師辦理科研經費報銷工作，定期進行財務報銷知識培訓，提高了全校師生的網約報銷普及率。采用倒逼機制不再開設傳統排隊報銷窗口，進一步完善網約報銷系統的業務功能，使其除了能預約日常報銷外還可以預約校內轉賬、領取私托費等業務，加強接單窗口初審降低退單率，開發短信平臺報銷狀態能及時通知報銷人員，更好的推行全面網約報銷。